Ako sa zamestnanci dostanú späť, keď trávia peniazmi na podnikanie?
Cestovné výdavky môžu zahŕňať ubytovanie, lety, pozemnú dopravu, tipy na zvončeky, jedlo a iné vedľajšie výdavky, ktoré môže zamestnanec zažiť počas cesty.
Ostatné výdavky na podnikanie môžu zahŕňať také veci ako prevzatie klientov alebo budúcich zamestnancov na obed, nákup kníh alebo iných vzdelávacích materiálov, ktoré zamestnávateľ pokrýva, alebo výdavky na riadenie recyklácie majetku spoločnosti.
Typy výdavkov, ktoré organizácia uhradí, sa nachádzajú v obchodných cestovných poriadkoch spoločnosti, zábavy a všeobecných návratných nákladoch v príručke pre zamestnancov . Zoznámte sa s pravidlami vašej spoločnosti, pretože váš zamestnávateľ môže pokryť výdavky rovnako rozmanité ako čistiareň a posilňovanie pri dlhších cestách.
Klientská zábava na služobných cestách je ďalším nákladom, ktorý sa dá uhradiť, ale poznajte pravidlá spoločnosti, aby ste neprekročili limity výdavkov. Chcete prejaviť pohostinnosť a zdvorilosť bez toho, aby ste prekročili rozpočet vášho zamestnávateľa na takéto výdavky.
Obľúbené sú teraz firemné kreditné karty, ktoré sú zverené ľuďom, ktorí sú zamestnanci na vyššej úrovni a ďalším zamestnancom, ktorí musia často cestovať za účelom podnikania.
Namiesto platenia výdavkov s vlastnými peniazmi zamestnanci účtujú kreditné karty spoločnosti všetky okrem náhodných a tipov.
Ide o pohodlný prístup k úhrade nákladov pre zamestnanca, keďže účty kreditnej karty dokumentujú presné výdavky bez toho, aby zamestnanec musel uložiť potvrdenia a vyplniť cestovné výkazy.
Vypĺňanie správy o úhrade výdavkov
V oboch prípadoch používania kreditnej karty spoločnosti a vyplácania hotovosti zamestnanci pravdepodobne budú musieť vyplniť správu o úhrade nákladov pri návrate z cesty. S firemnou kreditnou kartou budú musieť vysvetľovať menej než zrejmé poplatky, ktoré sa objavujú na účte kreditnej karty (oveľa jednoduchšie ako vyplnenie výkazu výdavkov od začiatku). Budú tiež účtovať spoločnosti za ďalšie príplatky, ktoré zaplatili za svoje vlastné peniaze alebo kreditné karty.
Keď zamestnanec zaplatí hotovosť, bude musieť uviesť a občas odôvodniť každý náklad, za ktorý sa požaduje náhrada. Tie sú preverené účtovníctvom, rovnako ako vyhlásenia spoločnosti pre kreditné karty. Neoprávnený výdavok alebo výdavok, ktorý je vylúčený firemnými pravidlami, sa neposkytuje, preto je potrebné poznať pravidlá vašej spoločnosti týkajúce sa služobných ciest.
Väčšina spoločností stanovila dátum, do ktorého musia byť predložené správy o úhrade nákladov, aby sa zabezpečilo, že zamestnanci budú preplatené a za správne účtovníctvo. Zamestnanci musia tieto pravidlá starostlivo dodržiavať, keďže niektoré organizácie nehradia náklady, ktoré sa po termíne uzatvorili. Poznajte pravidlá vašej spoločnosti.
Ďalšou metódou platenia cestovných výdavkov zamestnancov je denná diéta .
Otázka neobvyklého čitateľa týkajúca sa náhrady výdavkov
Čitateľ sa opýtal: "Naši externí obchodní zástupcovia majú veľké územia (viaceré štáty) a bežne cestujú, často vyžadujú prenocovanie. Bol som upozornený prostredníctvom účtovného oddelenia, že obchodný zástupca si so sebou vzal so sebou jednu domácu výlet a zaplatil hotelový poplatok za firemnú kreditnú kartu a tvrdila, že hotel by neoddelil poplatok a mala v úmysle vrátiť spoločnosť.
"Som prekvapený a hľadám návrhy, ako zvládnuť túto situáciu.Moje ľudské inštinkty mi hovoria, aby som napísal tohto zamestnanca kvôli zneužitiu finančných prostriedkov spoločnosti, ale dostávam odpory od riadenia predaja, ktorí chcú, aby som urobil konkrétnu politiku pre zvieratá.
"Naše používanie firemnej kreditnej karty jasne uvádza:" Táto karta sa používa IBA NA VÝDAVKY SPOLOČNOSTI.
Osobné použitie karty môže mať za následok prepadnutie karty alebo ukončenie. Obchodníci navyše budú zodpovední za neautorizované poplatky. " Napísali ste o takejto téme v minulosti? "
HR reakcia: Tu je to, čo musíte zvážiť. Prišiel zamestnanec do účtovníctva a vysvetlil problém, že hotel nebol schopný oddeliť poplatky za pet? Alebo bola chytená starostlivo preskúmaním jej výdavkov v účtovníctve?
Po prvé, je ťažké uveriť, že hotel nebol schopný oddeliť poplatky za domáce zvieratá. Po druhé, ak by hotel nemohol odlíšiť poplatok za domáceho zvieraťa, ako vedel, čo má zaplatiť za účtovanie?
Ak plánuje zaplatiť poplatok za domáce zviera iba vtedy, ak bola chytená a neposkytla dobrovoľne platbu, vzhľadom na vašu politiku si zasluhuje disciplinárne konanie . To by tiež záviselo od toho, ako ste v minulosti riešili podobné situácie. Mali iní zamestnanci preplatili spoločnosť za rôzne výdavky a nedostali žiadne disciplinárne opatrenia?
Často keď sa pozriete do situácie, zistíte, že existuje politika na jednej strane a ako bola implementovaná a uplatňovaná na druhej strane. Nechcete s touto osobou zaobchádzať inak, ako s ostatnými zamestnancami, ktoré boli zaobchádzané v minulosti.
Disciplinárne konanie nie je v poriadku, ak iní zamestnanci jednoducho vrátili spoločnosť v minulosti za podobné výdavky. Pamätajte, že nie som právnik, takže je to len názor kolega HR.
Vytváranie politiky týkajúcej sa domácich zvierat sa neodporúča, pretože to je príklad toho, že spoločnosť zasahuje do osobného života zamestnanca a prekračuje ho. Ak zamestnanci chcú zaplatiť za to, že ich domáce zvieratá cestujú s nimi, nie je to záujem spoločnosti.
Pokiaľ domáce zviera neovplyvňuje náklady na miesto pobytu alebo ich schopnosť zúčastňovať sa na obchodných účeloch cesty, nie je to podnikanie zamestnávateľa. Zamestnanec by mal, samozrejme, zaplatiť akékoľvek ďalšie poplatky, ktoré prinesie cestujúci.
Vaša politika cestovania je trochu mätúca a mohla by posilniť časť o "zodpovednosti za neautorizované platby", keď už politika stanovila, že sú povolené len výdavky na spoločnosť.
Viac: 10 tipov na zníženie nákladov na služobné cesty Mali by zamestnanci zdieľať izby?
Upozornenie: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú autoritatívne, nie sú zaručené pre presnosť a zákonnosť. Stránku číta celosvetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Požiadajte o právnu pomoc alebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že vaše právne vysvetlenie a rozhodnutia sú správne pre vašu polohu. Tieto informácie sú určené na usmernenie, nápady a pomoc.