Vaša príprava určuje, či dosiahnete požadované výsledky
V kombinácii so zápisnicami o stretnutiach dokumentácia, ktorú účastníci dostanú po stretnutí, je programom plán stretnutia a hlásené následné kroky na predchádzajúce stretnutie.
Keď vytvoríte program stretnutia, ktorý nie je pravidelne naplánovaný, vám pomôžu nasledujúce kroky. Neskôr v tomto článku uvidíte šablónu programu pre pravidelne naplánované stretnutie. Tieto dva typy stretnutí zdieľajú podobné body programu, ale nie sú úplne rovnaké.
Vytvorenie schôdze programu
Najprv zistite, či sú potrební ďalší zamestnanci, ktorí vám pomôžu naplánovať stretnutie. Potom sa rozhodnite, čo dúfame, že dosiahnete schôdzou. Určite realizovateľné ciele pre stretnutie . Stanovené ciele vytvoria rámec pre efektívny plán stretnutí . Uistite sa, že ste neplánovali viac, než je rozumne dosiahnuteľné v priebehu vášho stretnutia.
Ako povedal Stephen Covey v "Sedem návykov veľmi efektívnych ľudí", "Začnite s koncom na mysli." Váš cieľ schôdzky určuje zameranie stretnutia, program rokovania a účastníkov stretnutia.
Vytvorenie agendy predstavuje plán stretnutia.
Začnete s hlavným cieľom alebo účelom, ktorý sa pokúšate dosiahnuť schôdzou. Akonáhle sa rozhodnete pre svoj cieľ, musíte zistiť, či potrebujete pomoc ďalších zamestnancov pri plánovaní vášho programu. Ak áno, pozvite ich, aby sa k vám pridali do schôdze schôdze zvyčajne e-mailom alebo textom, aby ste nevytvorili potrebu ďalšieho stretnutia.
Rozhodnutia o tom, ako vyvíjate svoje stretnutie
Po určení vášho celkového cieľa musíte vy alebo váš tím urobiť nasledujúce rozhodnutia. Okrem účelu alebo cieľa stretnutia sa každá z týchto položiek zobrazí v agende schôdze.
- Potrebných účastníkov na skutočné stretnutie,
- Položky, ktoré potrebujú diskusiu alebo akciu, ktorá povedie k dosiahnutiu cieľa alebo účelu,
- Množstvo času, ktorý očakávate od skupiny, bude potrebovať na diskusiu o každej položke,
- Dátum a čas stretnutia,
- Vhodná poloha, ktorá usporiada všetkých účastníkov pohodlne, na stretnutie,
- Predbežná práca na stretnutí. Bude to zahŕňať akékoľvek čítanie, dokumentáciu , údaje, minúty stretnutia z predchádzajúcej schôdze alebo akúkoľvek inú prípravu, ktorá zabezpečí úspešné stretnutie. Táto príprava by mala byť priložená k oznámeniu o stretnutí a agende, keď ich rozosielate pozvaným účastníkom.
Okrem bodov vyššie uvedeného rozhodnutia by štandardné body programu schôdze mali obsahovať:
- Preskúmajte účel schôdze, program a očakávané výsledky a produkt.
- Prečítajte si zápisnicu z predchádzajúcej schôdze.
- Preskúmajte pokrok účastníkov v oblasti záväzkov a akčných položiek, ktoré boli prijaté na predchádzajúcom stretnutí.
- Vedúci záznamu alebo vodca musí prehodnotiť záväzky účastníkov počas súčasného stretnutia ako posledný bod programu.
Rozhodnite sa, kto sa musí zúčastniť na splnení vašej schôdze
Keď sa rozhodnete, že stretnutie je potrebné na dosiahnutie cieľa, musíte vytvoriť zoznam účastníkov.
Nie každý zamestnanec môže alebo by sa mal zúčastniť na každom stretnutí, ale pozvanie správnych účastníkov zvýši vašu pravdepodobnosť úspechu.
Ako identifikovať účastníkov potrebných na splnenie vašej schôdzky
Určite svojich účastníkov buď na jednorazovú alebo krátku sériu stretnutí alebo na pravidelne naplánované alebo prebiehajúce stretnutie tým, že sa pýtate otázkami, ako sú nasledujúce.
