6 Situácie na pracovisku, ktoré vyžadujú vytvorenie novej firemnej politiky
Chcete mať k dispozícii potrebné politiky a postupy na zabezpečenie bezpečného, organizovaného, príjemného, posilňujúceho a nediskriminačného pracoviska. Napriek tomu nechcete písať pravidlá pre každú výnimku z prijatého a očakávaného správania. Vývoj politiky je pre mnohých zamestnancov nie len pre niekoľko výnimiek.
Nechcete vytvoriť hromadu pravidiel, ktoré kontrolujú akcie mnohých vašich zamestnancov - keď všetko, čo skutočne potrebujete, je dostatočnou politikou na kontrolu akcií niekoľkých.
V dôsledku toho nechcete vytvárať pravidlá pre každú nepredvídateľnú situáciu, čo umožňuje veľmi malú mieru riadenia pri riešení individuálnych potrieb zamestnancov. Naopak, chcete mať potrebné politiky, aby sa zamestnanci nikdy necítili, akoby bývali vo voľnom prostredí favorizmu a nespravodlivého zaobchádzania.
Ak máte k dispozícii príliš veľa pravidiel, zvyšujete pravdepodobnosť, že ich vaši správcovia budú uplatňovať nerovnomerne a nespravodlivo. Zvyšujete potrebu vypracovať usmernenia a komunikačné nástroje, aby ste zabezpečili, že politiky sú spravodlivé, dôsledne uplatňované a dobre spravované.
Pri vytváraní nových firemných pravidiel musíte dosiahnuť zdravú rovnováhu. Z väčšej časti nebudete musieť vyvíjať nové firemné pravidlá, pokiaľ budete oslovovať zamestnancov, ktorí sa správajú spôsobom, ktorý nie je vhodný pre vaše pracovisko.
Tieto desať krokov vás prevedie z určenia potreby politiky prostredníctvom distribúcie a integrácie politiky.
Pozrite sa na tieto pokyny, aby ste zistili, či je potrebná politika
Pre každý z dôvodov, prečo môže byť politika potrebná, sú poskytnuté príklady politík, ktoré by mohli spadať do tejto kategórie potreby politiky. Pravidlo je potrebné:
- ak akcie zamestnancov naznačujú zmätok o najvhodnejšom spôsobe správania ( kódy obliekania , e-mailové a internetové zásady , používanie smartfónov ),
- ak sú potrebné usmernenia o najvhodnejšom spôsobe zvládania rôznych situácií (štandardy správania, výdavky na cestovanie, nákup firemného tovaru),
- ak je to potrebné na legálnu ochranu spoločnosti (konzistentné vyšetrovanie obvinení z obťažovania , nediskriminačného prijímania a povýšenia ),
- udržiavať spoločnosť v súlade s vládnymi politikami a zákonmi (FMLA, ADA, EEOC, minimálna mzda ),
- - stanoviť konzistentné pracovné normy, pravidlá a predpisy ( progresívna disciplína , bezpečnostné pravidlá, pravidlá pre prestávky, pravidlá týkajúce sa fajčenia) a -
- zabezpečiť konzistentné a spravodlivé zaobchádzanie so zamestnancami (nárok na dávky, platené voľno, pomoc pri vyučovaní , čas strávený na dôchodku, povinnosť poroty ).
Možno existujú aj iné dôvody, prečo budete chcieť vytvoriť politiku. Nezabudnite však, že chudobné správanie jedného zamestnanca by nemalo vyžadovať politiku, ktorá by ovplyvnila všetkých ostatných zamestnancov.
Zjednotiť cieľ politiky
Keď zistíte, že politika je nevyhnutná, určte cieľ, ktorý chcete splniť pri písaní konkrétnych pravidiel. Ak je to možné, budete chcieť povedať zamestnancom, prečo implementujete tieto pravidlá.
Potrebujete dostatočné podrobnosti v politike, aby sa jasne stanovila pozícia spoločnosti, ale nikdy nemôžete dúfať, že pokryjete každú potenciálnu situáciu, ktorej sa táto politika týka.
V dôsledku toho je cieľ s politikou krátky a jednoduchý. Uvedomte si, že to nie je možné s politikami týkajúcimi sa oblastí, ako je prístup spoločnosti k rodinnému lekárskemu zákonu a zákonu o dovolenke , diskriminácii alebo vyšetrovaniu sťažností alebo systému progresívnej disciplíny.
Ale koľko môžete naozaj povedať o jazde počas hovoru na smartphone? Takže, keď určujete požadovaný výsledok z vašich pravidiel, používajte zdravý rozum.
Získať informácie
Táto časť služby TheBalance.com poskytuje vzorové pravidlá, rovnako ako mnohé iné webové stránky, aj keď iné spoločnosti často účtujú za svoje politiky. Dokonca aj webové stránky, ktoré účtujú, poskytujú bezplatné vzorky, aby ste mohli otestovať svoje pravidlá.
Budete mať problém nájsť vzorovú politiku, ktorá je presná pre vašu spoločnosť, okolnosti, jazyk a kultúru. Vyskúšajte však on-line a nájdite vzorové politiky, ktoré vám poskytnú základ pre revíziu vzorových politík, a nie písať vaše zásady od začiatku.
