Vyžadujte, aby vaša spätná väzba mala vplyv, aký si zaslúži spôsob a prístup, ktorý používate na poskytovanie spätnej väzby o výkonnosti. Vaša spätná väzba môže mať vplyv na ľudí, ak sa môžete vyhnúť vyvolaniu obrannej reakcie. Tieto pokyny vám pomôžu pomôcť zamestnancom rozvíjať ich výkonnosť.
Tu je návod, ako najlepšie poskytnúť spätnú väzbu:
- Efektívna spätná väzba zamestnancov je špecifická, nie všeobecná. Povedzte napríklad: "Správa, ktorú ste včera obrátili, bola dobre napísaná, zrozumiteľná a veľmi efektívne uvádzala vaše body o rozpočte." Nehovorte, "dobrá správa." Jedným z účelov efektívnej a konštruktívnej spätnej väzby je nechať jednotlivca poznať špecifické správanie, ktoré by ste od neho chceli vidieť viac. Všeobecná spätná väzba, ako je spomienka na zadnej strane, spôsobuje, že sa zamestnanec na chvíľu cíti dobre, ale nedokáže dobre posilniť správanie.
- Užitočná spätná väzba sa vždy zameriava na konkrétne správanie, nie na osobu alebo na jej zámery. (Keď ste sa počas schôdzky zúčastnili konkurenčných rozhovorov, zatiaľ čo Mary mala slovo, odviedli ste pozornosť ostatným ľuďom, v dôsledku čoho bola čiastočne zmeškaná.)
- Najlepšia spätná väzba je úprimne a čestne poskytnutá na pomoc. Verte mi, ľudia budú vedieť, či ju dostávajú z akéhokoľvek iného dôvodu. Väčšina ľudí má vnútorný radar, ktorý dokáže ľahko odhaliť neplodnosť. Majte to na pamäti, keď ponúkate spätnú väzbu.
- Úspešná spätná väzba opisuje akcie alebo správanie, s ktorými môže jednotlivec niečo urobiť. Ak môžete, poskytnite všetky nástroje, tréning, čas alebo podporu, ktoré daná osoba potrebuje na úspešné vykonanie, keď ju potrebujete.
- Kedykoľvek je to možné, požadovaná spätná väzba je silnejšia. Požiadajte o povolenie poskytnúť spätnú väzbu Povedzte: "Rád by som vám poskytol nejakú spätnú väzbu o prezentácii, je to s vami v poriadku?" To dáva príjemcovi určitú kontrolu nad situáciou, ktorá je žiaduca.
- Keď zdieľate informácie a konkrétne pozorovania, poskytujete spätnú väzbu, ktorú môže zamestnanec používať. Nezahŕňa radu, pokiaľ nemáte povolenie alebo radu. Spýtajte sa zamestnanca, čo môže robiť inak ako výsledok vypočutia spätnej väzby. S väčšou pravdepodobnosťou pomôžete zamestnancovi zmeniť jeho prístup, ako keby ste povedali zamestnancovi, čo má robiť alebo ako sa má zmeniť.
- Či je spätná väzba pozitívna alebo konštruktívna, poskytnite informácie čo najbližšie k udalosti. Efektívna spätná väzba je dobre načasovaná, aby zamestnanec mohol ľahko prepojiť spätnú väzbu so svojimi činnosťami.
- Efektívna spätná väzba zahŕňa to, čo alebo ako sa niečo urobilo, nie prečo. Otázka, prečo sa ľudia pýtajú na ich motiváciu a vyvolávajú obranu. Opýtajte sa, čo sa stalo? Ako sa to stalo? Ako môžete v budúcnosti zabrániť tomuto výsledku? Ako môžem urobiť lepšiu prácu, aby som vám pomohol? Čo odo mňa potrebujete v budúcnosti?
- Skontrolujte, či iná osoba chápe, čo ste oznámili pomocou spätnej väzby, ako je otázka alebo pozorovanie zmeneného správania. Nastavte si čas, aby ste sa znova spoznali, či spätná väzba zmenila výkonnosť a či sú potrebné ďalšie akcie.
- Úspešná spätná väzba je čo najkonzistentnejšia. Ak sú akcie skvelé dnes, budú zajtra skvelé. Ak porušenie pravidiel vyžaduje disciplinárne konanie , malo by byť vždy potrebné disciplinárne konanie.
Všeobecné tipy o poskytovaní efektívnej spätnej väzby
- Spätná väzba sa oznamuje osobe alebo skupine ľudí, pokiaľ ide o vplyv, ktorý má ich správanie na inú osobu, organizáciu, zákazníka alebo tím.
- Pozitívna spätná väzba znamená povedať niekomu o dobrých výsledkoch . Urobte túto spätnú väzbu včasnú, špecifickú a častú.
- Konštruktívna spätná väzba upozorňuje jednotlivca na oblasť, v ktorej by sa jeho výkon mohol zlepšiť. Konštruktívna spätná väzba nie je kritika. Je opisná a mala by byť vždy zameraná na činnosť, nie na osobu.
- Hlavným účelom konštruktívnej spätnej väzby je pomôcť ľuďom pochopiť, kde sú vo vzťahu k očakávanému a / alebo produktívnemu pracovnému správaniu.
- Uznanie efektívneho výkonu je silným motivátorom. Väčšina ľudí chce získať viac uznania, takže uznanie podporuje viac ocenených akcií.