Vyberte tím výberu a požiadavky na výber sledovacieho systému žiadateľa
Tu nájdete dôležité oblasti, na ktoré sa môžete zaoberať, otázky a odpovede na analýzu počas procesu hodnotenia žiadateľských sledovacích systémov. Tieto informácie pomôžu vašej spoločnosti pri hľadaní vhodného sledovacieho systému uchádzačov, aby vyhovoval vašim potrebám.
Identifikujte rozhodovateľov systému sledovania sledovania žiadateľov
Spoločnosť sa musí sama organizovať pred začatím akéhokoľvek procesu hodnotenia žiadateľských sledovacích systémov. Pri príprave na vyhodnotenie sledovacieho systému uchádzačov je nevyhnutné vytvoriť spoluprácu zainteresovaných strán a poskytnúť týmto rozhodovacím orgánom čas na dosiahnutie informovaného rozhodnutia.
Vaša výberová komisia by mala byť pripravená zhodnotiť silné a slabé stránky každého predajcu sledovacieho systému žiadateľa. Výberová komisia by mala zahŕňať týchto členov.
- Výkonný riaditeľ: Zvyčajne ide o hlavného viceprezidenta (SVP) alebo viceprezidenta pre ľudské zdroje, ktorý môže splnomocniť ostatných členov výboru s jasnou smernicou a víziou . Táto osoba by tiež mala mať možnosť vysvetliť výber predajcu z hľadiska návratnosti investícií (ROI) svojim kolegom.
- Správca výberu: Táto osoba musí mať plné pochopenie procesu náboru a bodov bolesti spoločnosti, aby vytvorila správnu taktiku vyhľadávania a výberu.
- Člen výboru: Aby sa zabezpečilo zastúpenie hlasu používateľov a úspešné prijatie zvoleného riešenia.
- Prispievatelia výboru: Sú to členovia z iných oddelení, ktoré poskytujú dodatočné informácie o procese výberu sledovacieho systému žiadateľa. Tí, ktorí majú finančnú odbornosť, môžu poskytnúť informácie o finančnej stabilite dodávateľov alebo porovnať celkové náklady každého sledovacieho systému žiadateľov vo vzťahu k rozpočtu projektu. IT prispievatelia môžu vzdelávať členov výboru o technických možnostiach sledovacích systémov uchádzačov predajcov a pomôcť porovnať každé riešenie s vaším súčasným systémom.
Členovia výboru by mali byť ľudia, ktorí dokážu rozpoznať hodnotu technologických nástrojov, optimalizáciu procesov a zákaznícky servis, pretože sa týkajú vašej firemnej vízie manažmentu talentov .
Dokumentujte svoj súčasný proces prijímania
Po zostavení vašej výberovej komisie sledovacieho systému žiadateľa je vašou prvou úlohou vytvoriť dokument, ktorý bude sledovať proces žiadosti o zamestnanie, váš proces prijímania zamestnancov a úlohu manažéra prijímania, náborového pracovníka a kandidáta na dokončenie prenájmu , Potom by mal váš výbor prerokovať, prečo je každý krok nevyhnutný a čo by sa stalo, keby bolo odstránené.
Zjednodušte proces prijímania a uistite sa, že každý krok skutočne pridáva hodnotu a pomáha vám pri vytváraní kvalitných pracovných príležitostí. To umožní vášmu výboru porovnať potreby vášho procesu prijímania s možnosťami každého sledovacieho systému uchádzačov. Toto hodnotenie je skvelou príležitosťou, aby ste sa dozvedeli o osvedčených postupoch pri prijímaní a preskúmaní a optimalizácii vášho súčasného procesu prijímania zamestnancov.
Identifikujte požiadavky na systém sledovania žiadateľov
Teraz, keď ste jasne identifikovali proces výberu vašej spoločnosti, váš výbor je plne pripravený identifikovať vaše požiadavky na spoločnosť pre systém sledovania žiadateľov. Majte na pamäti, že chcete mať jasnú odpoveď na nasledujúce otázky:
- Prečo kupujete tento systém sledovania žiadateľov?
