Zdravotnícke informácie zamestnancov sa nikdy nenachádzajú v súbore zamestnancov zamestnancov
Pretože zdravotnícky súbor obsahuje citlivé a dôverné informácie, musí sa nachádzať v bezpečnom, uzamknutom, nedostupnom mieste.
Spisová skriňa, v ktorej sa nachádzajú zdravotnícke spisy zamestnancov, by mala byť zamknutá a personál HR by mal mať iba kľúče. Prístup k zdravotníckym súborom zamestnancov je obmedzený len na zamestnancov v oblasti ľudských zdrojov.
Zásada prenosnosti a zodpovednosti zdravotného poistenia z roku 1996 (HIPAA) vyžaduje, aby zamestnávatelia chránili zdravotné záznamy zamestnancov ako dôverné; zdravotné záznamy by mali byť uložené oddelene a okrem iných obchodných záznamov. Nikdy neuchovávajte zdravotné záznamy zamestnancov vo všeobecnom personálnom spise zamestnanca.
Z dôvodu dôvernosti informácií musia byť záznamy oddelené od súborov, ktoré môžu mať zamestnanci, ako sú napríklad vedúci pracovníci alebo manažéri. (V skutočnosti sa to tiež odporúča pre personálne súbory vo všeobecnosti - dávajte osobám prístup len k personálu.)
Obsah zdravotného spisu zamestnancov
Jedná sa o typy položiek, ktoré by mali byť uložené bezpečne v zdravotníckych súboroch zamestnancov. Ak máte nejaké pochybnosti, pomýlejte na ochrane lekársky súvisiacich informácií vašich zamestnancov.
- Žiadosti a formy zdravotného poistenia
- Žiadosti a formy životného poistenia
- Určené informácie o príjemcoch
- Žiadosti o akýkoľvek iný zamestnanecký prospech, ktorý by mohol vyžadovať lekárske informácie, ako je poistenie videl
- Žiadosti o platené alebo neplatené lekárske odňatie
- Správy o rodinných lekárskych a zdravotných výnimkách (FMLA) a súvisiace aplikácie a papierovanie
- Papierová kancelária podpísaná lekárom
- Dokumentácia o chorobách člena rodiny alebo dieťaťa, pre ktorú žiadate o čas na poskytovanie starostlivosti o FMLA
- Lekársky príbuzná dokumentácia o dovolenke pre zamestnancov, ktorí nemajú nárok na voľnoprávnu dovolenku z FMLA
- Lekárske vyšetrenia, poznámky, korešpondencia a odporúčania
- Zdravotné výhovorky týkajúce sa absencie alebo oneskorenia od lekára
- Obmedzenia lekárskej práce s dokumentáciou od odporúčajúceho lekára
- Správy o nehodách a zraneniach vrátane dokumentov vyžadovaných OSHA
- Správy o náhradách pracovníkov zranenia alebo choroby
- Akékoľvek iné formuláre alebo dokumenty, ktoré obsahujú súkromné zdravotné informácie o zamestnancovi.
Ak uchovávate tieto súbory 100% dôverné, vaši zamestnanci vám budú veriť a budete dodržiavať ducha a význam zákona.
Upozornenie: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú autoritatívne, nie sú zaručené pre presnosť a zákonnosť. Stránku číta celosvetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Požiadajte o právnu pomoc alebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že vaše právne vysvetlenie a rozhodnutia sú správne pre vašu polohu. Tieto informácie sú určené na usmernenie, nápady a pomoc.