Otázky, ktoré vyžadujú určenie potrieb informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov
Ale ako HR a ostatní vedúci pracovníci vedia, že vyberajú najlepšiu HR informačnú technológiu na správu všetkých detailov a že vyberie riešenie, ktoré bude stáť skúškou času?
Nasledujú kľúčové otázky, ktoré sa pýtajú a zodpovedajú v procese výberu informačných technológií ľudských zdrojov.
- Aký je stupeň flexibility a škálovateľnosti, ktorý softvér informačných technológií poskytuje? Profesionálni pracovníci v oblasti ľudských zdrojov by mali určiť, či softvér môže importovať údaje z viacerých tabuliek programu Excel, databáz a dokumentov v papierovej podobe a úroveň, s ktorou môže byť prepojená so všetkými ostatnými potrebnými systémami a údajmi.
Softvér by mal byť schopný prijímať a filtrovať informácie z viacerých zdrojov. V ideálnom prípade by mal byť tento proces automatizovaný. Mnohé online riešenia zápisu vyžadujú, aby sa údaje manuálne manipulovali predtým, ako môžu prejsť na operátora a aktualizovať svoje systémy. Automatizácia formátu aktualizácie, harmonogramu prenosu a spôsobu doručenia môže pomôcť eliminovať problémy s fakturáciou a oprávnenosťou. - Bude softvér schopný prispôsobiť pravidlá spoločnosti a prinášať výhody pre dopravcov? Skutočne schopný mechanizmus registrácie vyhodnotí každú aktivitu zápisu a použije akúkoľvek potrebnú kombináciu pravidiel, správ, výziev a možností špeciálne navrhnutých tak, aby spĺňali požadované požiadavky na oprávnenosť. Softvér by mal spĺňať všetky pravidlá oprávnenosti, ktoré spoločnosť a dopravcovia majú.
- Bude HR informačné technológie schopné rásť a rozširovať s organizáciou? Ľudské zdroje by mali posúdiť schopnosť technológie rásť, pretože spoločnosť zamestnáva nových zamestnancov , kancelárie, zmeny dávok a pravidlá. VP by sa mal spýtať prahových hodnôt pre každý z týchto prvkov.
- Je softvér informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov schopný integrovať sa s inými systémami? Mzdové a iné funkcie často majú veľa rovnakých informácií ako správa výhod . HR môže získať väčšiu efektívnosť, keď sa dáta a ďalšie informácie o zamestnancoch zadané do jedného systému zdieľajú s iným systémom. Monitorovanie náboru zamestnancov je ďalšou potrebnou funkciou.
- Kto je zodpovedný za implementáciu alebo vytvorenie riešenia? Aká je úroveň odbornej prípravy? Niektoré riešenia vyžadujú, aby bol klient veľmi zapojený do počiatočnej implementácie, ktorá môže byť ohromná pre už zaneprázdnených HR administrátorov.
HR by mal jasne pochopiť úroveň odbornej prípravy a odborných znalostí, ktoré sa budú vyžadovať a očakávaný čas. Poskytovatelia riešení otázok na túto tému môžu poskytnúť prehľad o jemných oblastiach, ktoré by sa na začiatku mohli zdať jednoduché, avšak obsahujú významné technologické znalosti. HR môže potom určiť špecifické úlohy, ktoré môžu byť také ťažkopádne, aby realisticky bránili dokončeniu, potenciálne zníženie hodnoty informačnej technológie v oblasti ľudských zdrojov a návratnosti investícií. - Ak ide o výcvik , je tam poplatok? Treba tiež posúdiť náklady na odbornú prípravu vrátane časového odstupu a cestovných nákladov na cestovanie mimo miesta. HR si musí uvedomiť všetky tvrdé a mäkké náklady spojené s prijatím informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov.
- Kto bude vlastniť údaje? Odpoveďou na túto otázku by mala byť organizácia pre ľudské zdroje . Spoločnosti by mali mať možnosť preniesť svoje údaje na akéhokoľvek poskytovateľa aplikačných služieb (ASP). Ak sa údaje zdržiavajú na serveri vlastníka dopravcu, spoločnosť môže niekedy účtovať dodatočné poplatky, ak premenia dopravcu.
