Otázky týkajúce sa účinnosti pomoci, výstavnej kompetencie a vytvárania správ
Efektívna komunikácia vyžaduje, aby všetky zložky komunikácie dokonale spolupracovali na "zdieľanom zmysle", môj obľúbený pojem komunikácie. Je mimoriadne dôležité, keď sa otázky kladú a odpovedia.
Komponenty v komunikácii
Existuje päť komponentov akejkoľvek komunikácie a šiesty, čo je celkové prostredie pracoviska, v ktorom sa komunikácia uskutočňuje. Komponenty komunikácie sú:
- Jednotlivec posiela správu. Odosielateľ musí predložiť správu jasne a dostatočne podrobne, aby prijímateľ zdieľa význam s odosielateľom.
- Kontext správy. Kontext spočíva v tom, ako je správa odosielaná odosielateľom správy. Kontext zahŕňa neverbálnu komunikáciu, ako sú gestá, reč tela, výrazy tváre a prvky ako tón hlasu. Väčšina kontextu správy je k dispozícii iba vtedy, keď prijímač môže vidieť a počuť odosielateľa správy. E-mailové a IM smajlíky sú napríklad slabé nahrádzanie, pretože odosielateľ ich formuluje bez vstupu od prijímača.
Ďalším kontextom sú emócie, ktoré sa podieľajú na komunikačnom kruhu. Je odosielateľ rozhnevaný? Je príjemca lhostejný k obsahu komunikácie alebo pohŕdanie odosielateľa? Normálne ľudské emócie ovplyvňujú, či sa správa úspešne zdieľa.
- Osoba, ktorá prijala správu. Prijímač musí pozorne a pozorne počúvať , klásť otázky na jasnosť a parafrázovať, aby zistil, že prijímač zdieľa význam s odosielateľom. Ak príjemca dôveruje odosielateľovi, zvyšuje sa šance na efektívnu komunikáciu.
- Metóda zobrazovania, ktorú si vyberiete. Metóda zobrazovania by sa mala vybrať na základe média, ktoré je najefektívnejšie na vyjadrenie významu správy. Vzhľadom na to, že komunikačné metódy sú od rozbehu počítačov a mobilných zariadení tak rozdielne, rozhodovanie o spôsobe doručenia sa stalo zložitejšou. Spôsob doručenia musí vyhovovať komunikačným potrebám odosielateľa aj prijímača.
Komunikačné metódy zahŕňajú slovnú komunikáciu, okamžité správy (IM), e-maily, písmená, značky, plagáty, videá, screenshoty, telefóny, poznámky, formuláre, písomné dokumenty a ďalšie. Tieto metódy sa budú naďalej rozširovať a očakávania zamestnancov o okamžitú komunikáciu o všetkom, čo súvisí s ich prácou, budú naďalej rásť.
Osobná komunikácia sa zvýšila, a to najmä pre organizačné informácie, ktoré by mohli vyžadovať zmenu, poskytnúť zamestnancom uznanie alebo umožniť otázky na mieste. Komunikácia medzi osobami je tiež výhodná, pretože zamestnanci majú prístup k komponentu, kontextu.
- Obsah správy. Obsah správy by mal byť jasný a prezentovaný a opísaný dostatočne podrobne, aby získal pochopenie od prijímateľa. Ak obsah správy rezonuje a spája na nejakej úrovni s už existujúcimi presvedčeniami prijímača, je to najefektívnejšie.
Ako kladenie dobrých otázok zlepšuje komunikáciu
James O. Pyle a Maryann Karinch pridať nasledujúce, aby pomohli efektívnej komunikácii.
Od ľudských zdrojov až po služby zákazníkom, špatné otázky znečisťujú takmer každé pracovisko. Zlé otázky často vyvolávajú neúplné alebo zavádzajúce odpovede a môžu narušiť vzťah. Na druhej strane dobré otázky sú cenným nástrojom efektívnosti, kompetencie a budovania vzťahov.
