Pozrite si vzorky správnej a nesprávnej dokumentácie v oblasti ľudských zdrojov
Dokumentácia o záznamu o zamestnanosti
Dokumentácia je písomný záznam o činnosti zamestnanca, diskusia, incidenty tréningu výkonnosti , svedectvo porušenia pravidiel, disciplinárne opatrenia, pozitívne príspevky, odmeny a uznanie, vyšetrovanie, nedodržanie požiadaviek a cieľov, hodnotenie výkonnosti a ďalšie.
Dokumentácia umožňuje zamestnávateľovi alebo zamestnancovi uchovať si písomný záznam o udalostiach a diskusiách, ku ktorým došlo okolo konkrétnej udalosti. Dokumentácia o pracovnom pomere poskytuje písomný záznam, ktorý môže byť potrebný na podporu takých krokov, ako je podpora zamestnancov, zvyšovanie miezd zamestnancov a disciplinárne opatrenia vrátane ukončenia zamestnania .
Dokumentácia o zamestnancoch je v prípade potreby všeobecne pozitívna aj negatívna. Je to skutková a nerozhodujúca. Opisuje udalosti, pretože sa nevyskytujú názory a myšlienky pozorovateľa o udalosti. Dokumentácia tiež opisuje akcie, ktoré boli vykonané v dôležitých prípadoch, napríklad keď poskytujeme formálne uznanie zamestnanca alebo prijímať disciplinárne opatrenia.
Nezabudnite, že je potrebné vytvoriť dokumentáciu čo najbližšie k prípadu, kedy dôjde k incidentu, aby bola dokumentácia včasná, podrobná a presná.
V právnom konaní je dokumentácia o minulom výkone zamestnanca často kritická pre výsledok, ktorý zamestnávateľ zažil z podujatia.
Vytváranie spravodlivého obrazu o výkonnosti zamestnanca bez toho, aby sa zamerať čisto na negatívne udalosti, je cieľom.
Typy dokumentácie
Politiky, postupy, príručka pre zamestnancov a plány rozvoja výkonnosti sú tiež formami dokumentácie, ktoré zaznamenávajú očakávané správanie zamestnancov a požiadavky na pracovisku, aby udržali riadne a spravodlivé pracovisko, v ktorom zamestnanci vedia, čo sa od nich očakáva.
Dokumentáciou je aj písomný záznam o vyhláseniach obvineného, obvineného a svedkov nepriateľských udalostí na pracovisku, ktoré zahŕňajú nesprávne konanie zamestnancov, ako je sexuálne obťažovanie .
Dokumentácia môže byť formálna a uchovávaná v osobnom spise zamestnanca . Od zamestnancov sa očakáva, že podpíšu túto dokumentáciu, aby potvrdili, že dostali kópiu a obsah skontrolovali. (Podpis neznamená súhlas s vyhláseniami v dokumentácii.)
Táto dokumentácia zahŕňa taktiež také trvalé záznamy ako podpísaná žiadosť o zamestnanie, písomné referencie o zamestnaní , materiály na podávanie žiadostí, ako sú životopisy a sprievodné listy a overenie podkladov. Okrem osobného spisu zamestnancov sa takisto zachováva dokumentácia ako formulár I-9, ktorá overuje oprávnenosť zamestnanca pracovať v USA, ako aj zdravotné záznamy, záznamy FMLA atď.
Dokumentácia môže byť tiež neformálna ako v záznamoch manažéra o jeho diskusiách so zamestnancom v priebehu roka. Je dôležité, aby manažéri uchovávali túto dokumentáciu u všetkých svojich zamestnancov, ktorí podávajú správy; žiadny zamestnanec by nemal byť vyčlenený kvôli výkonu. (Toto by mohlo byť interpretované ako diskriminácia neskôr.)
Použitie dokumentácie
Dokumentácia kritických udalostí, či už pozitívnych alebo negatívnych, sa tiež odporúča tak, aby manažéri zaznamenali výkonnosť zamestnancov v priebehu určitého časového obdobia.
Dokumentácia sa v organizáciách využíva inými spôsobmi. Môžu to zahŕňať postupy, pracovné pokyny a pokyny pre počítačový softvér, aby ste uviedli niekoľko, ale na účely funkcie ľudských zdrojov ide o bežné použitie dokumentácie. A to sú návody na to, ako vhodne dokumentovať.
Vzorky dokumentácie výkonnosti
Dokumentácia o výkonnosti zamestnanca vám umožní disciplína , ukončiť alebo spravodlivo propagovať, odmeniť a rozpoznať zamestnancov. Bez dokumentácie je prípad pre každú z týchto akcií ťažký - a pre zamestnávateľa potenciálne riskantný.
Zamestnávateľ sa musí vyhýbať prípadným obvineniam z diskriminačného zaobchádzania so zamestnancami .
Nezávislosť, dobrí zamestnávatelia chcú vytvoriť pracovné prostredie, ktoré je spravodlivé, konzistentné a podporuje zamestnanecké ciele a plány kariéry.
Toto prostredie je podporované profesionálnou dokumentáciou manažmentu o výkonnosti zamestnancov - tak chvályhodným správaním, ako aj činnosťami, ktoré potrebujú opravu alebo zlepšenie. Skôr, ako dokumentovať, bolo podrobne diskutované. Tieto vzorky poskytujú viac príkladov vhodnej dokumentácie.
Dokumentácia Vzorky
Nesprávne :
Značka je zvyčajne neskoro na prácu. Mark stráca príliš veľa práce.
Právo :
1. apríl: Mark označil chorého a zmeškal 8 hodín práce.
4. apríl: Mark prišiel do práce o 10.00 hod., Dva hodiny neskoro od plánovaného štartu.
6. apríl: Značka naplánovaná lekárska schôdzka a potom zostala doma s inštaláciou novej pece.
12. apríl: Mark označil chorého a zmeškal 8 hodín práce.
Nesprávne :
Mária je nespoľahlivá. Sotva robí to, čo sa zaviazala robiť.
Právo :
2. máj: Mária sľúbila, že prvý návrh návrhu bude k dispozícii na preskúmanie na dnešnom týždennom stretnutí. Mary nepredložila návrh dokumentu podľa očakávania. Povedala, že bola príliš zaneprázdnená a ľudia, ktorých pomoc potrebovala, sa s ňou nedostali.
Manažér odpovedal: Akú pomoc ste potrebovali? Informácie? Kto sa k vám nedostal a čo ste od nich potrebovali?
Carl a Michael potrebovali aktualizovať Mary o ich pokroku.
Čo vás robí takým zaneprázdnením, že ste nemali čas na splnenie vášho záväzku? Vykoná príliš veľa záväzkov s obmedzeným počtom hodín na ich splnenie.
Čo môžem urobiť, aby som vám pomohol?
Kedy sprístupníte návrh dokumentu na preskúmanie?
Tieto vzorky poskytujú prehľad o tom, akú účinnú dokumentáciu vyzerá v porovnaní s dokumentáciou, ktorá je nesprávne napísaná. Postupujte podľa týchto rád, aby ste efektívne a legálne dokumentovali politiky, výkony a udalosti na vašom pracovisku.
Upozornenie: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú autoritatívne, nie sú zaručené pre presnosť a zákonnosť. Stránku číta celosvetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Požiadajte o právnu pomoc alebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že vaše právne vysvetlenie a rozhodnutia sú správne pre vašu polohu. Tieto informácie sú určené na usmernenie, nápady a pomoc.