Či už ide o hodnotenie výkonnosti , stretnutie na úpravu platov alebo implementáciu plánu zlepšovania výkonnosti (PIP) , vám tieto tipy pomôžu s väčšou istotou viesť schôdzku.
Tieto tipy sa vzťahujú na každodenné konverzácie so zamestnancami. Sú tiež kritické vo vašom pravidelnom formálnom stretnutí so zamestnancami, aby diskutovali o cieľoch a výkonnosti práce. Tieto desať tipov vám pomôže urobiť recenzie výkonnosti pozitívne a motivujúce. Budú sa zlepšovať - bez deflácie - vaša schopnosť komunikovať s vašimi reportujúcimi zamestnancami.
Tipy na kontrolu výkonnosti
Zamestnanec by nikdy nemal počuť o pozitívnom výkone alebo výkonnosti, ktoré by bolo potrebné zlepšiť po prvýkrát na vašom oficiálnom diskusnom stretnutí o výkone, pokiaľ nejde o nové informácie alebo poznatky. Efektívni manažéri diskutujú o pozitívnej výkonnosti a oblastiach, kde sa dá zlepšiť pravidelne, a to aj denne alebo týždenne. Cieľom je, aby obsah diskusie o preskúmaní výkonnosti prehodnotil kritické body.
V záujme pravidelnej spätnej väzby nie sú recenzie výkonnosti každoročnou udalosťou . Štvrťročné stretnutia sa odporúčajú so zamestnancami.
V jednej stredne veľkej spoločnosti sa plánovanie a hodnotenie pracovných miest uskutočňuje dvakrát ročne. Plánovanie rozvoja kariéry pre zamestnancov je naplánované aj dvakrát ročne, takže zamestnanec preberá svoju prácu a kariéru formálne štyrikrát do roka.
Bez ohľadu na komponenty procesu hodnotenia výkonnosti, prvým krokom je nastavenie cieľa .
Je nevyhnutné, aby zamestnanec presne vedel, čo sa od jeho výkonov očakáva. Vaše pravidelné diskusie o výkonnosti sa musia zamerať na tieto významné časti zamestnania.
Tento pracovný plán je potrebné zdokumentovať: ciele a očakávania v pracovnom pláne alebo vo formáte pracovných očakávaní alebo vo formáte vášho zamestnávateľa. Bez písomnej dohody a spoločného obrazu o cieľoch zamestnanca je úspech pre zamestnanca nepravdepodobný.
Počas prípravy a nastavenia cieľov musíte urobiť jasné, ako vyhodnotíte výkonnosť zamestnanca. Opíšte presne to, čo hľadáte od zamestnanca, a presne, ako posúdite výkonnosť. Diskutujte so zamestnancom o jej úlohe v procese hodnotenia. Ak proces hodnotenia výkonnosti vašej organizácie zahŕňa aj sebahodnotenie zamestnancov , zdieľajte formulár a hovorte o tom, čo samohodnotenie znamená.
Zdieľanie formátu kontroly výkonu
Uistite sa, že so zamestnancom zdieľate aj formát posudzovania výkonnosti , takže na konci obdobia hodnotenia výkonnosti nie je prekvapený. Významnou súčasťou tejto hodnotiacej diskusie je zdieľať so zamestnancom, ako vaša organizácia bude hodnotiť výkonnosť.
Zamestnanec musí pochopiť, že ak bude robiť to, čo sa očakáva, bude považovaný za výkonného zamestnanca.
V niektorých organizáciách, ktoré zaradia zamestnancov, je to ekvivalent tri stupnice na päťbodovej stupnici. Zamestnanec musí urobiť viac, než len vykonať, aby bol považovaný za vynikajúceho zamestnanca.
Vyhýbajte sa zvukovým efektom, v ktorých všetko, o ktorom sa diskutuje, zahŕňa pozitívne a negatívne nedávne udalosti. Nedávne udalosti farbujú váš názor na výkonnosť zamestnanca. Namiesto toho ste zodpovední za dokumentovanie pozitívnych udalostí, ako sú dokončené projekty a negatívne udalosti, ako napríklad zmeškané termíny, počas celého obdobia, ktoré sa vzťahuje na preskúmanie výkonnosti.
(V niektorých organizáciách sa tieto nazývajú kritické hlásenia o incidentoch.) Požiadajte zamestnanca, aby urobil to isté, aby ste spoločne vytvorili komplexný pohľad na výkonnosť zamestnanca počas časového obdobia, ktoré zahŕňa vaša diskusia.
Vyžiadajte si spätnú väzbu
Požiadať spätnú väzbu od kolegov, ktorí úzko spolupracovali so zamestnancom. Niekedy nazývaná spätná väzba 360 stupňov, pretože získate spätnú väzbu od zamestnanca od jeho šéfa, spolupracovníkov a akéhokoľvek spravodajského personálu, používate spätnú väzbu na rozšírenie informácií o výkonnosti, ktoré poskytujete zamestnancovi.
