Definícia a popis HRIS
Bežne zabalené ako databáza, stovky firiem predávajú nejakú formu HRIS a každý HRIS má rôzne možnosti.
Vyberte starostlivo svoju HRIS na základe schopností, ktoré potrebujete vo svojej spoločnosti. Keďže sa HRIS stáva čoraz viac sofistikovaným, voľba stačila na to, aby prakticky paralyzovala oddelenie ľudských zdrojov .
Kľúčové aspekty, keď sa pozrieme na vaše možnosti HRIS
Výber HRIS je stresujúca situácia, pretože existuje veľa možností. Vyberanie možností, ktoré najlepšie vyhovujú vašim potrebám vo vašej spoločnosti, je náročné. Prehliadanie informácií poskytovaných každým systémom je tiež náročné.
Predajcovia sú často poverení predajcovia, ktorí verbálne môžu povedať, že systém bude vyhovovať vašim potrebám. Uistite sa, že to skontrolujete s viacerými zdrojmi vrátane súčasných zákazníkov, online diskusných skupín, LinkedIn, ďalších členov SHRM a recenzií spoločnosti Google.
Toto sú ďalšie faktory, ktoré je potrebné zvážiť pri výbere vašej HRIS.
- Pamätajte, že aj keď dnes má vaša spoločnosť len málo ľudí, môže mať v budúcnosti dvakrát toľko alebo dokonca desaťkrát toľko zamestnancov, takže si vyberte systém, ktorý môže rásť s vašou firmou.
- Ďalším kľúčovým faktorom, ktorý musíte zvážiť, je to, že mnohé HRIS sú schopné dosiahnuť iba časť toho, čo potrebujete automatizovať. V takýchto prípadoch budete chcieť zabezpečiť, aby komponenty akýchkoľvek doplnkov alebo doplnkových systémov fungovali bezchybne. Znova, neberte slovo predajcu o systémoch pracujúcich spoločne. Vykonajte svoj výskum.
- Pozrite sa tiež na to, aké druhy školenia a prebiehajúcej podpory sú pre vašich zamestnancov k dispozícii. Mali by ste tiež zabezpečiť, aby sľuby obchodného poradcu o školení a následných opatreniach po zakúpení boli napísané priamo do vašej zmluvy o kúpe HRIS. A overte si u iných organizácií, aby ste sa uistili, že vaša vybraná spoločnosť má záznam o prebiehajúcej a užitočnej podpore.
Funkčnosť lepších možností HRIS
Zvyčajne lepšie informačné systémy o ľudských zdrojoch (HRIS) poskytujú celkovo:
Správa všetkých informácií o zamestnancoch . Údaje ako mená, tituly, adresy a platy sú základným štartom. História platov a pozícií, štruktúry prehľadov, histórie hodnotenia výkonnosti a ďalšie dôležité informácie o zamestnancoch.
Dokumenty súvisiace so spoločnosťou, ako sú príručky pre zamestnancov, postupy evakuácie a bezpečnostné pokyny.
Správa výhod vrátane zápisu , zmien stavu a aktualizácie osobných údajov. V ideálnom systéme môžete zamestnancom umožniť, aby vyhľadali a prehodnotili svoje vlastné informácie vrátane sledovania dovoleniek.
Úplná integrácia s mzdovými a inými finančnými softvérmi spoločnosti a účtovnými systémami . Keď sú tieto pripojené, môžete zabezpečiť, aby boli výmenné kurzy správne.
Medzi tým, čo je oficiálna mzdová sadzba a informácie, ktoré má mzdové účtovníctvo, sa nikdy nerozpráva. Ak sa systémy neintegrujú, je jednoduché aktualizovať plat v jednom systéme a nie v druhom.
Pokyny na sledovanie a obnovenie žiadateľa : Ak je váš systém bezproblémový, prijímateľ môže kliknúť na prenajaté tlačidlo a všetky informácie od žiadateľa sa prenesú na zamestnancov . To ušetrí toľko času, pretože vaše zadávanie údajov a papierovanie prakticky zmiznú.
Ak žiadateľ podáva svoje vlastné informácie pri podávaní žiadosti, môžete zabezpečiť presnosť. Ak sa ponukový list vygeneruje z rovnakého systému ako mzdový systém, plat sa dokonale hodí a nedôjde k nedorozumeniu.