Existuje šesť typov dobrých otázok: priamy, kontrola, opakovanie, pretrvávajúce, súhrnné a nepodstatné. Stručne ich popíšeme:
- Priame: Vystavujete jednoduchú otázku so základným pohovorom.
- Ovládanie: Už ste na to spoznali, keď ste sa ho spýtali. Je to spôsob, ako zistiť, či osoba ležala, nebola neinformovaná a / alebo nevenovala pozornosť.
- Opakujte: Spýtate sa dve rôzne otázky, ktoré sú za rovnakými informáciami.
- Trvalé: Spýtate sa rovnakou otázkou rôznymi spôsobmi, ako preskúmať všetky aspekty požadovaných informácií.
- Zhrnutie: Spýtate sa na otázku, ktorá má umožniť zdroju možnosť opätovne prehodnotiť odpoveď.
- Nevhodné: Nevzťahuje sa na predmet, o ktorom chcete vedieť, ale je to jedna osoba, o ktorej pravdepodobne nebude ležať. slúži účelu vidieť, čo pravda "vyzerá" a dostať osobu, aby sa vám otvoril. Môže sa tiež viazať do kontextu výmeny otázok.
Podrobnosti o 6 typoch dobrých otázok
Priamy
Priame otázky sú najlepšie: Jedno výsletenie, jedno sloveso a jedno podstatné meno alebo zámeno.
- Kto si?
- Čo sa stalo na večierku?
- Kedy ste prišli do kancelárie?
- Kde sú kľúče od auta?
- Prečo ste predčasne opustili schôdzu?
- Koľko ste zaplatili za tento iPad?
ovládanie
Kedy hovoríte: "Zámerne sa nespýtam priamej otázky?" Keď skontrolujete pravdivosť alebo presnosť odpovede, použijete kontrolnú otázku a hľadáte konzistenciu.
Kontrolné otázky sú zámerné otázky, o ktorých viete odpoveď, takže nejde o objavenie informácií. Ide o objav správania, vzory reči a úroveň pravdivosti alebo presnosti. Možno je to niečo, o čom ste predtým hovorili s touto osobou.
Ak viete, že niekto vo vašom oddelení ľudských zdrojov odcudzil zamestnanca, pretože zamestnanec poslal e-mail na sťažnosť na osobu, môžete požiadať o kontrolnú otázku, ako je "Ako to urobila v prehľade výkonov s Pamelou dnes?" Už ste Informácie; jednoducho chcete zistiť, ako vaša osoba odpovedá na otázku.
opakovať
Chcete pristupovať k rovnakým informáciám dvomi rôznymi spôsobmi. Napríklad, ak ste sa pýtali "Koľko ľudí je na predajných silách?" Osoba, s ktorou hovoríte, môže odpovedať: "V teréne je 22." Neskôr, keď s ním hovoríte o niečom inom - oblasti, v ktorých má spoločnosť napríklad oporu - môžete sa opýtať: "Koľko predajných regiónov máte?"
Mohol by odpovedať, "22", čo je spôsob, ako potvrdiť počet zamestnancov na predajných druhoch. Nie je to absolútny test, ale dáva hodnotu a dôveru tomu, čo povedal predtým. Ide o dve rôzne otázky, ktoré krížovo kontrolujú poskytnuté informácie.
Ak používate opakované otázky, môžete tiež odhaliť nezrovnalosti. Ak váš zdroj v tomto príklade odpovedá, že existuje 28 predajných regiónov, budete chcieť nejaké objasnenie. Možno je to úplne dobrý dôvod - predajná sila má zvyčajne doplnok 28, ale v poslednom čase je toľko obratu, že je šesť krátkych - ale táto reakcia vyvoláva pochybnosti o skutočnosti, že existuje nesúlad medzi číslom počtu zamestnancov a počtu predajných území. Tento nesúlad musí viesť k ďalšiemu vypočutiu, aby sa vyriešil problém.
vytrvalý
Pri každej výmene, v ktorej by ste mohli dostať viac otázok, použite pretrvávajúce otázky, aby ste dostali úplnú odpoveď. Rovnako ako opakované otázky, pretrvávajúce otázky sú tiež užitočné, ak máte podozrenie, že osoba nie je pravdivá.
