Čo by ste (a nemali by) umiestniť do súboru zamestnancov zamestnancov
V ostatných prípadoch je prístup obmedzený na zamestnancov ľudských zdrojov a zamestnanci môžu požiadať o prístup k ich záznamom. Advokáti môžu tiež predvolávať obsah osobných záznamov týkajúcich sa súdnych sporov a sťažností Komisie EQUAL (Equal Employment Opportunity Commission) .
Bývalý zamestnanec môže tiež požiadať o kópiu svojich osobných záznamov.
So všetkými týmito potenciálnymi využitiami a potenciálnymi divákmi vašich personálnych záznamov musí zamestnávateľ dbať na to, aby ste vo vašich osobných záznamoch uchovávali nezaujatú a faktickú dokumentáciu zamestnaneckej histórie. Následne použite tieto všeobecné pokyny na dokumentáciu, ktorú si uchovávate v personálnych záznamoch vašej organizácie.
Všeobecné pokyny pre obsah súboru zamestnancov personálu
- Informácie v osobných záznamoch musia byť vecné. Stanoviská pracovníkov dozorných orgánov alebo personálnych zdrojov; náhodné poznámky; klebety; nepodložené fámy; otázky, správy alebo nepokojné obvinenia od iných zamestnancov; neuskutočnených, prešetrovaných a uzatvorených obvinení; a akékoľvek iné faktické informácie, komentáre alebo poznámky by mali byť vylúčené z osobného spisu zamestnanca.
Jeden z najhorších príkladov urážlivého komentára, ktorý manažér ľudských zdrojov našiel podaný v osobnom zázname, zahŕňal poznámky k rozhovoru manažéra. Jeden uviedol: "Možno príliš tučný, aby sa dostal hore a dole po schodoch podľa potreby." Predstavte si, že zamestnanec, právnik a dokonca budúci zamestnanci a vedúci pracovníci čítajú takéto pripomienky.
V ďalšej spoločnosti manažér našiel nepodložené poznámky, ktoré manažéri a iní umiestnili do spisov zamestnanca, ako napríklad: "Mária je nahnevaná, pretože nedostala nárast, spomalila svoju prácu cielene a dostala sa dokonca aj s jej manažérom." Pozrite sa na problém?
- Personálne záznamy musia byť zamyslene priradené k príslušným miestam súborov. Určite protokol pre vaše záznamy o zamestnancoch spoločnosti na základe štátnych a federálnych zákonov , pracovných zákonov, ako napríklad zákona o prenosnosti a zodpovednosti zdravotného poistenia z roku 1996 (HIPAA) a osvedčených postupov zamestnávateľov.
Potom dodržujte protokol. Nechcete nájsť náhodné lekárske ospravedlnenia vložené do osobného spisu, keď patria do lekárskeho spisu. Nechcete, aby ste odôvodňovali a odôvodňovali propagáciu zamestnanca v mzdovom súbore.
Takisto nechcete, aby sa v osobnom spise nachádzali záznamy o rozhodnutí o prenájme, ktoré zahŕňajú kontrolu pozadia alebo poznámky z diskusií s bývalými zamestnávateľmi.
- Vedúci pracovníci, vedúci pracovníci a ostatní zamestnanci, ktorí umiestňujú dokumentáciu do osobných záznamov, musia byť vyškolení na správne napísanie dokumentácie. Uvedenie v zamestnaní pokarhanie , že zamestnanec bol úplný deadbeat nebude vyhrať vaše osobné záznamy žiadne ceny, ale netrénovaní vedúci sú známe písať podobné vyhlásenia.
Lepšie však obmedziť prístup k súborom na pracovníka personálnej skupiny, ktorý je zodpovedný za záznamy a vie, čo by sa malo a nemalo umiestniť do osobného súboru. - Vyvážte informácie, ktoré umiestňujete do personálnych záznamov, aby zahŕňali pozitívne a negatívne aspekty zamestnaneckej histórie. Príliš často sa v osobných záznamoch zdôrazňuje každý negatívny výskyt a chýbajú pozitívne zložky.
- Rozpoznať rozdiel medzi osobnými poznámkami nadriadeného o jeho spravodajských zamestnancoch a oficiálnych záznamoch o zamestnancoch spoločnosti. Poznámky vedúceho pracovníka, ktoré sa používajú na zlepšenie výkonnosti , sledovanie projektov a dokončenie cieľov a spravodlivé rozhodovanie o plánoch a plánoch rozvoja výkonnosti , patria napríklad do súkromného spisu dozorcu, a nie do oficiálnych záznamov o zamestnancoch spoločnosti.
