Zamestnávateľ má dobré dôvody na vedenie niekoľkých osobných spisov - niektorých právnych a niektorých na účely osvedčených pracovných príležitostí.
Dokumentácia je potrebná, aby zamestnávateľ mal presný pohľad na históriu zamestnania zamestnanca. Dokumentácia podporuje rozhodnutia zamestnávateľa a môže chrániť zamestnávateľa v súdnom konaní - správne.
Obsah osobného súboru poskytuje historický prehľad dôležitých udalostí počas kariéry zamestnanca. Podporujú rozhodnutia, ktoré sa týkajú zamestnanca a jeho kariéry. Preukazujú odôvodnenosť zamestnávateľa v súvislosti s prenájmom, povýšením, prevodom, odmeňovaním a uznaním a rozhodovaním o streľbe.
Rôzne usmernenia sú spojené s rôznymi typmi súborov s osobami
Vzhľadom na to, že sa odporúča niekoľko typov personálnych súborov, sú s každým typom osobného súboru spojené rôzne pravidlá a pokyny.
- Každý typ osobného súboru má iný dôvod pre existujúci a odlišný obsah, a to z tohto dôvodu.
- Každý typ osobného súboru je uložený inak.
- Prístup k osobnému súboru je obmedzený na určitých zamestnancov vo väčšine organizácií. Rôzne typy personálnych súborov majú rôzne prístupové pravidlá.
- Prístup zamestnancov k osobnému súboru je povolený, ale väčšina zamestnávateľov stanovila v príručke pre zamestnancov pokyny pre prístup zamestnancov k politike personálneho prístupu k súborom . (Rôzne štáty a jurisdikcie majú odlišné pravidlá, takže zostávajte aktuálne pre vašu polohu.)
Väčšina organizácií neumožňuje správcovi zamestnanca prístup k celkovému personálnemu súboru. Očakávajú od manažérov, aby uchovávali príslušnú dokumentáciu vo svojom vlastnom spise zamestnancov, ktorý nie je oficiálnym spisom.
- Oddelenie ľudských zdrojov vlastní a je zodpovedné za personálne spisy zamestnancov.
Odporúčané personálne súbory
Tu sú typy odporúčaných osobných súborov a čo potrebujete vedieť o práci s nimi.
Súbor zamestnancov zamestnancov
Toto je hlavný spis, ktorý zamestnávateľ uchováva pre každého zamestnanca. V osobnom súbore je uložená história zamestnania každého zamestnanca. To je to, čo potrebujete vedieť o zamestnaneckom spise.
Lekársky súbor
Zdravotnícky spis zamestnanca má závažné právne obmedzenia, ktoré zamestnávateľ musí vedieť a dbať. Tu je to, čo potrebujete vedieť o dôvernosti a obsahu lekárskeho spisu zamestnancov.
Mzdový súbor
Prístup zamestnancov k záznamu o mzdách zamestnancov je menej obmedzujúci ako prístup k lekárskym alebo personálnym súborom. Mzdový súbor obsahuje informácie o mzdách, výbere dávok , zmenách miezd, ozdobách a ďalšej právnej dokumentácii, ktorá ovplyvňuje výplatu zamestnanca. Rôzni zamestnanci v oblasti účtovníctva a ľudských zdrojov pristupujú k informáciám v mzdovom súbore.
I-9 Forms File pre zamestnancov
Vzhľadom na prístupové práva rôznych vládnych agentúr dodržiavate osvedčené postupy udržiavaním samostatného súboru pre formuláre zamestnancov I-9 . Získajte viac informácií o ukladaní formulárov I-9.
Prehľad osobných súborov
Chcete iba rýchle a základné údaje o zamestnaneckých súboroch zamestnancov ? Tu nájdete prehľad zamestnaneckých súborov zamestnancov.
Personálna politika prístupu k súborom pre zamestnancov
Chcete, aby každý zamestnanec vedel, čo je v jeho osobnom spise , ale musíte kontrolovať integritu, úplnosť a dôkladnosť súboru. Zachovanie dôvernosti zamestnancov a zamestnávateľov a obmedzený prístup sú zabezpečené politikou personálneho prístupu k súborom.
Čo nezahrnúť do súboru zamestnancov zamestnancov
Hľadáte pravidlá týkajúce sa obsahu, ktorý by nikdy nemal byť súčasťou súboru zamestnancov? Tu sú moje najlepšie odporúčania týkajúce sa obsahu, ktorý chcete udržiavať buď na samostatnom, neformálnom mieste, alebo si vôbec neuchovávate. Uchovávanie nepotrebných a čisto podložených dokumentov vás môže ublížiť.
dokumentácia
Viete, čo je dokumentácia ? Slovo, dokumentácia sa často vyskytuje vo svete zamestnanosti a ľudských zdrojov. Ale význam dokumentácie a prečo by ste mohli chcieť dokumentovať konkrétne pracovné udalosti, sú tu dôkladne uvedené.
> Upozornenie: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú autoritatívne, nie sú zárukou presnosti a zákonnosti. Požiadajte o právnu pomoc alebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že vaše právne vysvetlenie a rozhodnutia sú správne pre vašu polohu. Tieto informácie sú len orientačné.