"Kde ste odišli na dovolenku do Kalifornie?" Môže vyvolať odpoveď: "Disneyland." Hoci je možné, že Disneyland je jediné miesto, je logické sledovať túto otázku: "Kde inde?"
Obchádzanie tejto opakujúcej sa otázky a priamy prístup k otázkam týkajúcim sa Disneylandu znamená, že vám chýba príležitosť získať úplný obraz o výlete vášho priateľa v Kalifornii, ak sa tieto informácie nestanú v nejakej inej dobe.
zhrnutie
Súhrnné otázky sa netýkajú určenia pravdivosti, rovnako ako spätnú väzbu k zdroju, čo povedala, takže má príležitosť myslieť: "V skutočnosti som povedal, čo som chcel povedať?"
Predávate autá všetkých druhov, od dvojdverových hatchback až po plnohodnotné luxusné modely. Do showroomu prichádza mladý pár a požiada o testovanie jedného z luxusných modelov.
"Čo budeš používať väčšinu času?" Spýtate sa.
"Prechádzanie tam a späť do práce. Pracujeme v tej istej budove, "hovorí.
"Čo inak použijete na auto?"
"Víkendové výlety na návštevu svojich rodičov. Také veci. "Pozastavila a dodala:" Žijú na vzdialenosť sto kilometrov. "
"Prečo si myslíte, že luxusné auto je najlepšou voľbou?"
Pozerajú sa. Hovorí: "Máme to lepšie ako ostatní."
"Aká je vaša obľúbená farba," pýtate sa a pozeráte sa priamo na ňu.
"Red".
"Takže nechaj ma vidieť, či to má správne, počujem, že chceš, aby si v luxusnej triede chceš červené, plné veľkosti auta." "Ako dobre sa tento popis hodí tomu, čo chceš?" "(Vybral si svoju súhrnnú otázku s príslušnými informáciami v tomto prípade.)
Vymieňajú ďalší pohľad. Povedal: "Myslíme si, že lepšia farba by mohla byť lepšia."
"A čo luxusný model si myslíte, že je to pre vás to najlepšie?" (Opäť je to spôsob, ako zhrnúť a overiť to, čo ste počuli.) Chcete zistiť, či sú tak zamilovaní z hľadiska drahých auto, ktoré nechcú uvažovať o ničom inom, alebo ak prvá odpoveď skrýva podstatnú skutočnosť.)
"Môj otec hovorí, že to je najbezpečnejšie auto na ceste."
Odpoveď na súhrnnú otázku vám povie, že sa môžu v skutočnosti páčiť, ale nie kvôli tomu, ako to vyzerá. Čítate medzi riadkami. Práve začínajú spolu vo svojom živote. Jej otec ich pravdepodobne poslal do obchodného zastúpenia, aby si kúpil "najbezpečnejšie auto na ceste", čo im pomôže kúpiť. Rozhodnete sa pokračovať v predaji, vediac, že záloha a žiadosť o úver vám pravdepodobne poskytnú zvyšok príbehu.
Niektorí ľudia nemusia byť spokojní so žiadosťou o súhrnnú otázku, ako sú tie, ktoré sú zahrnuté v tomto stretnutí predaja, pretože nechcú vyzerať jednoducho zmýšľajúci alebo nepozorný. Ak sa spýtate na otázku presne tak, ako ste ju po prvýkrát požiadali, mohli by mať platný záver.
Taktiež nechcete klásť tú istú otázku dvakrát za sebou, aj keď zmeníte frázovanie. Uvedením nejakej vzdialenosti medzi prvou otázkou a druhou otázkou a preformulovaním tejto otázky mierne narazíte na osobu, ktorá sa skutočne zaujíma o to, čo má druhá osoba povedať.
