Súbor zamestnancov je všeobecne uložený v uzamknutej, protipožiarnej skrinke v uzamknutom priestore, ktorý je prístupný personálu personálneho oddelenia.
Dôležitá je dôvernosť informácií o zamestnancoch v osobnom spise.
Spomedzi všetkých firemných záznamov o zamestnancoch je zamestnanec najčastejšie dostupný denne na informáciu zamestnávateľom, dozorným orgánom alebo zamestnancami v oblasti ľudských zdrojov.
Úvahy o obsahu súboru zamestnancov zamestnancov
Základné zásady a otázky, ktoré je potrebné zvážiť pri podávaní akéhokoľvek dokumentu v súbore zamestnancov, sú tieto.
- Bude zamestnávateľ potrebovať konkrétny dokument na odôvodnenie rozhodnutia, ak bol zamestnávateľ žalovaný? Potreboval zamestnávateľ dokument v súdnom konaní?
- Zistil zamestnanec a pochopil, že dokument bude podaný v jeho osobnom spise? Vo väčšine prípadov by zamestnávatelia mali mať zamestnanca podpísať dokument, aby nesúhlasil s obsahom dokumentu, ale uznať, že sú si vedomí a prečítali dokument.
- Žiadne prekvapenie, názory alebo osobné poznámky o zamestnancovi by sa nikdy nemali umiestniť do zamestnaneckého personálneho spisu. Len fakty, žiadne špekulatívne myšlienky, patria do zamestnaneckého personálneho spisu.
Obsah súboru zamestnancov personálu
Nasledujú odporúčania týkajúce sa dokumentácie, ktorú by zamestnávateľ mal uchovávať v zložke zamestnancov personálu.
história zamestnaní
- Žiadosť o zamestnanie
- Pokračovať
- Pokračujte v sprievodnom liste
- Overenie vzdelávania
- Overenie zamestnanosti
- Odmietavý list
- Popis pozície pozície
- Záznamy o analýze úloh
- Písomná pracovná ponuka alebo pracovná zmluva
- Agentúra pre zamestnanosť alebo dohodu o dočasnej agentúre, ak sa používa
- Kontaktné informácie o núdzových situáciách
- Formulár potvrdenia o podpísaní príručke pre zamestnancov, ktorý zobrazuje prijatie príručky pre zamestnancov
- Kontrolný zoznam z novej orientácie zamestnancov zobrazujúci témy, na ktoré sa vzťahuje a kým
- Všetky dohody o premiestnení a dokumentácia
- Každá zmluva, písomná dohoda, prijatie alebo potvrdenie medzi zamestnancom a zamestnávateľom (napríklad nekompetentná dohoda , pracovná zmluva alebo dohoda týkajúca sa vozidla poskytnutého spoločnosťou), napríklad
- Životné formy oficiálnych zamestnancov vrátane: žiadostí o transfer , povýšenia , interných žiadostí o zamestnanie atď
- Akákoľvek iná dokumentácia týkajúca sa zamestnania
Vývoj a zlepšenie výkonnosti zamestnancov
- Kópie akýchkoľvek hodnotení výkonnosti alebo plánov rozvoja zamestnancov
- Samohodnotenie zamestnancov
- Záznamy z akýchkoľvek oficiálnych poradenských zasadnutí
- Poznámky o účasti alebo oneskorenia
- Dokumentácia plánu zlepšenia výkonnosti
- Správy o disciplinárnych opatreniach
- Rozpoznanie zamestnancov, ako sú certifikáty, písmená uznania a tak ďalej
- Formálne návrhy a odporúčania zamestnancov, odpovede organizácie
- Výcvikové záznamy
- Žiadosti o odbornú prípravu
- Hodnotenie kompetencií
- Oznamovanie alebo plánovanie tréningových tried alebo relácií
- Podpísané hodnotenia potrieb
- Správy o výdavkoch na školenia
- Sťažnosti od zákazníkov alebo spolupracovníkov
Záznamy o ukončení zamestnania
- Odstúpenie od zamestnanca
- Ukončite dokumentáciu s rozhovormi
- Oznámenie o Cobra
- Kontrolný zoznam pre ukončenie zamestnania
- Konečné zúčtovanie všetkých aspektov zamestnania zamestnanca, ako je záverečná výplata , dovolenka, návratnosť majetku spoločnosti atď.
K dispozícii sú ďalšie dokumenty týkajúce sa osobných súborov.