Ako môžu zamestnanci získať prístup k zobrazovaniu svojho personálneho súboru?
Pretože zamestnanci vedia, že tieto záznamy existujú, budú si ich chcieť čas od času prezrieť, aby zistili, čo obsahuje súbor.
Pri rozhodovaní o tom, ako poskytnúť zamestnancovi (a bývalému zamestnancovi prístup), majte na pamäti všetky zákony, ktoré sa vzťahujú na vaše podnikanie.
Mnohé štáty majú zákony, ktoré od spoločnosti vyžadujú sprístupnenie konkrétnych častí súboru súčasným a bývalým zamestnancom. Kontaktujte svojho právneho zástupcu, aby zabezpečil, že vaše pravidlá sú v súlade so všetkými zákonmi.
Federálny zákon napríklad vyžaduje, aby záznamy týkajúce sa zákona o postihnutých Američanoch boli oddelené od záznamov o zamestnancoch. Ak vaša spoločnosť podlieha HIPAA, uistite sa, že vaše vedenie záznamov je v súlade s tým aj.
Môžete mať veľký priestor v tom, čo dovoľujete zamestnancom vidieť vo svojom spise. Majte však na pamäti, že aj keď zistíte, že zamestnanec nemôže mať prístup k určitým informáciám, napríklad kontrolám referencií, že v prípade súdneho sporu sú tieto informácie zistiteľné.
Preto nariaďujte svojim zamestnancom, aby presne zaznamenávali veci a dodržiavali zákony. Záznamy o zamestnancoch nie sú miestom pre vnútorné vtipy alebo komentáre.
Títo nepresahujú dobre v súdnom konaní.
Vo všeobecnosti platí, že mať jeden záznamník na zázname zabezpečuje dodržiavanie a konzistentnosť postupov. Nechcete, aby jeden manažér ľudských zdrojov povolil ľuďom, aby odovzdali svoje záznamy späť do svojich pracovných miestností, zatiaľ čo iný odmieta prístup.
Požadovať, aby každý prechádzal jediným zdrojom, pomáha udržiavať veci konzistentné a legálne.
Zákony týkajúce sa záznamov a uchovávania záznamov a prístupu sú zložité. Uistite sa, že zostávate aktuálne.
Pravidlá uvedené nižšie sú dobrým štartom pre vaše podnikanie , ale pamätajte na to, že vaše štátne a miestne zákony sa môžu líšiť.
Vzor politiky prístupu zamestnancov k záznamom
Všetci zamestnanci, bývalí zamestnanci a zástupcovia zamestnancov si môžu pozrieť určitý obsah svojho personálneho spisu s vopred upozornením na pracovníkov v oblasti ľudských zdrojov. Dokumenty, ktoré sa vzťahujú na kvalifikáciu zamestnanca ako napr. Žiadosť, povýšenie , disciplinárne konanie a prevod, možno prezerať . Okrem toho zamestnanec môže preskúmať formuláre podpísania pravidiel a záznamy o školeniach.
Dokumenty, ktoré zamestnanec nemôže preskúmať, obsahujú referencie alebo referenčné kontroly, záznamy o akomkoľvek vyšetrovaní vedenom vedením, zdravotné záznamy, dokumenty súvisiace so súdnym konaním, akýkoľvek dokument, ktorý by porušil dôvernosť iného zamestnanca a dokumenty použité na plánovanie zamestnancov.
procedúra
Zamestnanec, ktorý chce skontrolovať povolený obsah osobného spisu, by mal kontaktovať ľudské zdroje s 24-hodinovou výpovednou lehotou (bez víkendov). Bývalí zamestnanci alebo osoby neznáme personálu personálneho oddelenia musia predložiť identifikáciu a / alebo dôkaz povolenia prístupu k osobnému spisu.
Zamestnanci musia skontrolovať svoje personálne súbory v prítomnosti personálu personálneho oddelenia.
Zamestnanci nesmú z úradu odstrániť žiadnu časť osobného spisu .
Zamestnanec môže požadovať fotokópie súboru alebo častí súboru. Zamestnanec ľudských zdrojov poskytne fotokópiu v rámci odôvodnenia. Pre rozsiahle kopírovanie bude zamestnanec musieť zaplatiť za fotokópie.
Ak je zamestnanec nespokojný s dokumentom vo svojom osobnom spise, zamestnanec môže za prítomnosti personálu personálnych zdrojov písať vysvetlenie alebo vysvetlenie a priložiť ho k spornému dokumentu. Za žiadnych okolností personál ľudských zdrojov alebo zamestnanec nezmenia skutočný dokument.
Zamestnanec môže tiež požiadať o odstránenie dokumentu z osobného spisu. Ak zamestnanec ľudských zdrojov súhlasí, dokument môže byť odstránený.
Ak personál ľudských zdrojov nesúhlasí, záležitosť sa môže odvolať spôsobom, ktorý je predpísaný v Pravidlách spoločnosti otvorených dverí .