- Aké typy údržby a údržby sú potrebné? Keď je softvér inštalovaný na firemných pracovných staniciach alebo serveroch, často sa vyžadujú pravidelné aktualizácie tejto technológie, ktoré môžu byť ťažkopádne pri plánovaní a správe. Aktualizácie informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov sa často robia automaticky so softvérom dostupným online prostredníctvom modelu služieb poskytovateľa aplikačných služieb (ASP) alebo softvéru ako služby (SaaS).
- Aké bezpečnostné opatrenia sú zahrnuté do informačnej technológie ľudských zdrojov ? Ak je softvér dostupný online pomocou modelu ASP alebo SaaS, poskytovateľ by mal ponúkať denné zálohy, záložné servery a pridané ochranné vrstvy. Mali by byť zavedené ďalšie systémy a postupy na ochranu informácií pred stratou alebo prístupom neoprávneného personálu . Vysoký predstaviteľ by mal po porade s ostatnými manažérmi mať výlučnú právomoc rozhodnúť, komu bude umožnený prístup k informačnej technológii ľudských zdrojov a do akej miery.
- Budú zamestnanci schopní zapísať sa do plánov dávok a vykonať zmeny v reálnom čase na svoje osobné údaje a plány výberu? Prístup zamestnancov by mal byť daný vzhľadom na všeobecný všeobecný prístup k počítačom.
Väčšina zamestnancov má doma prístup na internet. Zamestnanecká samoobsluha poskytuje obrovský potenciál na šetrenie času a peňazí. Dobrý samoobslužný systém bude zamestnancom ľahko sprevádzať zadávaním informácií o sebe a ich závislých osobách.
Systém by mal jasne prezentovať dostupné plány a umožniť zamestnancom robiť výber podľa vlastného uváženia a zjednodušiť tieto akcie počas celého procesu pomocou sprievodcov. Zamestnanci by tiež mali mať možnosť pridávať závislé osoby a meniť informácie podľa potreby 24 hodín denne, sedem dní v týždni, celoročne.
Toto sú dodatočné otázky, ktoré môžete odpovedať, keď hodnotíte potreby vašej organizácie v oblasti informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov.
- Poskytuje táto technológia ľudské zdroje právomoc rozhodnúť, kto bude mať prístup a do akej miery? V rovnakom duchu poskytuje zamestnancom prístup, technológia by mala poskytnúť HR konečné slovo. VP by mal mať právomoc schvaľovať všetky údaje predtým, ako sa prenáša na dopravcov, a mala by tiež určiť, do akej miery majú zamestnanci a iné osoby prístup.
- Aké typy spôsobov vykazovania sú k dispozícii z informačnej technológie ľudských zdrojov? Technológia nahlasovania by mala ponúkať viaceré pohľady a formáty (tabuľkový procesor, PDF, HTML), veľké posúdenie obrazu a schopnosť rozvinúť sa a zlepšiť rozhodovanie. HR by mal byť schopný kedykoľvek posúdiť zápisy do konkrétnych plánov, nevyriešené akcie a zmeny demografických informácií zamestnancov vo vzťahu k výhodám a iným údajom o zamestnancoch.
- Ponúka softvér špecifické funkcie, ktoré pomáhajú HR šetriť čas? V závislosti od vlastných potrieb oddelení by sa ľudia mohli zaujímať o schopnosť technológie spracovávať informácie v dávkach, spravovať oznámenia a fakturáciu politík COBRA , poskytovať nástroje na samoúčtovanie a porovnávanie faktúr a špecifické výkazy.
- Ponúka softvér špecifické funkcie, ktoré HR pomáhajú lepšie komunikovať so zamestnancami? Niektoré programy poskytujú HR flexibilitu na komunikáciu so zamestnancami na viacerých úrovniach - prostredníctvom hromadného e-mailu, elektronických bulletinov a podľa špecifických kritérií filtrovania (napríklad umiestnenie, oddelenie, poistné plány, stav zápisu, stav odchodu do dôchodku a iné) prostredníctvom HR informačný systém. Mnoho spôsobov komunikácie môže ďalej automatizovať procesy a pomôcť HR pri lepšom zacielení na správy.