Môžete sa tiež prihlásiť na odber služby, ktorá poskytuje vzorky, ako sú napríklad politiky ľudských zdrojov a príklady. Zdroje externých politík sú uvedené aj v tomto adresári vzoriek pravidiel . Nakoniec, Spoločnosť pre riadenie ľudských zdrojov (SHRM) poskytuje vzorky pre členov.
V niektorých prípadoch možno dokonca chcete hovoriť so svojím pracovným právnym zástupcom. Advokátske kancelárie napĺňajú všeobecné pravidlá pre svojich klientov, ktoré môžete tiež prispôsobiť vašim potrebám. Najmä keď prechádza nový zákon alebo ministerstvo práce vydá nové pravidlá, váš právnik pravdepodobne vypracuje sprievodnú politiku.
Vypracujte a napíšte pravidlá
S cieľmi a vzorky v ruke, napíšte zásady pomocou jednoduchých slov a konceptov. Hovorte priamo ľuďom, ktorí budú čítať, presadzovať a žiť podľa týchto pravidiel.
Po každom odseku sa opýtajte sami seba na otázku "Čo ak", aby ste sa uistili, že politika pokrýva základy a bežné výnimky a otázky.
Nesnažte sa však nad tým poslúchať. ako bolo uvedené, žiadna politika nikdy nepokrýva všetky možné nepredvídateľné okolnosti.
Prečítajte si Pravidlá
Vyberte niekoľko zamestnancov, alebo dokonca malú pilotnú skupinu, aby ste si prečítali pravidlá a položili akékoľvek otázky, ktoré by mohli mať o týchto pravidlách. Táto recenzia poskytuje spätnú väzbu, že zamestnanci budú môcť pochopiť a dodržiavať pravidlá.
Prepísať pravidlá založené na spätnej väzbe.
Získajte podporu pre riadenie politiky
Prezrite si pravidlá s manažérmi, ktorí budú musieť viesť a implementovať pravidlá. Budete chcieť mať svoju podporu a vlastníctvo politiky . Tento proces ste začali oveľa skôr, a to aj vtedy, keď ste určili potrebu tejto politiky, ale podpora riadenia pri implementácii týchto zásad je rozhodujúca.
Získajte právne preskúmanie pravidiel
Ak má táto zásada právne dôsledky, z dôvodu svojej povahy je sporná, má osobné dôsledky pre zamestnancov (napríklad bezpečnostné postupy), budete chcieť, aby váš právnik preskúmal túto politiku skôr, než budete ďalej rozširovať túto politiku.
Uistite sa, že komunikujete so svojím advokátom, že nechcete, aby bola táto zásada prepisovaná legálne . Chcete, aby boli pravidlá preskúmané z hľadiska právnych dôsledkov a vhodného znenia.
Implementujte túto politiku
V malých skupinách, individuálne alebo na firemných stretnutiach, ktoré všeobecne závisia od kontroverznej povahy politiky a ľahkosti, s ktorou sa bude rozumieť, distribuovať a preskúmať novú politiku. Dajte zamestnancom šancu klásť otázky.
Politika by mala vždy pozostávať z politiky na papieri s odhlásením zamestnanca na druhom hárku.
Zamestnanci sa môžu podpísať, že prijali a pochopili pravidlá, ale si ponechajú kópiu pre svoje vlastné súbory.
Vzorové vyhlásenie o odhlásení
Toto je príklad signalizačného vyhlásenia na použitie:
Potvrdzujem prijatie a porozumenie pravidiel (Vaša spoločnosť). Pravidlá sú účinné (dátum) až do ďalšieho upozornenia.
_______________________________________________________
Podpis zamestnanca
_______________________________________________________
Meno zamestnanca (prosím, vytlačiť)
________________________________
dátum
Rozhodnite, ako budete v budúcnosti komunikovať s politikou
Zahrňte pravidlá do svojej príručky pre zamestnancov . Môžete tiež chcieť, aby sa táto politika stala súčasťou vašej novej orientácie zamestnancov .
Niektoré spoločnosti umiestňujú politiky do svojho intranetu alebo do zložky politiky na spoločnom disku počítačovej siete. Určte, či budete chcieť distribuovať pravidlá ďalšími spôsobmi.
Budete tiež chcieť archivovať a zverejňovať predchádzajúce pravidlá, ktoré táto politika nahrádza. Možno ich budete potrebovať pre právne alebo iné odporúčania v budúcnosti.
Interpretovať a integrovať pravidlá
Bez ohľadu na to, čo píšete v politike, vaša neskoršia politika a pracovné postupy určia skutočný význam politiky. Zamyslite sa nad konzistentnosťou a spravodlivosťou , keď interpretujete politiku v priebehu času.
Keď zistíte, že vaše praktiky sa líšia od písomných pravidiel, je čas na kontrolu a prepísanie pravidiel a cyklus začína znova.
Upozornenie: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú autoritatívne, nie sú zaručené pre presnosť a zákonnosť. Stránku číta celosvetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Požiadajte o právnu pomoc alebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že vaše právne vysvetlenie a rozhodnutia sú správne pre vašu polohu. Tieto informácie sú určené na usmernenie, nápady a pomoc.