Non-Prípadné
Môžete zistiť, že osoba, ktorá odpovedá na vaše otázky, vyzerá stresovane; nerelevantná otázka by mohla zmierniť napätie. Alebo možno budete potrebovať čas premýšľať alebo odkazovať na vaše poznámky, takže použite otázku iba preto, aby ste si kúpili malý priestor a čas.
Pri kladení otázok typu "Aký projekt ste v minulosti vykonali, ktorý zlyhal?" A "Ako ste sa pokúsili problém vyriešiť?", Môžete ľahko vytvoriť kandidáta na prácu pocit, akoby bol uprostred vypočúvania na bojovom poli ,
Kandidát by mohol povedať: "Snažil som sa tento problém riešiť zhromaždením oddelenia okolo spoločného cieľa - spôsob, akým som malý ligový tím svojho syna zamerať sa na zasiahnutie lopty."
Môžete dať kandidátovi prestávku tým, že sa pýtate: "Ako dlho trénovali malú ligu?" Predtým, ako sa vrátite k diskusii o jeho zákroku a ako sa pokúsil opraviť.
Nakoniec tu sú dva spôsoby, ako zničiť otázky, ktoré začínajú so všetkými potrebnými komponentmi a nakoniec sa nezhodujú.
- Pridávanie príliš veľa kvalifikátorov alebo iných slov a fráz, ktoré rozptýlia otázky. Napríklad: "Čo ste mali na raňajkách v reštaurácii, kde sú prasknuté vinylové stoličky a pokryté potrubnou pásikou?"
- Čakanie na odpoveď je tiež bežné. Pýtate sa: "Aké je vaše obľúbené jedlo?" Osoba si myslí chvíľku, a nie okamžite reagovať. Hovoríte: "Pečené hovädzie mäso?" Ticho je efektívny nástroj na vypočúvanie.
Nenechajte sa stratiť objav, informácie, vedenie v dôsledku otvorenia ústa, keď potrebujete otvoriť uši. Pamätajte na pravidlo "dve uši, jedno ústa", aby ste čo najviac využili otázky.
Životné prostredie a komunikácia
Vyššie uvedené komponenty komunikácie podporujú spoločný zmysel, keď spoločne pracujú na efektívnom poskytovaní správy. Pracovné prostredie, v ktorom sa tieto komponenty odohrávajú, ovplyvňuje aj komunikáciu a či je prijatá komunikácia.
Keď sa pýtate platných otázok, stačí vytvoriť vzťah a inšpirovať dôveru. Otázky tvoria ďalšiu časť nadácie pre komunikáciu na pracovisku, ktorá zdieľa význam
V pracovnom prostredí, ktoré zdôrazňuje otvorenú komunikáciu, zapojenie zamestnancov a spoločné ciele , komunikácia je častejšia a účinnejšia. Ale očakávanie významnej komunikácie nastavuje líniu vyššie na týchto najlepších pracoviskách. Takže aj vo vysokej morálke , pracovnom prostredí zameranom na zamestnancov , sa zamestnanci sťažujú, že nevedia, čo sa deje.
Vzhľadom na všetky komponenty a celkové prostredie jednotlivých pracovísk komunikácia zostáva náročná. Starodávne otázky o tom, kto potrebuje vedieť, čo a kedy potrebujú vedieť, že nikdy nie je úplne zodpovedaná len na spokojnosť niekoho.
Sťažnosti zamestnancov týkajúce sa príliš veľa informácií, nedostatočných informácií a dokonca aj preťaženia informácií budú naďalej rezonovať na pracoviskách. Nikdy nebudete vyliečiť problém komunikácie, ale s odhodlaním a premyslenosťou môžete zvýšiť efektivitu vašej interpersonálnej komunikácie a komunikácie na pracovisku .
Viac súvisí s efektívnou komunikáciou na pracovisku