Adresa neplánovaných absencií na zníženie absencie
Pre väčšinu firiem zodpovednosť za riadenie absentérií padla najmä na bezprostredných supervízorov.
Títo vedúci sú často jediní, ktorí si uvedomujú, že určitý zamestnanec chýba.
Majú najlepšiu pozíciu na to, aby pochopili okolnosti, ktoré sa týkajú neprítomnosti jednotlivca, a aby včas rozpoznali problém . Preto je ich aktívna účasť na procedúrach absencie spoločnosti kľúčová pre celkovú efektívnosť a budúci úspech politiky alebo programu absencie.
Aby bolo zabezpečené, že vedúci pracovníci sú komfortní a kompetentní v rámci svojej úlohy riadenia absencií, musia mať plnú podporu vrcholového manažmentu. Všetky strany si musia byť vedomé cieľa stratégií a postupov absencie. V prípade rozdielov medzi oddeleniami; politika môže stratiť svoju účinnosť.
V záujme zabezpečenia väčšej konzistentnosti by školitelia mali byť vyškolení v ich zodpovednostiach v oblasti riadenia absencií, mali by sa poradiť s tým, ako vykonávať efektívne rozhovory o návrate do práce a vzdelávať sa v prípade potreby pri uplatňovaní disciplinárnych postupov .
Zodpovednosť dozorného orgánu
Okrem toho, že sa zabezpečuje, že práca je primerane pokrytá počas neprítomnosti zamestnanca, existuje niekoľko ďalších kritických krokov, ktoré musia nadriadení prijať na zvládnutie absencie. By mali:
- zabezpečiť, aby všetci zamestnanci boli plne oboznámení s politikou a postupmi organizácie pri riešení neprítomnosti,
- byť prvým kontaktným miestom, keď zamestnanec telefonuje v chorých,
- uchovávať primerane podrobné, presné a aktuálne záznamy o absencii svojich zamestnancov (napr. dátum, povaha choroby / dôvod absencie, očakávaný dátum návratu do zamestnania, ak je to potrebné, lekárska certifikácia),
- identifikovať akékoľvek vzorce alebo trendy absencií, ktoré vyvolávajú obavy,
- uskutočniť rozhovory o návrate do práce a
- v prípade potreby vykonávať disciplinárne postupy.
Návrat do práce
Školenie školiteľov o tom, ako najlepšie spravovať absenciu, by malo zahŕňať pokyny na to, ako vykonávať účinné a spravodlivé rozhovory o návrate do práce. Nedávne národné prieskumy naznačujú, že tieto rozhovory sú považované za jeden z najefektívnejších nástrojov na zvládnutie krátkodobej absencie.
Diskusia o návrate do práce umožní nadriadenému privítať zamestnanca späť do práce, okrem toho, že demonštruje silný záväzok manažmentu riadiť a riadiť absenciu na pracovisku. Rozhovor umožní skontrolovať, či je zamestnanec dostatočný na návrat do práce.
Potrebné papierovanie je možné dokončiť tak, aby bola neprítomnosť a jej záver správne zaznamenané. Skutočnosť, že zavedený postup na vyšetrovanie a diskusiu o neprítomnosti so zamestnancom môže sám osebe pôsobiť ako odradzujúci prostriedok proti neúčasti z neoprávnených dôvodov.
Rozhovory je potrebné vykonať čo najskôr po návrate do práce (najneskôr jeden deň po jeho návrate). Zamestnancovi by mala byť poskytnutá dostatočná príležitosť na načrtnutie dôvodov jeho neprítomnosti. Vedúci by mal použiť rozhovor ako čas na preskúmanie akýchkoľvek problémov, ktoré zamestnanec môže mať, ktoré vedú k neprítomnosti.
Cieľom je podporiť otvorenú a podpornú kultúru . Existujú postupy, ktoré zabezpečujú, aby sa v prípade potreby poskytovala pomoc a poradenstvo a aby zamestnanec bol schopný vrátiť sa do práce.
Zamestnanci zvyčajne ocenia možnosť vysvetliť skutočné dôvody neprítomnosti v rámci formalizovanej štruktúry. Ak by nadriadený pochyboval o pravosti dôvodov pre absenciu, mal by využiť túto príležitosť na vyjadrenie akýchkoľvek pochybností alebo obáv.