Uvedomte si tiež, že je potrebné vyškoliť dozorných orgánov o tom, ako robiť poznámky a udržiavať dokumentáciu vo svojom spise o riadení. Rovnaké kritériá pre fakty, nie názory a konkrétne príklady, nie zbytočné, sa vzťahujú na súkromné poznámky.
Osobné poznámky nadriadeného môžu byť predvolané v prípade súdneho sporu, preto sa odporúča opatrnosť aj pri súkromných poznámkach. Prax supervízorov, ktorí vedú kópie záznamov, ktoré sa nachádzajú v úradnom spise zamestnancov, sa neodporúča.
- Prijímanie dokumentácie a poznámky k pohovoru predstavujú trochu nepríjemnosti. Najlepšou praxou je udržiavať samostatný súbor pre každú pozíciu, ktorú vyplníte, ktorá zahŕňa všetku dokumentáciu týkajúcu sa vyplnenia tejto pozície od prihlásenia sa na referenčné kontroly. Pokyny na obnovu, sprievodné listy a žiadosti patria do tohto spisu okrem toho, že by ste mali presunúť žiadosť zamestnanca do zamestnania.
Tento súbor obsahuje oficiálne kontrolné zoznamy a formuláre, ktoré sa usilujú o nestranné zastúpenie kvalifikácie potenciálneho zamestnanca a podporujú vaše rozhodnutie zamestnať najkvalifikovanejšieho kandidáta. Názory a poznámky manažéra prenájmu, ktoré boli prijaté počas procesu náboru, nepatria do tohto súboru. Ľudské zdroje môžu zbierať tieto poznámky na uchovávanie kompletnej dokumentácie o rozhodnutí o zamestnaní, ale nepatria do personálnych záznamov.
- Skutočná dokumentácia o rozhodnutiach o zamestnaní, ako je podpora , postúpenie na vedľajšiu príležitosť a nárast platov, patrí do personálnych záznamov. Názory nadriadeného alebo HR na zamestnanca nie. Úradná disciplinárna dokumentácia, ako napríklad písomné upozornenie, patrí aj do osobného spisu zamestnanca.
Špecifické príklady dokumentácie, ktoré by nemali byť v osobných záznamoch
Nasledujúce informácie by sa nemali nachádzať v osobných záznamoch. Dokumentácia môže vyžadovať samostatný súbor, môže byť klasifikovaná ako poznámky dohľadu alebo vedenia, alebo by ju zamestnávateľ nemal vôbec uchovávať.
- Každá lekárska informácia patrí do lekárskeho spisu .
- Informácie o mzdách patria do mzdového súboru .
- Dokumenty, ktoré obsahujú čísla sociálneho poistenia zamestnancov alebo informácie o chránených klasifikáciách zamestnancov, ako sú vek, rasa, pohlavie, národný pôvod, postihnutie, rodinný stav, náboženské presvedčenie atď., By sa nikdy nemali uchovávať v osobných spisoch.
- Dozorná dokumentácia na účely riadenia práce zamestnanca, stanovenie cieľov, poskytnutá spätná väzba atď. By mala byť podaná v súkromnom priečinku, nadriadenom alebo správcovi.
- Vyšetrovací materiál vrátane sťažnosti zamestnanca, vypočúvania svedkov, pohovorov so zamestnancami, zistení, odporúčaní advokátov a uznesenia a následných opatrení, aby sa zabezpečila žiadna odveta , by sa mali nachádzať v vyšetrovacom súbore, ktorý je oddelený od záznamov o zamestnancoch.
- Formulár I-9 formulárov zamestnancov v I-9 súbore alebo mieste , mimo záznamov zamestnancov.
- Umiesť kontroly pozadia vrátane kriminálnej histórie, úverových správ atď., A výsledky testovania drog v samostatnom súbore , ku ktorému nemajú prístup vedúci pracovníci, manažéri a zamestnanec. Spoločnosť SHRM odporúča buď tento samostatný súbor, alebo odporúča, aby sa tieto informácie mohli vložiť aj do zdravotného spisu zamestnanca.
- Záznamy o rovnosti príležitostí pre zamestnancov, ako sú formuláre pre sebaidentifikáciu a vládne správy, by sa nemali uchovávať v osobnom spise ani v mieste, kde má dozorný orgán prístup.
Ak budete postupovať podľa týchto pokynov, vaša organizácia efektívne uchováva faktickú, podporovateľnú históriu zamestnania a záznamy o zamestnancoch na príslušných miestach.
Upozornenie: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú autoritatívne, nie sú zaručené pre presnosť a zákonnosť. Stránku číta celosvetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Požiadajte o právnu pomoc alebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že vaše právne vysvetlenie a rozhodnutia sú správne pre vašu polohu. Tieto informácie sú určené na usmernenie, nápady a pomoc.