Začnite s neformálnymi diskusiami a získajte spätnú väzbu. Zvážte vývoj formátu tak, aby bola spätná väzba ľahko stráviteľná a zdieľaná s manažérom. Ak vaša spoločnosť použije formulár, ktorý vyplníte pred schôdzou, predbežne skontrolujte stretnutie zamestnanca. To umožňuje zamestnancovi stráviť obsah predtým, ako s tebou diskutuje o podrobnostiach. Toto jednoduché gesto môže odstrániť veľa emócií a drámy zo stretnutia o preskúmaní výkonnosti.
Príprava na diskusiu
Pripravte sa na diskusiu so zamestnancom. Nikdy neprejdite do prehľadu výkonnosti bez prípravy. Ak ste to krídlo, hodnotenie výkonov zlyhá. Budete chýbať kľúčové príležitosti na spätnú väzbu a zlepšenie a zamestnanec nebude cítiť povzbudený o svojich úspechoch. Dokumentácia, ktorú ste si udržiavali počas obdobia kontroly výkonnosti, vám dobre slúži, keď sa pripravujete na kontrolu výkonnosti zamestnanca.
Ak je to potrebné, postupujte s pracovníkmi ľudských zdrojov, kolegom alebo s manažérom. Jot poznamenáva hlavné body spätnej väzby. Zahrňte body odrážok, ktoré jasne ilustrujú bod, ktorý chcete zamestnancovi urobiť. Čím viac môžete identifikovať vzory a ukázať príklady, tým lepšie bude zamestnanec rozumieť a budete môcť reagovať na spätnú väzbu.
Stretnutie so zamestnancom
Keď sa stretnete so zamestnancom, strávte čas na pozitívnych aspektoch jeho vystúpenia. Vo väčšine prípadov by diskusia o pozitívnych zložkách výkonnosti zamestnanca mala trvať viac času než negatívna zložka.
Pre vašich nadpriemerných výkonných zamestnancov a vašich výkonných zamestnancov by pozitívna spätná väzba a diskusia o tom, ako môže zamestnanec naďalej zvyšovať svoju výkonnosť, by mala zahŕňať väčšinu diskusií. Zamestnanec nájde toto odmeňovanie a motiváciu.
Žiaden výkon zamestnanca nie je úplne negatívny - ak áno, prečo zamestnanec stále pracuje pre vašu organizáciu? Nezabudnite však na oblasti, ktoré potrebujú zlepšenie. Najmä pre slabšieho zamestnanca hovorte priamo a nerozmýšľajte. Ak nie ste priami, zamestnanec nerozumie závažnosti situácie v oblasti výkonu. Použite príklady z celého časového obdobia, na ktoré sa vzťahuje kontrola výkonnosti.
Konverzácia je kľúčom k stretnutiu o produkčnej výkonnosti
Duch, v ktorom pristupujete k tomuto rozhovoru, bude mať rozdiel v tom, či je účinný. Ak je váš zámer skutočný, pomôžete zamestnancovi vylepšiť a máte pozitívny vzťah so zamestnancom, konverzácia je jednoduchšia a efektívnejšia.
Zamestnanec musí dôverovať, že mu chcete pomôcť zlepšiť jeho výkon. Musí počuť, že hovoríte, že máte dôveru v jeho schopnosť zlepšiť sa. To mu pomáha uveriť, že má schopnosť a potrebnú podporu na zlepšenie.
Konverzácia je kľúčové slovo pri definovaní stretnutia na kontrolu výkonnosti. Ak robíte všetky rozhovory alebo stretnutie sa stáva prednáškou, kontrola výkonnosti je menej efektívna. Zamestnanec sa bude cítiť, akoby bol zatknutý a nespravodlivo sa s ním zaobchádzalo. Nie je to tak, ako chcete, aby zamestnanci mali pocit, keď opúšťajú svoje recenzie výkonnosti.
Chcete mať zamestnanca, ktorý je motivovaný a nadšený jeho schopnosťou pokračovať v raste, rozvíjať a prispievať. Zamerajte sa na hodnotiace stretnutia, v ktorých zamestnanec hovorí viac ako polovicu času. Môžete povzbudiť túto rozhovor tak, že položíte takéto otázky.
- Čo očakávate, že bude najviac náročné na vaše ciele v tomto štvrťroku?
- Akú podporu vám môže poskytnúť oddelenie, ktoré vám pomôže dosiahnuť tieto ciele?
- Aké sú vaše nádeje na vaše úspechy v našej spoločnosti v tomto roku?
- Ako môžem byť pre vás lepší manažér?
- Ako často chcete dostávať spätnú väzbu?
- Aký druh plánu môžeme nastaviť tak, aby ste sa necítili mikromanažovaní, ale dostávam spätnú väzbu, ktorú potrebujem, pokiaľ ide o váš pokrok v dosahovaní vašich cieľov?
- Aký by bol užitočný program pre naše týždenné stretnutia "one-to-one" ?
Ak budete brať tieto tipy na preskúmanie výkonnosti do srdca a budete tieto odporúčania vykonávať na svojich stretnutiach na preskúmanie výkonnosti, vyviniete významný nástroj pre vrecko na správu nástrojov. Preskúmanie výkonnosti môže zlepšiť váš vzťah so zamestnancami, zlepšiť výkonnosť vašej organizácie a výrazne zvýšiť komunikáciu medzi zamestnancami a manažérom - čo je výhodou pre zákazníkov a pracovné vzťahy.