Zamestnanec si musí byť vždy vedomý toho, že rozhovor nie je len súčasťou firemných postupov, ale významného stretnutia, počas ktorého bola zaznamenaná neprítomnosť a môže mať dôsledky na budúce zamestnanie. Disciplinárne konanie spoločnosti , v prípade neprijateľnej úrovne neprítomnosti, by malo byť zamestnancovi vysvetlené.
V žiadnom momente počas stretnutia by sa rozhovor nestal formou trestu, ale mal by sa považovať za príležitosť na zvýraznenie a vysvetlenie dôsledkov neprítomnosti v oddelení. Prevažná väčšina zamestnancov má pocit hrdosti a úspechov z ich práce a manažment by mal byť povzbudzovaný k tomu, aby zaobchádzal s týmito jednotlivcami ako s zodpovednými dospelými.
Odporúčané disciplinárne postupy v prípade pokračovania absencie
V nasledujúcich usmerneniach sa uvádzajú odporúčané kroky, ktoré sa majú vykonať v prípadoch, keď sa krátkodobé absencie v určitej dobe považujú za nad prijateľnú úroveň.
Fáza 1: Rozhovor pre poradenstvo
- Bezprostredný vedúci zamestnanca by mal zamestnancovi odporučiť jeho obavy z neprítomnosti, pokúsiť sa zistiť príčiny choroby a určiť, čo je potrebné urobiť pre zlepšenie účasti.
- Ak sa v tomto štádiu zistí akýkoľvek zdravotný stav a pravdepodobne bude mať vplyv na pracovnú vhodnosť, dozorný orgán by mal dohodnúť stretnutie s lekárom schváleným firmou. To by malo zamestnanec písomne potvrdiť do piatich pracovných dní.
- Ak sa z diskusie nezdá, že problém je spôsobený základnou pracovnou neschopnosťou, dozorný pracovník by mal zamestnancovi odporučiť, že zatiaľ čo zaznamenané ochorenia môžu byť skutočné, očakáva sa trvalé zlepšenie prítomnosti alebo ďalšia fáza postupu bude zobraný.
- Preskúmanie návštev sa automaticky vykoná každý mesiac na ďalších šesť mesiacov.
2. fáza: prvé formálne preskúmanie ( verbálna varovná fáza)
- Ak sa absencia zamestnanca bude naďalej zhoršovať po analýze a pravidelnom monitorovaní, mal by byť pozvaný, aby sa zúčastnil na formálnom stretnutí s nadriadeným.
- Záznam o absencii by mal byť podrobne opísaný v liste, v ktorom sa zamestnanec vyzýva na tento rozhovor. Zamestnancovi treba upozorniť, že je oprávnená zastupovať zástupca odboru alebo kolega podľa potreby.
- Účelom tohto stretnutia bude:
- pokračovať v diskusii o základných dôvodoch neprítomnosti,
- poradiť zamestnancovi služby a nákladovým dôsledkom jej neprítomnosti a
- upozorniť zamestnanca (okrem prípadu, keď sa rozhodne požiadať o lekárske poradenstvo), že ak nedôjde k výraznému a trvalému zlepšeniu , môže byť jeho zamestnanie ukončené z dôvodu jej neschopnosti udržiavať prijateľnú úroveň účasti. Toto predstavuje slovné upozornenie. - Ak je lekárska starostlivosť opodstatnená, okamžite je potrebné postupovať. Schôdza je preto odložená len preto, aby sa táto časť procesu mohla dokončiť. Do piatich pracovných dní musí zamestnanec dostať lekársku pomoc. Stretnutie sa znova uskutoční s personálom ľudských zdrojov a diskutuje sa o lekároch.
- Ak lekár potvrdí spôsobilosť na prácu, zamestnanec by mal byť upozornený na dôsledky neustálej neprítomnosti.
Stupeň 3: Druhé formálne preskúmanie (písomná varovná fáza)
- Pravidelné monitorovanie naznačuje, že nedošlo k žiadnemu zlepšeniu schémy neprítomnosti, s HR bude usporiadané druhé formálne stretnutie.
