Môžete naplánovať, viesť a riadiť schôdzku na vytvorenie výsledkov
Ak zanedbáte niektorú z týchto príležitostí na usporiadanie stretnutí , vaše stretnutia a tímy nebudú znášať ovocie, ktoré si prajete od času, ktorý investujete. Vezmite si tieto dvanásť tipov na usporiadanie stretnutí, aby ste viedli svojich účastníkov k dosiahnutiu očakávaných, pozitívnych a konštruktívnych výsledkov.
Čo robiť pred schôdzou na zabezpečenie efektívnych stretnutí
Akcie pred zasadnutím vytvoria základ pre dosiahnutie výsledkov stretnutí. Môžete robiť všetky potrebné kroky, ale bez efektívneho plánu stretnutia, ktorý začne, vaše výsledky vás sklamajú. Tieto tipy vám pomôžu naplánovať a realizovať stretnutie.
Naplánujte stretnutie
Efektívne stretnutia, ktoré prinášajú výsledky, začínajú plánovaním stretnutí. Najprv zistite, či sú potrební ďalší zamestnanci, ktorí vám pomôžu naplánovať stretnutie. Potom sa rozhodnite, čo dúfame, že dosiahnete schôdzou. Určite realizovateľné ciele pre stretnutie.
Stanovené ciele vytvoria rámec pre efektívny plán stretnutí. Ako hovorí Stephen Covey v sedem návykov vysoko efektívnych ľudí : "Začnite s koncom na mysli." Váš cieľ stretnutia určuje zameranie stretnutia, program schôdze a účastníkov schôdzky, ktoré potrebujete na dosiahnutie tohto cieľa.
Uistite sa, že potrebujete stretnutie
Po vytvorení plánu schôdzok zabezpečte, aby schôdzka bola vhodným prostriedkom na dosiahnutie stanovených cieľov. Naplánovanie a usporadúvanie stretnutia je nákladné, keď účtujete čas, počas ktorého sa zúčastňujú ľudia, a preto sa snažte zistiť, že stretnutie je najlepšou príležitosťou na vyriešenie problému, zlepšenie procesu alebo priebežný plán.
Môžete zistiť, že môžete dosiahnuť ciele stretnutia prostredníctvom e-mailovej diskusie alebo distribúciou a vyžiadaním informácií prostredníctvom firemného spravodajcu. Uistite sa, že schôdzka je potrebná a nielen pre vás pohodlnejšia - získate lepšie výsledky od účastníkov stretnutia, keď ste skutočne zhodnotili svoje potreby.
Zabezpečte vhodnú účasť na stretnutí
Ak je schôdzka vhodným prostriedkom na dosiahnutie vašich cieľov , overte sa s účastníkmi, ktorí sa musia zúčastniť stretnutia. Na stretnutie musia byť k dispozícii potrební účastníci.
Odložte stretnutie skôr než usporiadanie schôdze bez kritických zamestnancov. Ak sa delegát zúčastní na mieste rozhodujúceho rozhodovacieho orgánu, uistite sa, že určený zamestnanec má právomoc prijímať rozhodnutia - alebo odložiť schôdzu.
Distribúcia a kontrola predbežnej práce pred stretnutím
Koľko schôdzok ste navštívili, čo sa začalo s facilitátorom schôdzky, ktorý rozosielal výmenu letákov alebo projektoval snímku programu Microsoft PowerPoint na diskusiu? Frustrujúce? Stavíte. Stretnutie sa stáva skupinovým čítaním, ťažko produktívne na dosiahnutie cieľa.
Ak sú uvedené účely na usporiadanie schôdze rozhodovanie a odpovede na otázky, skupinové čítanie je hanebný odpad času ľudí.
Môžete uskutočniť stretnutia najproduktívnejšie a zabezpečiť výsledky tým, že pred samotnou schôdzou zabezpečíte potrebnú prípravu. Poskytovanie predbežných prác, grafov, grafov a materiálov na čítanie 48 hodín pred zasadnutím ovplyvňuje úspešnosť stretnutia. Čím viac času na prípravu pridelíte, tým lepšie pripravení ľudia budú na vaše stretnutie.
