Urobte stretnutia menej nudné, aby ste dosiahli ich účel
Ak ľudia nevenujú pozornosť a sústreďujú sa, stretnutie je len stratou času všetkých. Ako môžete urobiť nudné stretnutia viac vzrušujúce, aby niečo dokázali?
Tu je 5 praktických tipov:
1. Zakázať SmartPhone
Áno, je to ako hovoriť ľuďom, aby hodili svoje deti na deň vlkov pred príchodom na stretnutie. Ľudia budú trvať na tom, že musia mať svoje telefóny - v konečnom dôsledku môže dôjsť k núdzovej situácii. Áno. Svet by sa mohol skončiť počas vášho štvrťročného plánovacieho stretnutia, ale je to nepravdepodobné.
Problém s dnešnou technológiou spočíva v tom, že vám umožňuje sústrediť sa na to, čo nie je pred vami - stretnutie. Zaujímavá vec je, že ak by ľudia boli tvárou v tvár s ľuďmi, ktorí počas schôdzky posielali textové správy, mali by niekoho iného posielať správy. Telefóny zostanú v stôl .
Bez telefónu sa počas stretnutia vyskytnú dve veci. Ste nútení zostať v prítomnosti a prestoje sa strávia v komunikácii s ostatnými účastníkmi. Prečo je to dôležité? Pretože zistíte, že vaše stretnutia sú zaujímavejšie, keď poznáte svojich kolegov.
Ako ich poznáte? Rozprávanie s nimi.
Čo robiť, keď máte telefón? Nehovoríš s novými ľuďmi.
2. Pripravte, pripravte, pripravte
Stretnutie, kde vedúci alebo moderátor príde neskoro , nemá program a krídla to je nudné a zdĺhavé. Dobre pripravené stretnutie môže byť fascinujúce a pútavé. Keď vedúci má plán a účel, stretnutie bude zaujímavejšie.
Ak nie je žiadny smer alebo cieľ, stretnutie nebude zaujímavé.
Druhou časťou prípravy je zlepšenie vlastných zručností. Boli ste na stretnutiach, ktoré boli produktívne a interaktívne a cítili ste, že by ste mohli ísť ďalej a dosiahnuť skvelé veci. A stretli ste sa na stretnutiach, kde ste si celkom istí, že ak usnete, nikto vám nebude chýbať a nestratíte nič dôležité. Rozdiel je osoba, ktorá vedie stretnutie.
Ak sú vaše stretnutia nudné, pozrite sa do zrkadla . Nájsť spôsob, ako zlepšiť. Môžete si vziať formálnu triedu (vaše oddelenie ľudských zdrojov vám môže pomôcť s návrhmi), môžete požiadať o spätnú väzbu a poradenstvo od spolupracovníka, ktorého zručnosti stretnutia si obdivujete, alebo môžete absolvovať online triedu. Veľa pomoci je k dispozícii pre vás a veľa z toho je zadarmo pre prijatie, keď chcete, aby vaše obvyklé nudné stretnutia vzrušujúce.
3. Všetci sa zúčastňujú
Prečo by sa mal každý zúčastniť? No, pretože ak nie je potrebná účasť, môžete vyriešiť celý problém prostredníctvom e-mailu. Vážne. Je veľmi málo času, keď potrebujete uviesť skupinu, aby ste poskytli informácie.
Áno, existujú niektoré veci, ako sú masové prepúšťanie alebo úplná reštrukturalizácia spoločnosti, ktorá prekoná lepšie, ak máte manažéra hovoriť s celou skupinou, ale vo väčšine prípadov by stretnutia mali byť vždy interaktívne .
Ako interaktívne? No, to závisí od účelu stretnutia. Ak ide o brainstorming , každý by mal hovoriť. Ak niekto nehovorí, obráťte sa na túto osobu. Introvertovia nemusia tento typ stretnutia odporu - a nemali by ste stretávať s vysokým tlakom na introverty tým, že ich umiestnite na mieste.
Vaša kultúra stretnutí však musí zabezpečiť, aby sa všetci zúčastňovali na týchto brainstormingových stretnutiach a mali by vedieť, že ich účasť je potrebná vopred.
Ak ide o plánovacie stretnutie alebo stretnutie na stanovenie cieľa , alebo dokonca štvrťročné zasadnutie správy, mal by existovať čas na vstup, či sa majú klásť otázky alebo robiť pripomienky. Atmosféra musí podporiť účasť, ale s niekoľkými obmedzeniami (pozri nižšie).
4. Nedovoľte, aby každá osoba dominovala
Ak vediete stretnutie , je prirodzené, že by ste mali hovoriť najviac.
Po vy, ale nechcete, aby iná osoba ovládala rozhovor. To môže spôsobiť, že stretnutie je zdĺhavé. Pamätajte na presmerovanie pripomienok a telefonujte s ľuďmi, o ktorých viete, že sú odborníkmi v tejto oblasti, aby rozptýli nutkajúci hovorca.
Napríklad, keď Jane urobila svoju štvrtú poznámku a začala ísť na pätinu, odstránila ju čo najkrajšie tým, že povedala: "Vďaka, Jane, poznáme tvoju pozíciu. Rád by som počul, čo Karen musí povedať. A Jim a Bob ešte nemali šancu hovoriť.
Niekedy budete musieť pred schôdzou hovoriť s Janesom z vašej kancelárie, aby ste im pripomenuli, že cieľom stretnutia ako skupiny je zdieľať nápady so všetkými a ak bude dominovať, stretnutie nebude tak úspešné. Alebo ihneď po stretnutí funguje dobre, pretože v prípade potreby budete mať nové príklady.
Ľudia, ktorí si venovali čas na účasť na stretnutí prinášajúcom svoje vedomosti a skúsenosti, si zaslúžia možnosť vyjadriť sa a zdieľať svoje názory. Ako vodca sa môžete naučiť ovládať správanie, ktoré podkopáva stretnutie .
5. Vykonajte akčné položky
Stretnutie, ktoré končí bez akcií, bolo len strata času . Je to informačný skládok, v takom prípade stretnutie nebolo najlepším spôsobom, ako pokračovať. Zaujímavé a vzrušujúce stretnutie sa končí vecami, ktoré môžu a mali ľudia robiť - či už na dosiahnutie svojich individuálnych cieľov alebo cieľov spoločnosti, alebo v ideálnom prípade oboje. Ak ľudia nechodia ďalej vediac, aké sú ich ďalšie kroky, stretnutie zlyhalo.
Popri tom, že máte akčné body, je potrebné pokračovať. Môže sa to uskutočniť na druhom stretnutí alebo individuálne, ale musí sa to stať. Ľudia vyladia, ak vedia, že položky akcie sú určené na prehliadku.
Stretnutia nikdy nenahradia výlety do Disneylandu za vzrušenie, ale môžete ich urobiť viac vzrušujúce, zaujímavé a produktívne. Vykonajte tieto päť zmien a vaše obvyklé nudné stretnutia urobíte viac vzrušujúce pre ľudí, ktorí sa zúčastňujú. A to je dobrá vec pre úspech vašej organizácie.