- List, v ktorom sa zamestnanec na schôdzi pozýva, bude obsahovať záznam o absencii a opäť poradenstvo o zastúpení.
- Akékoľvek nové informácie poskytnuté na stretnutí týkajúce sa ochorenia alebo zmeny charakteru choroby môže byť potrebné posúdiť lekárom schváleným firmou.
- Zamestnanec by mal mať možnosť vysvetliť svoj záznam o absencii. Ak je to vhodné, dozorný orgán by mal zamestnancovi informovať, že sa vydá formálne písomné upozornenie a že toto upozornenie zostane v spise zamestnanca na určité obdobie. Kópiu upozornenia by mala byť vydaná zamestnancovi a jeho zástupcovi.
- Zamestnanec by mal byť informovaný o tom, že nedodržanie očakávaní prítomnosti spoločnosti a zlepšenie súčasného neprijateľného záznamu o neprítomnosti povedie k ukončeniu zamestnania zamestnanca .
- Ak je pochybnosť o spôsobilosti na prácu, postupujte podľa pokynov lekára s možnosťami opätovného nasadenia. Konzultujte so zástupcom odborového zväzu zamestnanca (ak je to možné) o procese a možnostiach opätovného nasadenia.
Štádium 4: Dočasné pozastavenie z práce
- Ak po vykonaní predchádzajúcich etáp disciplinárneho procesu nedôjde k žiadnemu zlepšeniu účasti, vedenie môže pokračovať v dočasnom pozastavení bez platenia. Zámer pozastaviť by mal byť potvrdený v písomnej forme s podrobnosťami o začiatkoch a koncoch. Kópia listu o pozastavení by sa mala zaslať zástupcovi zamestnanca (ak je to vhodné).
Etapa 5: Ukončenie zamestnania
- Toto je posledná fáza disciplinárneho procesu, pri ktorom je zamestnanec prepustený z dôvodu neschopnosti splniť požiadavky spoločnosti na dochádzku do práce. Odvolanie sa môže uskutočniť iba s písomným splnomocnením vedúceho manažéra a HR.
- List, v ktorom sa volá zamestnanec, bude opäť obsahovať rady o zastúpení a načrtne záznam o absencii. Zamestnancovi treba upozorniť, že v dôsledku pohovoru môže byť prepustený z dôvodu neschopnosti vykonávať pracovné povinnosti .
- Opätovne sa môže poradiť s podnikovým lekárom, ak sa objavia nové informácie týkajúce sa zdravia zamestnanca alebo pracovnej schopnosti.
- Ak sa rozhodne o prepustení na základe spôsobilosti, kópia listu o prepustení by mala byť zaslaná zástupcovi zamestnanca (ak je to vhodné).
- Zamestnanec môže mať právo odvolať sa proti prepusteniu. Odvolanie by malo byť v súlade s disciplinárnymi postupmi spoločnosti.
Výzvy v riadení absencie
Uvedomte si, že vedúci pracovníci sú často nepríjemní alebo nechcú hlásiť o tých, ktorí prekročili prijateľnú úroveň absencie. Z dôvodu mnohých tlakov, ktoré sa už týkajú nadriadených, nie je dôsledná implementácia politík absentérstva vždy ich najvyššou prioritou.
Je dôležité, aby sme sa snažili odobrať subjektivitu z riadenia absencie a zabezpečiť, aby sa so všetkými zamestnancami zaobchádzalo rovnako . Je nevyhnutné, aby boli všetci konzistentní, trvalí a spravodliví. Ak sa neprítomnosť nezaoberá alebo nekonzultuje, môže to mať za následok nižšiu morálku.
Väčšina zamestnancov ocení politiky a programy, ktoré sú uľahčujúce a nie trestné. Prísne alebo represívne opatrenia, ktoré prinútia zamestnancov, aby prišli do práce, môžu mať za následok, že zamestnanci sa stanú "neprítomnými počas práce".
Robia čo najmenej a odolávajú všetkým snahám, aby ich urobili viac. Mali by sa implementovať aj iné programy, ktoré pomáhajú zamestnancom byť prítomní v práci, ako je flexibilné plánovanie práce, zdieľanie práce , odmeny za účasť a wellness programy.