Dokumentácia, ktorá vám pomôže dosiahnuť ciele stretnutia, môže zahŕňať správy; údaje, grafy a odkazy na konkurenčné informácie, mesačný predaj a výrobné plány; Prezentácie programu Microsoft PowerPoint, ktoré ilustrujú kľúčové body diskusie; a zápisnice z rokovaní , poznámky a následné opatrenia z predchádzajúcich alebo súvisiacich stretnutí a projektov.
Práca vopred, dokonca len odkazy na to, aby ste si mohli prečítať informácie, distribuované včas, s vážnym očakávaním, že účastníci budú čítať prácu pred schôdzou, pomôže zaistiť, aby vaše stretnutie uspelo.
Počas stretnutia na zabezpečenie efektívnych stretnutí
Efektívne využitie času stretnutia vytvára nadšenie pre túto tému. Vytvára záväzok a pocit úspechu od účastníkov. Ľudia sa cítia súčasťou niečoho väčšieho, než ich každodenné výzvy. Z tohto dôvodu dosiahne uspokojivé a aktívne stretnutie, ktoré vytvorí podmienky pre nadväzné kroky.
Efektívne zjednodušenie schôdzok
Vedúci stretnutia stanovuje pozitívny a produktívny tón interakcie medzi účastníkmi stretnutia. Efektívne zjednodušenie stretnutí začína prehľadom cieľov, očakávaných výsledkov a programu. Facilitátor pomáha členom skupiny zostať zameraný a produktívny.
Návrh schôdze a program stanovili rámec stretnutia. Efektívny sprostredkovateľ, ktorý udržiava účastníkov na ceste, zabezpečuje splnenie očakávaných a požadovaných výsledkov stretnutia.
Použite prípravu na stretnutí
Použite alebo odkazujte na predbežnú prácu a iné informácie poskytnuté pred schôdzou počas stretnutia. Zlepšujete potrebu, aby účastníci strávili čas potrebný na preskúmanie materiálu, ktorý je neoddeliteľnou súčasťou dosiahnutia požadovaných výsledkov.
Vaši účastníci sa pripravia pred účasťou na vašich stretnutiach a vaše výsledky budú svedčiť o dôkladnej príprave a vedení . Nikto nechce byť v očiach spoluhráča nepripravený, nezainteresovaný alebo neprispievajúci.
Zapojte každého účastníka do akcií
Každá pracovná skupina má rôzne osobnosti, ktoré sa stretávajú na stretnutiach. Máte tichých spolupracovníkov a ľudí, ktorí sa snažia ovládať každú platformu. Bez ohľadu na to, či uľahčíte alebo sa zúčastníte stretnutia, musíte zapojiť každého účastníka do splnenia cieľov stretnutia.
Tým sa zabezpečí, že každý účastník bude investovaný do témy stretnutia a následných krokov. Dosiahnete viac výsledkov s celým tímom vytiahnutím než s jedným dominantným personálom, ktorý sa snaží vyhnúť všetkým ostatným do kopca.
Vytvorte plán sledovania efektívnych stretnutí
Počas stretnutia pripravte plán následných činností s položkami akcie. Efektívne plány zahŕňajú nasledujúce.
- Konkrétna akčná položka,
- meno osoby, ktorá sa zaviazala "vlastniť" vykonanie akcie,
- dátum splatnosti položky akcie a
- dohoda o tom, čo predstavuje doplnenie akcie.
Diskutujte o skutočných scenároch a prekážkach úspechu, ktoré členovia tímu môžu zažiť, keď sa pokúšajú dosiahnuť položky, ktoré prinesú požadované výsledky. Ak je to potrebné, nastavte čas na ďalšie stretnutie, zatiaľ čo účastníci sú prítomní.