- Poskytuje informačný systém ľudských zdrojov prostriedky kontroly a vyváženia? Okrem toho, že HR umožňuje schvaľovať transakcie, mnohé systémy informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov tiež poskytujú možnosti, aby HR slúžil ako vrátnik pri kontrole fakturácie operátora, aby sa ubezpečil, že súhlasí s údajmi v systéme. To môže:
- zabezpečiť presnosť faktúr operátora,
- ušetriť čas a peniaze,
-podporiť včasné doručenie zápisov zamestnancov a
- zabezpečiť potvrdenie o oprávnenosti, keď zamestnanci idú na starostlivosť.
- Ako budú informácie vymieňané s dopravcami? A kto bude zodpovedný za túto interakciu? Integrácia systému informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov by mala byť posudzovaná nielen počtom nosičov, s ktorými má softvér vzťahy, ale typom pripojenia, ktoré umožňuje. Zabezpečenie úspešnej interakcie s nosičmi prostredníctvom softvéru na správu výhod vyžaduje mnoho krokov, vrátane:
- zhromažďovanie počiatočného sčítania údajov o implementácii;
- nastavenie počiatočnej integrácie pre prebiehajúcu výmenu informácií;
- koordinácia dennej alebo týždennej interakcie, aby sa zabezpečilo, že údaje budú prijaté a presne použité;
-prehľadávanie priebežných aktualizácií;
- splnenie požiadaviek dopravcu na registráciu v súlade s regulačnými orgánmi; a
- podpora proaktívneho vzťahu s každým dopravcom na zlepšenie vzťahu výmeny údajov.
Vedieť, kto je zodpovedný za každú úlohu, je nevyhnutný na úplné pochopenie ponuky produktov. Každý poskytovateľ softvéru ponúkne inú úroveň integrácie pri poskytovaní niektorých zo všetkých úloh uvedených vyššie. HR by sa mal snažiť spolupracovať s dodávateľmi, ktorí preukazujú silné, prebiehajúce a bezproblémové vzťahy s vybranými spoločnosťami.
Mnohí poskytovatelia umožňujú prenos generického súboru ANSI 834, ktorý môže alebo nemusí byť prijatý nosičom, faktor často ovplyvnený veľkosťou skupiny. Manažéri by mali vyhľadávať poskytovateľov, ktorí ponúkajú čisté, validované transfery (zabezpečujúce oprávnenosť transakcie), prispôsobené potrebám každého dopravcu, aby sa vyhli problémom. Mali by sa tiež pozrieť na poskytovateľov, ktorí majú oddelené oddelenie elektronickej výmeny údajov (EDI), aby spolupracovali s dopravným vlastným špecifickým prevodovým jazykom.
- Akú úroveň služieb zákazníkom poskytujeme? Je tu dodatočný poplatok za službu? Ľudský personál by mal určiť úroveň prístupu k poskytovanej pomoci a čo predstavuje pomoc zákazníkom online prostredníctvom databázy, online rozhovoru, e-mailovej podpory, rozhovorov so živou osobou alebo ich kombinácie. Vzhľadom na citlivosť výhod a iných informácií o ľudských zdrojoch by manažéri mali očakávať odpoveď na otázky do 24 hodín od priameho kontaktu, ktorý môže pomôcť.
- Aké sú náklady na systém informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov a prevažujú nad výhodami? Ľudské zdroje by mali zhodnotiť celkové náklady na systém informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov vrátane všetkých ročných, mesačných a jednorazových poplatkov popri poskytovaných výhodách. Mierne drahší systém môže viac ako zaplatiť za rozdiel s funkciami, ktoré umožňujú zamestnancom udržiavať si vlastné záznamy a ponúkajú väčšie pohodlie, úsporu času a presnosť. Tieto faktory by sa mali zvážiť a zvážiť pri výbere systému informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov.
Potreba systémov informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov sa zvyšuje. Zamestnanci ľudských zdrojov nachádzajúci sa v širokej škále možností v systémoch informačných technológií pre ľudské zdroje, je stále dôležitejšie analyzovať a zvažovať všetky dostupné možnosti.
Výber informačného systému pre ľudské zdroje by sa mal považovať za investíciu, ktorá rastie s potrebami oddelenia a spoločnosti . Tieto otázky vás dovedú k vhodnému systému informačných technológií pre vašu spoločnosť.