Tipy na vedomie, kedy, prečo, ako a čo dokázať výkonnosť zamestnancov
Dokumentácia je pre manažérov a zamestnancov ľudských zdrojov nevyhnutná, pretože musíte urobiť vážne úsilie na zaznamenanie všetkých udalostí v histórii zamestnanosti vašich zamestnancov - tak pozitívne, ako aj negatívne udalosti.
Práve preto manažéri a zamestnanci ľudských zdrojov chcú starostlivo dokumentovať všetky udalosti.
Prečo dokument?
- Dokumentácia poskytuje dôkaz o tom, že problémy s výkonom sa včas a stručne prerokovali so zamestnancom.
- Dokumentácia ponúka históriu zlepšenia alebo neúspechu zamestnanca v priebehu času. Je to chronologický a presný opis činností zamestnancov, činností správcu a udalostí, ktoré sa vyskytujú.
- Dokumentácia poskytuje dôkazy, ktoré podporujú rozhodnutia manažmentu prijať nepriaznivé opatrenia, ako sú disciplína alebo ukončenie práce so zamestnancom.
- Dokumentácia ponúka dôkaz, že zamestnanec si zaslúži dostupnú propagáciu alebo príležitosť pred ostatnými zamestnancami, ktorí sú tiež oprávnení.
- Dokumentácia poskytuje dôkazy, ktoré odôvodňujú zvýšenie platov , zníženia alebo prečo zamestnanec nedostal žiadny rast.
- V prípade súdneho sporu, úplná a dôkladná dokumentácia chráni záujmy zamestnávateľa. Dokumentácia môže podporiť kroky manažmentu pri ukončení neúspešného zamestnanca . Dokáže tiež preukázať, že zamestnanec bol ukončený z dôvodov, ktoré sú legálne na rozdiel od iných, ako je nezákonná diskriminácia .
Čo dokázať
Manažéri musia dokumentovať výkonnosť zamestnancov, pozitívne príspevky aj zlyhania výkonu. Musia dokumentovať presne to, čo zamestnanec urobil a povedal a čo manažér urobil a povedal v reakcii počas stretnutia alebo rozhovoru.
Musíte zdokumentovať akékoľvek dohody, ktoré sa urobili počas rozhovoru, stanovené ciele , požadované a očakávané zlepšenia a časový plán na zlepšenie.
Dokumentácia by mala obsahovať aj záväzky, ktoré manažér pomáha zamestnancovi.
Ako dokumentovať
Dokumentácia by mala byť napísaná počas alebo bezprostredne po stretnutí alebo rozhovore so zamestnancom. V žiadnom prípade by ste nemali zapísať rozhovor v deň, kedy k nemu došlo. Čakanie na neskôr ovplyvní kvalitu dokumentácie, pretože je založené na pamäti.
Jednou z najhorších manažérov chýb je presvedčiť sa, že v prípade potreby môžu rekonštruovať históriu poradenstva zamestnancov. Žiadna HR osoba, ktorá nemá nejaké skúsenosti s dôstojnou, včasnou dokumentáciou, sa niekedy oklame rekonštruovaným záznamom. Manažéri, ktorí rekonštruujú z pamäte, prinášajú pre svoju spoločnosť zbytočné a neprijateľné riziko, pretože zhotovená história sa nezdrží v potenciálnom procese.
Potrebujete dokumentáciu, aby sa vám ukázala ako profesionálna, elegantná a organizovaná. Napíšte dokumentáciu, ako keby ste hovorili o histórii tretej strane. Nikdy neviete, kto by si mohol prečítať vašu dokumentáciu jeden deň, takže sa uistite, že to odráža vašu profesionalitu. (Zadná časť koktailovej obrúsky, obálky alebo lepiacej poznámky nie je kvalifikovaná ako odborná dokumentácia.)
Vaša dokumentácia by mala ísť na nového manažéra zamestnanca, ak zamestnanec získa novú prácu - alebo to robíte - vo vašej organizácii.
Pre vašu pamäť a informovanie nového manažéra zamestnanca musíte uviesť meno a titul zamestnanca, vaše meno a titul a celý dátum na každom dokumente.
Napíšte dokumentáciu, ktorá je vecná, spravodlivá, legálna, objektívna, úplná a dôsledná. Vyhýbaj sa názorom (Mike je neplodná, Alice je lenivá, Tom mi klame), meno-volanie, editorializácia (John je trhák, Mark má problém týkajúci sa prístupu) a označenie (Mary je nezodpovedná George nie je tím player.).
Vyhnite sa tiež snahe interpretovať správanie zamestnanca. (Marša sa nemôže páčiť tejto úlohe, zdá sa, že Paula je v jej hlave.) Minimalizujte používanie popisných slov, ako sú prídavné mená a príslovky (pomaly, nedbalo, nešťastné, náladové, hrubé). Uveďte konkrétne správanie a konanie zamestnanca, nie svoj názor alebo jeho interpretáciu.
V dokumentácii je potrebný presný záznam o konverzácii. Držte sa s faktami a napíšte, čo ste povedali a čo zamestnanec povedal. Uistite sa, že vaša dokumentácia je jednoznačná a že dostane fakty rovno. (V akejkoľvek možnej právnej situácii, chyby v niektorom z zdokumentovaných udalostí podozrievajú všetky dokumenty.)
Nakoniec dokumentujte akékoľvek dohody, záväzky, časové osi, potrebné zlepšenia, odbavovacie body a ďalšie podrobnosti, ktoré môžu z pamäti prepadnúť. Uistite sa, že nastavíte dátum a čas na termíny a dátumy splatnosti, aby nedošlo k nedorozumeniam.
Poznajte si dokumentačnú politiku personálneho oddelenia, ktorá vám povie, akú dokumentáciu potrebujete umiestniť do pracovného súboru zamestnanca. Každá dokumentácia o disciplinárnych opatreniach by určite mala byť zahrnutá.
Kde uchovávať dokumentáciu zamestnancov
Vzhľadom na to, že dokumentácia o zamestnancoch je dôverná a súkromná pre zamestnanca, musíte dbať na to, aby každá dokumentácia zostala dôverná pre manažéra, HR a potenciálne pre zamestnanca. Preto sa neodporúča umiestňovať dokumentáciu na zdieľanú počítačovú jednotku. Ručne písaná dokumentácia a vytlačená dokumentácia manažéra sa najlepšie uchovávajú v uzamknutej pamäti.
Ak sa budete riadiť týmito pokynmi, pri návšteve personálu, ktorý vás požiada o pomoc pri disciplinovaní, ukončení alebo prevode zamestnanca na pracovné miesto s lepším potenciálom prispôsobenia , Vám HR pomôže vyriešiť tento problém alebo zlepšiť situáciu. Keď vám HR povie, aby dokumentoval, zdokumentoval, zdokumentoval alebo vám nemôže pomôcť, budete mať všetky svoje základy pokryté.
Upozornenie: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú autoritatívne, nie sú zaručené pre presnosť a zákonnosť. Stránku číta celosvetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Požiadajte o právnu pomoc alebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že vaše právne vysvetlenie a rozhodnutia sú správne pre vašu polohu. Tieto informácie sú určené na usmernenie, nápady a pomoc.