Po stretnutí na zabezpečenie efektívnych stretnutí
Akcie a plánovanie pred stretnutím a počas neho zohrávajú veľkú úlohu pri dosahovaní očakávaných, pozitívnych a konštruktívnych výsledkov. Vaše kroky po stretnutí sú rovnako dôležité. Následné kroky na nasledujúcom naplánovanom stretnutí nikdy nestačia na investície na zabezpečenie výsledkov.
Publikovať minúty stretnutí
Začnite publikovaním zápisnice a akčného plánu do 24 hodín. Ľudia budú najefektívnejšie prispievať k výsledkom, ak začnú hneď na začiatku akčné body. Majú stále novú spomienku na stretnutie, diskusiu a zdôvodnenie zvoleného smeru.
Zostávajú nadšení a pripravení začať. Oneskorenie distribúcie minút bude poškodzovať vaše výsledky, pretože väčšina ľudí čaká na to, že minúty prídu predtým, ako začnú riešiť svoje záväzky.
Efektívne sledovanie stretnutí
Rešpektovanie a dodržiavanie termínov a následných opatrení vám pomôže dosiahnuť výsledky z vašich stretnutí. Termín bol stanovený počas stretnutia. Po stretnutí by mala každá osoba s akčnou položkou tiež vypracovať plán na osobné splnenie svojho záväzku.
Či už píšu kroky v plánovači, delegovali úlohy na inú zamestnancovú osobu, alebo len dokončili úlohu, ten je zodpovedný za následné kroky.
Rovnako je plánovač schôdzok. Výsledky stretnutia môžete zlepšiť tak, že budete sledovať každú osobu, ktorá má medzi jednotlivými stretnutiami položku akcie. Vaším cieľom je skontrolovať pokrok a zabezpečiť plnenie úloh. Pamätajte, že to, o čo sa pýtate, je splnené.
Zodpovednosť za následné kroky počas nasledujúceho stretnutia
Už ste niekedy sedeli na následnom stretnutí, ktoré pozostávalo z toho, že každý účastník povedal skupine, prečo nemohli splniť svoj záväzok? Výsledok je poľutovaniahodný. Stanovenie normy alebo zvyku zodpovednosti za výsledky začína už v cykle stretnutia.
Následné kroky sprostredkovateľa v priebehu stretnutí pomáhajú, ale skupina musí zlyhať, aby záväzky neboli prijateľné . Správa o pokroku a výsledkoch na najbližšom zasadnutí a očakáva sa, že všetko bude splnené. Prípadne môžete skontrolovať pokrok na ďalšej schôdzi a ak existuje skutočný prekážkový proces, postupujte podľa toho, ako postupovať.
Vypracujte proces schôdze pre neustále zlepšovanie
Prax informovania o každom stretnutí je silným nástrojom neustáleho zlepšovania. Účastníci zase diskutujú o tom, čo bolo efektívne alebo neefektívne v súvislosti s aktuálnym stretnutím. Tiež diskutujú o pokroku, ktorý skupina vníma na téme, pre ktorú sa stretnutie konalo.
Pokračujúc v zlepšovaní na ďalšej úrovni, úspešné tímy oznamujú celý svoj projekt, ako aj proces, ktorý určuje, ako efektívne sa podarilo dosiahnuť výsledky. Budúce stretnutia odrážajú hodnotenie. Stretnutia sa vyvíjajú ako ešte efektívnejší nástroj na vytváranie výsledkov organizácie.
záver
Výsledky sú dosiahnuteľné a predvídateľné z dobre naplánovaných a realizovaných stretnutí. Postupujte podľa týchto dvanástich odporúčaní, aby ste zabezpečili, že účastníci stretnutia dosiahnu očakávané, pozitívne a konštruktívne výsledky od času, ktorý investujú do stretnutí. Vaša organizácia odmeňuje váš úspech a vaši spolupracovníci vás budú milovať, keď použijete tieto účinné rady pre stretnutia.