Ako (a prečo) zaznamenávať zápisové stretnutia
Minúty zvyčajne zahŕňajú:
- mená účastníkov,
- body programu ,
- rozhodnutia účastníkov,
- následné akcie, ktorých sa účastníci zaviazali,
- - termíny na splnenie záväzkov a -
- akékoľvek ďalšie udalosti alebo diskusie, ktoré stojí za to dokumentovať, pre budúcu kontrolu alebo históriu.
Príkladné stretnutia sa zameriavajú na rozhodnutia prijaté počas stretnutia a na záväzky účastníkov. Záväzky sú sprevádzané termínmi a inými podrobnosťami, ktoré sú potrebné na spoločné porozumenie účastníkmi stretnutia.
Záznam stretnutia ako historický dokument
Ako historický dokument sú tiež užitočné pre zdokumentovanie kľúčových myšlienok alebo diskusií, ktoré viedli k rozhodnutiu. Napríklad odpoveď na otázky neskôr, keď člen tímu hovorí, "čo sme mali myšlienky, keď sme si vybrali tento cieľ".
Efektívne stretnutia predstavujú päť alternatív, ktoré tím diskutoval, a hlavným dôvodom, prečo bola vybraná nad ostatnými dostupnými cestami.
Na každú diskusiu nemusíte zaznamenávať efektívne stretnutia na typické obchodné stretnutia.
Taktiež nemusia a nemali by povedať, kto povedal, čo. Ani by nemali dokumentovať to, čo každý účastník hovorí podrobne. V danom príklade efektívna poznámka zhrňuje diskusiu, skôr než písať každé slovo.
(Uvedomte si, že toto pravidlo sa líši v prípade iných typov stretnutí v takých situáciách, ako sú právne kroky, súdne pojednávania atď.
Tieto minúty vyžadujú presný záznam o konverzácii a vyhláseniach.) Ale vaše typické stretnutie na pracovisku nie je.
Kedy a ako zdieľať zápisnicu stretnutia
V ideálnom prípade sa zápisnica z rokovaní rozposiela na stretnutie účastníkov elektronicky na konci stretnutia. V takom prípade účastníci okamžite oznámia svoje záväzky a termíny. Ak to nie je možné (napríklad správca poznámok chce vyčistiť chyby), príjemca záznamu by mal rozposlať minúty stretnutia do 24 hodín od stretnutia.
Zápisnica slúži ako pripomienka členov tímov viazaných počas stretnutia. Pomáhajú účastníkom prenášať svoje záväzky pri schôdzach do svojich kalendárov a robiť zoznamy. Slúžia ako pripomienka k ľubovoľnej položke, ktorá musí dostať účastníkov pred ďalšou schôdzou.
(Môže to odstrániť jeden z najdôležitejších problémov so schôdzami, všeobecne - zverejňovanie informácií na stretnutí, aby účastníci strávili čítanie stretnutia skôr než interaktívne.) Koniec koncov nie je interakcia bod stretnutia? Pre čokoľvek iného máte nástroje ako e-mail a Yammer.
Budete chcieť skontrolovať minúty predchádzajúceho stretnutia na začiatku nasledujúcej schôdze, aby ich ľudia mohli skontrolovať správnosť a ďalšie kroky.
Minúty stretnutí sú účinným prispievateľom k úspešným stretnutiam, keď sú zápisnice náležite písané a distribuované včas. To platí najmä vtedy, keď tím vytvoril silné normy, ktoré podporujú jeho obchodný úspech .
Ako sa organizácie zaoberajú schôdzou minút?
Kritický úspech schôdzky , záznamník alebo rekordér dokumentuje stretnutie pre účastníkov, históriu a zamestnancov, ktorí potrebujú vedieť, čo sa na stretnutí vyskytlo. Bez úplných zápisníc sa stretnutia s úspechom znižujú.
Zamestnanec, ktorý preberá zápisnicu z stretnutia, je zvyčajne členom tímu a berie si poznámky počas účasti na stretnutí. Na stretnutiach, ktoré majú právne alebo vládne konanie, dôsledky alebo požiadavky, ako sú vypočutia, požadované stretnutia správnej rady alebo depozitári, účastník, ktorý nezúčastňuje sa na zasadnutí, berie úradné zápisnice a často zaznamenáva konanie.
Zamestnanec, ktorý zaznamená zápisnicu, musí mať presne nahraté ucho na detail. Zamestnanec musí tiež účinne multitaskovať účasť na schôdzi počas zaznamenávania zápisníc.
Na niektorých stretnutiach ten istý zamestnanec preberá zápisnicu na každom stretnutí. V ostatných prípadoch prechádza úloha ministra podniku od zamestnanca k zamestnancovi. Rovnako ako vedenie stretnutia , úloha vedúceho poznámok buduje vedenie , komunikáciu a efektívne stretnutie vodcovských zručností.
Aké sú požiadavky schôdze Minutes Note Taker?
Požiadavky na záznamníka alebo príjemcu bankoviek zahŕňajú:
- Presne zaznamenávajte rozhodnutia, záväzky a dôležité diskusné body na stretnutí.
- Zaznamenajte akčné položky, ktoré sa členovia stretnutia zaviazali k tomu, spolu s dátumom splatnosti, ktorý sa členovia zaviazali uskutočniť. Akčné položky majú priložený názov, ale všeobecná diskusia neuvádza, kto povedal, čo na neformálnych stretnutiach na pracovisku.
- Prečítajte si dôležité rozhodnutia a úlohy alebo dobrovoľné záväzky a akčné body na konci stretnutia, aby účastníci mohli prehodnotiť a dohodnúť sa na udalostiach a záväzkoch pred odchodom zo stretnutia.
- Vedúci stretnutia môže požiadať notifikátora, aby pravidelne opakoval diskusiu počas stretnutia.
- Počas prebiehajúcej série stretnutí trvá poznámka minúta na preskúmanie zápisníc o schôdzach na začiatku nasledujúcej schôdze. Zamestnanci, ktorí navštevujú, môžu do zápisnice doplniť alebo napraviť čokoľvek, s čím nesúhlasia.
- Distribúcia kópie zápisnice zo zasadnutia do 24 hodín od stretnutia je štandardným odporúčaním stretávacích facilitátorov rokov. Teraz však rekordér s najväčšou pravdepodobnosťou odniesol minúty na elektronickom zariadení, ako je laptop alebo iPad. Preto by správca poznámok mal rozdávať poznámky o schôdzkach po rýchlom preštudovaní pravopisu, gramatiky a jasnosti - často počas alebo počas niekoľkých minút od stretnutia.
Záznamník je úlohou, ktorú musí schôdzka zabezpečiť, aby účastníci oznámili výsledky stretnutia. Bez poznámok sa účastníci musia spoliehať na pamäť ostatných účastníkov. Zaručený, to nie je dobrý plán.
Pre úspech stretnutia je potrebná dokumentácia schôdzky, na ktorej sa stretnutie koná, rovnako ako potrebná dokumentácia na zlepšenie výkonnosti zamestnancov.