Napriek tomu sa niekedy musíme stretnúť. A áno, od expertov sú k dispozícii nejaké skvelé rady týkajúce sa časového riadenia, kontroly agendy a pravidiel.
Sústredenie je trochu iné a ponúka niekoľko skúsených a pravdivých pokynov, ktoré pomôžu manažérom premeniť päť spoločných typov stretnutí na bezbolestné a produktívne udalosti.
Päť spoločných riešení pre stretnutia
1. Odstráňte smrť pomocou aktualizácií "okolo tabuľky" . Toto stretnutie poznáte. Cram osemnásť ľudí v miestnosti a potom vyžadujú, aby každý človek zdieľať aktualizáciu, ktorá zvyčajne znie ako pokus ospravedlniť ich existenciu a urobiť prípad pre ich zakotvenie vo veľkej sály slávy zamestnancov. Vedúci predstavitelia a vedúci predstavitelia sú notoricky známi pri vedení týchto stretnutí a naivne veria, že je to skvelý spôsob, ako všetci počuť, čo sa deje vo firme. V skutočnosti ľudia väčšinou naladia a sústredia sa na plánovanie svojej vlastnej aktualizácie, ktorú nikto nebude počúvať.
Namiesto toho: Spojte sa s kolegami, členmi tímu alebo kľúčovými kolegami, ale nepodľahnite prístupu "okolo stola". Ponúkajte informácie na základe výnimky.
Zdieľajte relevantné správy vrátane finančných výsledkov, veľkých zákazníkov alebo aktualizácie iniciatív v rámci celej organizácie. Tiež rozšíriť ponuku pre jednotlivcov, aby vzniesli dôležité otázky. Ak sa vyskytne niečo pozoruhodné a nie je všeobecne známe, niekto by sa o to mal podeliť. Ak jedna skupina potrebuje pomoc od inej skupiny, podajte žiadosť.
V opačnom prípade nenechajte všetkých účastníkov zdieľať.
2. Stavové stretnutia vo všeobecnosti. Môžu to byť brutálne časomilári, najmä keď sa zablokujú ako opakujúce sa udalosti a sú zle spravované.
Namiesto toho : Nikdy nehovorte o schôdzke za niečo, čo by ste si mohli pozrieť. Využite technologické nástroje dnešného dňa, aby vaše pracovné tímy udržali aktuálnu a viditeľnú aktualizáciu stavu, kde si ju každý môže všimnúť kliknutím myši. Ak sa musíte stretnúť s plánovaným termínom stretnutia na polovicu alebo pomocou agilných prístupov a spustiť krátke stretnutia "stand-up". Buďte drakoničtí v súvislosti so zmenami a rozptýleniami, ktoré predlžujú tieto zasadnutia. Zamerajte sa na stav zdieľania a požiadajte ľudí o riešenie problémov mimo tohto fóra.
3. Neštruktúrované schôdzky brainstormingu. Väčšina stretnutí s brainstormingom je tak zle uľahčená, že skončíme potlačovaním myšlienok, podporou šéfovho nápadu alebo vytváraním skvelých zoznamov chytrých vecí, ktoré nie sú nikdy počuť ani vidieť.
Namiesto toho: Pracujte na definovaní témy brainstorming a zdieľajte ju s pozvanými pred stretnutím. Zozbierajte ich vstupy, konsolidujte ich a uverejňujte ich alebo ich zdieľajte bez toho, aby ste ich pripisovali. Použite reláciu naživo, aby ste mohli skočiť a stavať na predložených nápadoch a pridávať ich do zoznamu.
Odolať nutkanie hodnotiť nápady v tomto zasadnutí. Začlenenie iných techník, ktoré minimalizujú tlak na socializáciu, napríklad písanie mozgu. A predovšetkým konsolidovať nápady a vytvoriť proces ich hodnotenia, ako aj archivovať ich na ľahké zoskupenie v budúcich zasadnutiach a situáciách.
4. Operácie recenzie, ktoré robia inkvizíciu vyzerať krotká. Ak ste niekedy trpeli prostredníctvom zasadnutia, v ktorom vedúci stretnutia - zvyčajne výkonný pracovník - sa zameriava buď na jednu bojujúcu funkciu, alebo hľadá slabú pozíciu v prezentácii každého človeka a potom posmešňuje poslucháčov nemilosrdne, viete, aký je tento formát deštruktívny. Nepodarilo sa tento proces trvať.
Namiesto toho: uchovávajte hlboké funkčné ponory a firemné proktologické skúšky súkromné a zamerajte sa na zdieľanie kľúčových prevádzkových indikátorov, problémov a príležitostí.
Schôdzka skupiny nie je časom alebo miestom na to, aby ste odtrhli oblasť s nedostatočným výkonom alebo jednotlivca. Vytvorte na mieste stretnutie na nadväzovanie, ale nepodrobujte všetkým ostatným vašu viditeľnú krížovú skúšku v tejto veci. Neodstraňujte zodpovednosť za vylepšenie, ale odstráňte krutosť a to, čo sa stane verejným hanobením z vášho repertoáru riadenia stretnutí.
5. Stretnutia, ktoré vyvolávajú problémy vyžadujúce spontánne rozhodnutia. Zvláštne alebo ironicky je zasadacia miestnosť jedným z najhorších miest pre rýchle rozhodovanie . Problém sa objaví po prvýkrát a volanie po rozhodnutí prináša ľudí na mieste a budú vás nenávidieť, že používate tento prístup.
Namiesto toho: Pracujte neustále pred skupinovými stretnutiami a zapojte kľúčové zainteresované strany do otázok a možností. Požiadať ich vstup, ponúknuť svoje perspektívy a pracovať na sprostredkovaní spoločných záujmov. Použite fórum stretnutia na overenie záujmov zainteresovaných strán a určenie ich odporúčaní. Zatiaľ čo sa nemusíte okamžite rozhodnúť bez ďalšieho kroku alebo dvoch krokov, posilnili by ste svoje pracovné vzťahy s vašou prácou pred zasadnutím.
Spodná línia pre teraz:
Sme prírodnými bytosťami a dokonca s rôznymi technologickými nástrojmi, ktoré nám umožňujú spojiť sa bez toho, aby sme boli na tom istom mieste, niekedy to pomáha byť tvárou v tvár. Využite tento čas múdro a ukážte svojim účastníkom rešpektovanie tým, že vytvoríte stretnutia, ktoré minimalizujú časové investície a maximalizujú zdieľanie informácií vysokej kvality v neohrozujúcom prostredí.