- Je váš súčasný proces prijímania zamestnancov v súlade s cieľmi spoločnosti?
Zohľadnenie týchto otázok pomôže vášmu výboru urobiť silný prípad na zakúpenie riešenia sledovania žiadateľov. Aby sa systém sledovania žiadateľov rozhodol mať silné spojenie s návratnosťou investícií, musí váš výbor vytvoriť jasné očakávania toho, čo chcete v žiadateľskom systéme sledovania.
Systém sledovania uchádzačov by mal vytvoriť lepší vzťah medzi náborovými pracovníkmi a manažérmi prijímania pracovníkov, zjednodušiť proces vytvárania požiadaviek a schvaľovania a zlepšiť kvalitu vašich prenájmov. Systém sledovania uchádzačov by mal zjednodušiť náborové úsilie odborníkov v oblasti ľudských zdrojov prostredníctvom automatizácie a vytvoriť efektívnejší a nákladovo efektívnejší proces prijímania zamestnancov. Je to ideálny čas na riešenie spoločných problémov v oblasti ľudských zdrojov, ako napríklad:
- Vysoký objem obnovených záznamov bez účinného spôsobu akceptovania, kontroly a správy.
- Vysoký objem pracovných príležitostí s ťažkopádnou internou komunikáciou.
- Neschopnosť rýchlo pristupovať k informáciám a nahlasovať všetky metriky prijímania.
- Strata kvalifikovaných žiadateľov kvôli náhodnému uloženiu životopisov.
- Zdvojenie náborových aktivít medzi rôznymi pobočkami a divíziami na miestnej alebo zahraničnej úrovni.
- Nadmerné náklady na údržbu a podporu IT s domácou technológiou.
- Neúčinné sledovanie údajov o súlade EEO-OFCCP.
- Snaží sa získať náležitú pozornosť od IT pre upgrady a vylepšenia technológií.
Tiež využite túto príležitosť, aby zvážila hodnotu vylepšení z nových procesov a technológií, ako napríklad:
- vyhnúť sa používaniu rôznych modulov,
- zlepšenie komunikácie a
- riešenie globálnych problémov.
Aby ste to zvládli, potrebujete identifikovať základné "musia mať", aby sa eliminovali nekvalifikovaní predajcovia. Napríklad ako základný faktor môže váš výbor rozhodnúť, že budete brať do úvahy iba predajcov, ktorí poskytujú webové riešenie na rozdiel od inštalovaného systému, pretože hostiteľské riešenie eliminuje akékoľvek zaťaženie vášho IT tímu.
Identifikujte požiadavky na systém sledovania žiadateľov
Identifikácia jasných obchodných cieľov spojí vaše priority s vašimi požiadavkami. Je nevyhnutné, aby sa váš výbor zameral na svoje počiatočné systémové požiadavky. Výbor sa musí vyhnúť rozptýleniu systémovými prvkami, ktoré nie sú v súlade s prioritami vašej spoločnosti. Spoznali ste dôležité obchodné ciele a kľúčové požiadavky, ktoré je potrebné zvážiť pri tvorbe vlastných cieľov.
Kľúčové požiadavky, ktoré je potrebné zvážiť v systéme sledovania žiadateľov
- Efektívnosť procesov: centralizácia procesu môže zlepšiť rôzne úlohy vrátane, okrem iného, požiadaviek na pracovné pozície, sledovania, riadenia odporúčaní zamestnancov a programov prenosu .
- Umožňuje kandidátom rýchlo a ľahko požiadať vašu organizáciu o plat a hodinový prenájom bez toho, aby prešiel niekoľkými stránkami otázok.
- Môžu uľahčiť prijímanie veľkých objemov, pričom zostanú nákladovo efektívne.
- Vysoko konfigurovateľné, škálovateľné riešenie, ktoré môže nakonfigurovať náš jedinečný proces riadenia prenájmov a je schopné uspokojiť naše vyvíjajúce sa potreby, pretože naša organizácia rastie alebo sa procesy menia.
