Tu je to, čo potrebujete vedieť o obsahu osobných súborov
- Zamestnávateľ chce mať k dispozícii presné informácie a organizovať, keď potrebujete prístup k informáciám z akéhokoľvek dôvodu. Zmeny v tiesňových kontaktoch, adresy zamestnancov, sledovanie hodnotenia výkonnosti , disciplinárne listy , uznanie zamestnancov a materiály pre žiadosti o zamestnanie sú príkladmi druhov informácií, ktoré zamestnávateľ bude chcieť rýchlo pristupovať.
- Zamestnávateľ musí uchovávať dokumentáciu o personálnych otázkach, ako je výber zamestnancov, výkon, história práce, odôvodnenie kompenzácie a interné propagačné aplikácie.
Požiadavka EEOC , žaloba alebo dokonca potreba odôvodniť absenciu zvýšenia alebo povýšenia zamestnanca vyžadujú, aby zamestnávateľ zhromaždil a uchoval tento typ dokumentácie zamestnanca. - Niektoré záznamy zamestnancov vyžadujú federálne alebo štátne vlády pre zamestnávateľov. Organizovanie informácií o zamestnancoch v osobnom spise má zmysel pre prístup a súlad s právnymi predpismi a pripravenosť.
Typy osobných súborov
Zamestnávateľ spravuje niekoľko typov osobných spisov na obchodné účely, dôvernosť zamestnancov, súkromie v zdravotníctve a dodržiavanie právnych predpisov. Nie som si vedomý zákona, ktorý hovorí, koľko súborov je zamestnávateľ povinný uchovávať.
Existuje však veľa zákonov a existujú najlepšie osvedčené postupy týkajúce sa dôvernosti zamestnancov, ktoré upravujú obsah personálnych súborov a ktoré majú prístup k týmto informáciám.
Sú to personálne súbory, ktoré väčšina zamestnávateľov v USA udržiava. (Celosvetové zákony a postupy sa môžu líšiť.)
- Personálny súbor : Toto je hlavný súbor zamestnancov, ktorý obsahuje históriu pracovného pomeru.
- Mzdový súbor : chcete zachovať samostatný súbor pre všetky mzdové otázky týkajúce sa platu a výhod.
- Zdravotnícky súbor zamestnancov : Federálny zákon o prenosnosti a zodpovednosti zdravotného poistenia z roku 1996 (HIPAA) vyžaduje, aby zamestnávatelia chránili zdravotné záznamy zamestnancov ako dôverné.
- I-9 Formuláre zamestnancov : Musíte mať samostatný súbor pre všetky zamestnankyne (nie pre zamestnancov) I-9 formuláre, pretože nechcete, aby vládni zamestnanci, ktorí sú oprávnení tieto formuláre skontrolovať za rôznych okolností, hlavné dôverné spisy zamestnancov.
Prístup zamestnancov k personálnym súborom
Zamestnancom je umožnený prístup k súborom zamestnancov zamestnancov pod vedením a dohľadom personálu personálnych zdrojov. Súbory zamestnancov zamestnancov sa považujú za majetok zamestnávateľa, ktorý je zodpovedný za ich údržbu a ochranu.
Vzorové pravidlá pre súbor personálu
Nasleduje vzorová politika personálneho súboru pre použitie vo vašej spoločnosti. Diskutuje o rôznych súboroch, ktoré sú odporúčané a kto by mal mať prístup ku každému súboru.
Vzorové pravidlá
Spoločnosť spravuje pre každého zamestnanca tri spisy zamestnancov.
Pre každého zamestnanca spoločnosti (názov vašej spoločnosti) je vedený osobný spis . Tieto personálne súbory obsahujú dôverné dokumenty a sú riadené a udržiavané personálom ľudských zdrojov.
Prístup k tomuto súboru je obmedzený na zamestnancov ľudských zdrojov a predpokladá, že manažér každého zamestnanca udržiava svoj vlastný súbor dokumentmi relevantnými pre pracovný výkon zamestnanca.
Typické dokumenty v osobnom spise zahŕňajú žiadosť o zamestnanie, rodinný kontaktný formulár pre prípad núdze, dokumentáciu o disciplinárnej činnosti, životopis, príručku pre zamestnancov a podpísané listy zamestnávateľa, aktuálne osobné informácie a referencie o práci.
Nie všetky osobné súbory obsahujú tie isté dokumenty, ale každý personálny súbor obsahuje niektoré dokumenty, ktoré sú rovnaké.
Mzdové súbory sú tiež udržiavané; mzdové súbory obsahujú históriu pracovných miest zamestnancov, oddelenia, náhrady škôd atď. Prístup k mzdovému súboru je obmedzený na príslušný účtovný a personálny personál.
Takisto sa zachováva zdravotnícky spis zamestnanca . Obsah lekárskeho spisu nie je k dispozícii nikomu, okrem personálu určeného na ľudské zdroje a zamestnancovi, ktorého záznamy sú uchovávané v spise. Na meno vašej spoločnosti), lekárske súbory dostávajú najvyšší stupeň bezpečného skladovania a dôvernosti.
Zamestnanec si môže prezrieť svoj osobný spis kontaktovaním personálu personálneho oddelenia počas bežnej pracovnej doby. Žiadny zamestnanec nemôže zmeniť ani odstrániť žiaden dokument zo svojho personálneho spisu, ktorý je potrebné prezerať za prítomnosti personálu personálneho personálu.
Tiež známy ako pracovné súbory, záznamy zamestnancov, súbory ľudských zdrojov, dokumentácia
Zrieknutie sa zodpovednosti - Poznámka:
Spoločnosť Susan Heathfield vynakladá všetko pre to, aby poskytla presné, spoločné zmýšľanie, etické riadenie ľudských zdrojov, zamestnávateľov a poradenstvo na pracovisku, a to na tejto webovej stránke, a na tejto webovej stránke je prepojené, ale nie je právnym zástupcom a obsahom na stránkach autoritative, nie je zaručená presnosť a zákonnosť a nemožno ju chápať ako právne poradenstvo.
Stránky majú celosvetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých krajinách a krajinách líšia, takže stránky nemusia byť definitívne pre všetky vaše pracoviská. Ak máte pochybnosti, vždy vyhľadajte právnu radu alebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že Váš právny výklad a rozhodnutia sú správne. Informácie na týchto stránkach sú iba orientačné, nápady a pomoc.