Plány vývoja výkonnosti: Nie je to dosť, aby mali plány, ak sú zaznamenané v centrálnom systéme, potom môžu ľahko sledovať zamestnanca z pozície do pozície.
Vedúci predstavitelia môžu spustiť správy, aby zistili, kde sú ľudia a čo plánujú ich individuálni šéfov, pokiaľ ide o plánovanie postupov pre ich budúcnosť.
Disciplinárne opatrenia: Je dôležité sledovať, kto bol pozastavený, zvrhnutý alebo mal proti nemu prijaté iné negatívne opatrenia - dokonca aj potom, čo zamestnanec odišiel z vašej organizácie. Keď spoločnosť zavolá a požiada o bývalú referenciu zamestnanca , je jednoduché, aby administrátor v oddelení ľudských zdrojov vyhľadával a ohlásil, či je osoba oprávnená na rehire alebo nie.
Záznamy o školeniach: Toto je obzvlášť dôležité v spoločnosti, kde sú vyžadované certifikáty a licencie. V iných spoločnostiach nemusia mať záznamy o tréningoch takú úroveň dôležitosti, ale stále môžete zistiť, že mať informácie, ktoré sú užitočné pri rozvíjaní svojich zamestnancov, kľúčový faktor, ktorý chcú pracovať.
Stručne povedané, HRIS, ktoré najefektívnejšie slúži spoločnosti, sleduje tieto informácie:
- návštevnosť a používanie PTO ,
- výdavky na platy a históriu,
- platových tried a pozícií,
- plány rozvoja výkonnosti ,
- prijatý výcvik,
- prijaté disciplinárne opatrenia ,
- osobné informácie o zamestnancoch a príležitostne,
- manažment a kľúčové plány nástupníctva zamestnancov,
- - vysoká potenciálna identifikácia zamestnancov a -
- sledovanie žiadateľa, rozhovor a výber.
Výhody správneho HRIS
Efektívna služba HRIS poskytuje informácie o čomkoľvek, čo spoločnosť potrebuje na sledovanie a analýzu zamestnancov, bývalých zamestnancov a žiadateľov. Vaša spoločnosť bude musieť vybrať informačný systém ľudských zdrojov a prispôsobiť ho tak, aby vyhovovala vašim potrebám. Ak je vaša spoločnosť na ceste rastu, vyberte systém, ktorý môže s vami rásť.
Je dosť lacné implementovať základné HRIS, ale uistite sa, že všetko, čo implementujete, zodpovedá skutočným potrebám vašej spoločnosti. Chcete spravovať správy o obrate? Post organizačné grafy?
Umožniť manažérom elektronicky pristupovať k predchádzajúcim hodnoteniam výkonnosti? Chcete, aby sa všetko vykonalo prostredníctvom oddelenia ľudských zdrojov alebo chcete, aby manažéri mali prístup k informáciám sami?
Vďaka vhodnému personálu HRIS umožňujú zamestnanci ľudských zdrojov robiť svoje vlastné aktualizácie výhod a riešiť zmeny, čím oslobodzujú zamestnancov ľudských zdrojov pre strategickejšie funkcie . Okrem toho sa uľahčujú údaje potrebné na riadenie zamestnancov, rozvoj vedomostí, kariérny rast a rozvoj a rovnaké zaobchádzanie.
Napokon, manažéri majú prístup k informáciám, ktoré potrebujú, z právneho, etického hľadiska a účinne podporujú úspech svojich reportujúcich zamestnancov. Môžu spravovať svoje vlastné správy a zadávať plány do systému, aby pomohli s postupnosťou.
Informačný systém o ľudských zdrojoch (HRIS) je softvérové alebo online riešenie na zadávanie údajov, sledovanie údajov a informačné potreby týkajúce sa ľudských zdrojov, miezd, riadenia a účtovníctva v podnikaní.
Bežne zabalené ako databáza, stovky firiem predávajú nejakú formu HRIS a každý HRIS má rôzne možnosti. Vyberte starostlivo svoju HRIS na základe schopností, ktoré potrebujete vo svojej spoločnosti.