- Vylepšené možnosti vytvárania prehľadov: mnohé organizácie sú napadnuté tým, že určujú celkové výdavky na predajcov, získavajú zdroje a porovnávajú metriky. Koordinácia prostredníctvom jedného zdroja umožní presné centralizované nahlasovanie.
- Umožňuje pracovníkom náboru vyhľadávať v databáze všetky informácie a špecifické parametre.
- Zahŕňa Reportovacie centrum, ktoré umožňuje používateľom spúšťať správy ad-hoc a ukladať kritériá pre budúce použitie, ako aj spúšťať štandardné prehľady v priemysle, vrátane nákladov na nájom, čas na zaplnenie, efektívnosť zdroja a ďalšie.
Vytváranie identity a povedomia o značke
- Vytvorenie spojenia medzi žiadateľom a pozitívnou skúsenosťou v zamestnaní bude znamenať uznanie značky. Silná značka môže vytvoriť dôveru, ktorá bude viesť k zvýšeniu návštevnosti žiadateľov a posilneniu vášho talentového fondu.
- Webové stránky značky značkových kariet môžu byť prístupné prostredníctvom webových stránok vašej spoločnosti.
- Umožňuje zamestnávateľom ľahko posielať informácie o kariére na webovú stránku spoločnosti.
- Poskytnite viacjazyčné možnosti globálnej podpory.
- Kompatibilita s EEO / AAP.
- Schopnosť zachovať presné meranie takýchto informácií bude v súlade s federálnymi predpismi a vyhýbať sa akýmkoľvek právnym krokom voči organizácii. Pomôže tiež zistiť kvalitu žiadateľa.
- Schopný zachytiť, sledovať a hlásiť dobrovoľné údaje o EEO, pričom zostáva v súlade s usmerneniami stanovenými EEO / OFCCP.
- Schopnosť predbežného preverovania kandidátov s otázkami na vyriešenie problémov s cieľom poukázať na tých, ktorí spĺňajú základné kvalifikácie pre danú pozíciu.
- Vylepšená komunikácia.
- Vytvára prostredie, ktoré efektívne informuje, zjednotí všetkých používateľov a zefektívni operácie organizácie.
- Zahŕňa komunikačné centrum, ktoré uľahčuje komunikáciu medzi náborovými pracovníkmi, manažérmi a kandidátmi. Tiež umožňuje používateľom naplánovať schôdzky, nechávať poznámky a spätnú väzbu s rozhovormi, posielať masové správy a automaticky reagovať na žiadateľov po prijatí životopisu.
Zákaznícka podpora systému sledovania žiadateľov
- Úplné používanie používateľov závisí od úrovne zákazníckej podpory poskytnutej dodávateľom počas implementácie a po nej.
- Ľahko dostupný tím podpory, ktorý sa venuje riadeniu problémov spoločnosti a používateľov pri používaní osvedčených postupov v odvetví.
- Najvyššia úroveň podpory bezplatne k dispozícii pre vašu spoločnosť.
Analýza dodávateľov sledovacích systémov žiadateľa
Odporúčame, aby ste požiadali o žiadosť o predloženie návrhu (RFP) od potenciálnych predajcov, ktorých sa váš výbor rozhodol zvážiť. Toto je vaša príležitosť získať vysvetlenie k akejkoľvek téme, aby pomohla vášmu výboru rozhodnúť, či žiadateľ sledovací softvér môže vykonať požadovanú prácu. Váš výbor by mal zvážiť tieto dôležité otázky na vytvorenie efektívnej RFP:
- Podporuje systém hlavné záujmy vášho výboru? To súvisí s predchádzajúcou časťou procesu hodnotenia; musíte skontrolovať celý proces predtým, než môžete zistiť, ktoré funkcie budete potrebovať. Vášmu výboru nemožno rozptýliť riešenia, ktoré môžu ponúkať funkcie, ktoré nie sú vašou hlavnou prioritou. Zatiaľ čo sa môžu zdať atraktívne, veľa oslnivých funkcií a funkcií nebude pre vašu organizáciu vytvárať žiadnu hodnotu, ak ich neprijmú vaši používatelia.
