Rovnako ako u všetkých zamestnancov súborov, obmedziť prístup okrem tých, ktorí potrebujú vedieť
Mzdový súbor umožňuje zamestnancom účtovníctva zaplatiť zamestnanca bez prístupu k dôverným informáciám zamestnancov. Účtovný personál môže viesť evidenciu miezd tam, kde má zmysel platiť zamestnanca.
V prípadoch, keď je mzdové účtovníctvo a účtovníctvo outsourcované, je to ešte odporúčaná prax pre záznamy o mzdách zamestnancov.
Mzdový súbor obmedzuje dostupnosť dôverných informácií o zamestnancoch. Zamestnanci mzdového účtu umožňujú účtovníckym a finančným zamestnancom získať informácie, ktoré potrebujú na zaplatenie zamestnanca na vhodnom mieste. Miesto by malo byť zabezpečené a dostupné pre ostatných zamestnancov.
Musíte zapôsobiť na zamestnancov účtovníctva skutočnosť, že informácie v mzdových súboroch sú dôverné a nemali by sa zdieľať bez povolenia a podpisu pracovníkov ľudských zdrojov. Ani zamestnanci účtovníctva by nemali zdieľať žiadne informácie o zvyšovaní, propagáciách, bonusoch a iných informáciách, ktoré sú dôverné o zamestnancoch.
Ľudské zdroje nemusia sledovať prístup účtovníctva k súborom miezd zamestnancov. Ako sa odporúča pre súvisiace záznamy zamestnancov, ako sú osobné a zdravotné súbory, mali by ste obmedziť prístup k mzdovému súboru.
Iba ľudia, ktorí potrebujú mať informácie, aby mohli vykonávať svoju prácu, by mali vidieť obsah.
Obsah súboru miezd zamestnancov
Toto je navrhnutý, ale nie úplne komplexný zoznam toho, čo patrí v mzdovom súbore zamestnancov.
- Ponuka listu podpísaná manažérom prenájmov, ľudskými zdrojmi a zamestnancom
- Platobné oprávnenie podpísané osobnými zdrojmi a manažérom prenájmov, keď existuje zamestnanecá zmluva
- Formulár W-4
- Dokumentácia a oprávnenie týkajúce sa akejkoľvek zamestnaneckej výhody, ktorá zahŕňa odpočítanie miezd
- Formulár autorizácie priameho vkladu
- Formuláre s časovým účtovníctvom
- Hodinové týždenné časové plány
- Záznamy hodín, ak sú použité
- Záznamy o účasti
- Žiadosti o náhradu výdavkov vrátane dokumentácie a príjmov za cestovné a iné oprávnené výdavky
- Formuláre na úhradu výdavkov a platobné príjmy, knihy a tak ďalej
- Formuláre žiadostí o zaplatenie vopred
- Dokumenty o úveroch spoločnosti a harmonogram platieb
- Objednávky a záznamy o obvinení
- Autorizácia na sprístupnenie súkromných informácií
- Papierová práca týkajúca sa každého zamestnanca sa zvyšuje
- Dokumentácia súvisiaca s akýmkoľvek bonusom , zdieľaním zisku alebo ocenením uznania
- Formuláre W-2
- Povolenie na akékoľvek iné mzdové akcie, ktoré vaša spoločnosť dovolí
Tiež známy ako pracovné súbory, záznamy zamestnancov , súbory ľudských zdrojov, dokumentácia
Spoločnosť Susan Heathfield vyvíja všetko pre to, aby na tejto webovej stránke ponúkala presné, bežné, etické riadenie ľudských zdrojov, zamestnávateľov a poradenstvo na pracovisku, ale nie je právnym zástupcom. Obsah na stránke nie je považovaný za právnu radu. Stránky majú celosvetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia , takže články nemusia byť pre vaše pracovisko definitívne.
Ak máte pochybnosti, vždy vyhľadajte právneho poradcu. Informácie na webovej stránke sú poskytované len na usmernenie.