- Kto musí vlastniť riešenie, ktoré skupina vyvíja?
- Kto vlastní proces, o ktorom skupina diskutuje?
- Kto potrebuje poznať informácie, ktoré distribuujete?
- Kto môže poskytnúť údaje a fakty, ktoré majú slúžiť pri rozhodovaní?
- Kto má skúsenosti alebo odborné znalosti na zdieľanie so skupinou?
- Kto musí podporiť implementáciu akýchkoľvek riešení alebo úloh?
- Kto musí poskytnúť povolenie alebo zdroje na dosiahnutie výsledku stretnutia?
- Kto by mohol byť proti implementácii akýchkoľvek riešení alebo smerov?
Potrebujete schôdzu programu pre pravidelné schôdzky?
Nie každé stretnutie si vyžaduje vlastnú agendu. Väčšina zamestnancov má pravidelne naplánované stretnutia pre svoje oddelenia alebo pracovné skupiny. Máte tiež tímy a projekty, na ktorých sa zúčastňujete.
Prebiehajúci projekt nemusí vyžadovať novovzniknutú agendu pre každé stretnutie, ale váš tím bude dobre uspokojený prijatím štandardného prístupu k vášmu stretnutiu.
Pravidelne naplánované stretnutie zamestnancov je rozdelené na tri segmenty, z ktorých každý má štandardné položky programu: Informačné položky, Akčné položky a Plánovanie dopredu.
Súčasti schôdze schôdzky pre pravidelne naplánované stretnutia
Informačné položky
Vypíšte všetky položky programu, ktoré sú informačné pre každé stretnutie. Správca napríklad aktualizuje skupinu o výsledkoch stretnutia vrcholového manažmentu.
Položky akcie
Vložte do programu všetky položky, ktoré očakávate, že skupina bude chcieť prehodnotiť na každom pravidelne naplánovanom stretnutí. Napríklad výkon v rozpočte na časové obdobie a identifikácia úspor nákladov a neustáleho zlepšovania, ktoré skupina plánuje dosiahnuť.
Plánovanie dopredu
Umiestnite do programu všetky položky, ktoré skupina chce plánovať alebo pripraviť vopred. Napríklad krátkodobé ciele na nasledujúci mesiac alebo potreba spolupráce s kolegami pri nadchádzajúcich úlohách.
Ak budete postupovať podľa týchto pokynov pri rozvíjaní agendy schôdzky, zvyšujete pravdepodobnosť, že vaše stretnutie prinesie výsledky.
Vzorová agenda schôdzok pre pravidelne naplánované stretnutie
Použite túto vzorovú agendu na pravidelne naplánované stretnutie, aby ste zabezpečili, že vaše stretnutie prináša výsledky, ktoré hľadáte.
- Zahrievanie a pozdravy. Zvážte krátky ľadoborec v závislosti od toho, ako často sa stretáva skupina.
- Preskúmajte účel schôdze, program a očakávané výsledky a produkt.
- Prečítajte si zápisnicu z predchádzajúcej schôdze.
- Poskytnite vhodné informácie oddelenia a spoločnosti, ktoré tím potrebuje.
- Preskúmajte pokrok v oblasti akčných položiek, akčných plánov a záväzkov. Preskúmajte pokrok skupiny v oblasti cieľov.
- Diskutujte a rozhodujte o bodoch programu tejto schôdze.
- Identifikujte ďalšie kroky.
- Určite účel, výsledok a program ďalšej schôdze.
- Na konci stretnutia by mal vedúci poznámky preskúmať záväzky prijaté ľuďmi počas stretnutia.
- Identifikujte akúkoľvek pomoc potrebnú od ľudí, ktorí nie sú v skupine, a priradte účastníkov, aby kontaktovali.
- Určte, kto mimo účastníkov stretnutia potrebuje vedieť, čo a rozhodnúť, ako dosiahnete komunikáciu.
- Vysielajte minúty do 24 hodín od stretnutia alebo ihneď, ak správca poznámok prijal poznámky elektronicky (norma).
Viac súvisí s udržiavaním efektívnych stretnutí