- Dodávateľ inštaloval systém v inej organizácii podobnej veľkosti?
- Váš výbor by mal mať prístup k referenciám, ktoré vám môžu poskytnúť prehľad o otázkach, ako je spokojnosť zákazníkov a následné kroky, proces implementácie a skryté poplatky. Pamätajte, že funkcie nemajú žiadnu hodnotu bez silného používania používateľov.
- Čo prináša proces implementácie? Úspešná miera prijatia začína správnou implementáciou. Chcete si byť istý, že váš vybraný predajca nenecháva používateľov bez náležitého tréningu a nepretržitú podporu. Implementácia by sa mala sústrediť na náborový proces vašej organizácie, nie na to, aby ste sa naučili prispôsobiť sa ich systému.
Nikdy by ste nemali mať pocit, že váš implementačný program vás ponechá pocit straty a nie je istý schopnosťou predajcu. Počas procesu hodnotenia by Váš výbor mal mať dojem, že na základe vašich priorít oddelenia a obchodných cieľov vaša implementácia vytvorí pevný základ pre dlhodobé partnerstvo s poskytovateľom sledovacieho systému žiadateľa. Nezabudnite, že vysoká miera prijímania používateľov do sledovacieho systému žiadateľa prinesie vyššiu návratnosť investícií.
Viac informácií o hodnotení dodávateľov sledovacích systémov žiadateľa
- Aká je vízia a stratégia rastu predajcu? Predajca musí preukázať vedúce postavenie a predvídanie ako vedúce postavenie na trhu. Aby bolo možné predložiť komplexné riešenie, malo by predajca zohľadniť vaše špecifické potreby a pripraviť sa na zmenu a rast v budúcnosti.
- Určite, či toto riešenie prispieva k vášmu podnikateľskému plánu? Nakoniec, výberový riaditeľ pravdepodobne bude musieť zobraziť očakávanú návratnosť investícií, aby sa dalo nájsť silné riešenie.
Výkonný riaditeľ musí hľadať úsporu v takých veciach, ako je náborová inzercia, hodnota zamestnancov pri využívaní vyhľadávacích firiem a optimalizácia procesov poskytovaná predajcom. Spoločnosť by tiež mala zachrániť zadržiavanie zamestnancov a kandidátsku kvalitu. Môže byť ohromujúce vytvoriť úplne podrobný dokument s dotazmi, ktorý bude obsahovať všetky potrebné témy na vyhodnotenie žiadateľského sledovacieho systému.
- Okrem funkcií a funkcií by váš výbor mal mať istotu, že bude diskutovať o schopnosti predajcu slúžiť ako dlhodobý partner vašej organizácie. Keďže váš výbor vykonáva proces posudzovania dodávateľov, určite zvážte také faktory, ako sú:
- Finančná stabilita: Vykonajte povinnú starostlivosť o finančných výkazoch všetkých potenciálnych predávajúcich, ktorí sú predmetom preskúmania. Zistíte, že ide o dokonalú tému, prostredníctvom ktorej vás môže prispieť váš prispievateľ finančného výboru.
- Kvality strategických partnerov: Aby bolo možné ponúknuť kompletné riešenie, niektorí dodávatelia budú spolupracovať s inými servisnými spoločnosťami, aby ponúkli svojim klientom komplexnejší súbor služieb. Váš výbor by si mal byť vedomý akýchkoľvek partnerstiev, ktoré sa zaoberajú konkurenčnými predajcami. Tieto informácie môžu poskytnúť prehľad o možnom partnerstve medzi vašou spoločnosťou a predajcom.
- Možnosti prijímania zamestnancov: Bez ohľadu na veľkosť vašej spoločnosti, musíte sa uistiť, že predajca má schopnosť podporovať celý životný cyklus zamestnanca, od sledovania uchádzačov, na palubu, po plánovanie dedenia až po vylodenie. Tým sa zabráni tomu, aby vaša spoločnosť vyrastala z riešenia, čo by pravdepodobne viedlo k zhoršeniu, novému hodnoteniu a nákladným poplatkom za realizáciu.
- Budúci vývoj produktov: Uistite sa, že predajca poskytuje dôkladné pochopenie výziev, ktorým čelí nábor zamestnancov teraz a v budúcnosti. Dodávateľ, ktorého si vyberiete, musí byť na pulznej technológii a novinkách v priemysle, aby sa prispôsobil meniacim sa potrebám a zabezpečil, že konfigurácie riešenia sa využívajú na plný potenciál.
- Integrácia s HRIS: Aj keď možno budete chcieť, aby váš prispievateľ do výboru IT poskytol vstupné informácie o tejto záležitosti, nemal by váš výbor viesť k tomu, aby používal žiadateľský systém sledovania, ktorý nebude adekvátne slúžiť celému oddeleniu. Každý predajca, ktorý stojí za zváženie, by mal poskytnúť schopnosť s minimálnymi ťažkosťami presunúť kľúčové informácie zo svojho systému do systému HRIS.
Súhrn výberu dodávateľov pre systémy sledovania žiadateľov
Časový rozvrh procesu výberu dodávateľa pre sledovací systém uchádzačov sa môže pohybovať od mesiaca po šesť alebo viac, aby sa dokončil. Nasleduje navrhovaný časový harmonogram, ktorý vášmu výboru umožní navrhnúť časový rámec pre proces výberu predajcu pre sledovací systém žiadateľov.
Upozorňujeme, že táto zmena sa môže zmeniť na základe preferovaného dátumu implementácie.
Časová os pre výber dodávateľov pre systémy sledovania žiadateľov
- Vytvorte výberovú komisiu - 1 týždeň
- Identifikujte potreby spoločnosti - 1-2 týždne
Objektívne posúdiť dodávateľov v porovnaní s identifikovanými potrebami spoločnosti v nasledujúcom procese:
- Vytvorte dlhý zoznam možných predajcov - 1 týždeň
- Požiadať o poskytnutie vysvetlenia k žiadosti o vysvetlenie akejkoľvek téme alebo záujmu - 4 týždne
- Vytvorte krátky zoznam pomocou kľúčových hodnotiacich kritérií - 1-2 týždne
- Dokončiť dodávateľa - 3-6 týždňov
- Demonštrovať rôzne systémy - čo najskôr
- Predajné prezentácie - čo najskôr
- Návštevy na mieste - podľa potreby
Majte na pamäti, že hlavným cieľom sledovacieho systému žiadateľov je posilnenie vašich používateľov. Členovia výboru by mali byť schopní rozpoznať a priradiť hodnotu technologickým nástrojom, optimalizácii procesov, víziám spoločnosti a zákazníckej podpore s cieľom strategicky zúžiť dodávateľov na krátky zoznam skutočných možností.
Je pravdepodobné, že váš krátky zoznam nemusí mať mnoho rozlišujúcich funkčných rozdielov; preto je dôležité mať na zreteli menej konkrétne prvky tohto predajcu.
Váš výbor by sa mal pozrieť na zdroje informácií, ako je napríklad internetová stránka predajcu, diskusné skupiny, portály pre ľudské zdroje a obchodné stretnutia. Spojte sa s kolegami v iných spoločnostiach, ktoré majú veľkosť, potreby a priemysel podobné, aby sa poučili zo svojich skúseností.
Partnerstvo s poskytovateľom orientovaným na služby, ktorý je najviac kompatibilný s víziou a cieľmi vašej organizácie pre budúcnosť, sa pre všetkých kľúčových hráčov vo vyhodnocovaní, výbere a implementácii sledovacieho systému žiadateľa ukáže ako neoceniteľný.