Komunikácia je kľúčom, keď chcete zmeniť ľudí
Neexistuje žiadna organizácia, v ktorej sú zamestnanci úplne spokojní s komunikáciou . Komunikácia je jedným z najtvrdších otázok v organizáciách.
Je to oblasť, ktorú najčastejšie sťažujú zamestnanci počas organizačných zmien a denných prevádzok. Dôvod?
Efektívna komunikácia vyžaduje štyri komponenty, ktoré dokonale spolupracujú, aby vytvorili spoločný zmysel, obľúbenú definíciu komunikácie.
- Jednotlivec, ktorý posiela správu, musí túto správu jasne a podrobne prezentovať a vyžarovať integritu a pravosť.
- Osoba, ktorá dostáva správu, sa musí rozhodnúť počúvať, klásť otázky na jasnosť a dôverovať odosielateľovi správy.
- Zvolená metóda doručenia musí vyhovovať podmienkam a potrebám odosielateľa aj prijímača.
- Obsah správy musí rezonovať a pripojiť sa na nejakej úrovni s už existujúcimi presvedčeniami prijímajúceho. Musí obsahovať informácie, ktoré zamestnanec chce počuť. Musí odpovedať na najdôležitejšie a najdôležitejšie otázky zamestnanca.
- So všetkým, čo sa deje v komunikácii, je divu, že organizácie to niekedy robia dobre.
Pracovníci v oblasti riadenia zmien poskytli širokú škálu návrhov o tom, ako dobre komunikovať počas akýchkoľvek organizačných zmien.
Odporúčania o komunikácii pre efektívnu správu zmien
Vypracujte písomný komunikačný plán, ktorý zabezpečí, aby sa v rámci vášho procesu riadenia zmien vyskytli všetky nasledujúce skutočnosti.
- Komunikujte dôsledne, často a prostredníctvom viacerých kanálov, vrátane rozprávania, písania, videa, tréningu, fokusových skupín, bulletinov, intranetov a ďalšie informácie o zmene.
- Komunikujte všetko, čo je o zmenách známe, tak rýchlo, ako sú dostupné informácie. (Uistite sa, že vaša zaujatosť smeruje k okamžitej komunikácii, takže niektoré detaily sa môžu neskôr zmeniť.) Povedzte ľuďom, že vašou ďalšou voľbou je udržať všetku komunikáciu, kým nebudete pozitívni na rozhodnutia, ciele a pokrok. Je to katastrofálne pri efektívnom riadení zmien.
- Poskytnite značný čas ľuďom, aby položili otázky, požiadali o objasnenie a poskytli vstupné informácie. Ak ste boli súčasťou scenára, v ktorom vedúci predstavil zmeny, na priehlavkoch nad hlavou, veľkej skupine a potom utiekol, viete, aké zlé správy to znamená pre integráciu zmien. Ľudia sa musia cítiť zapojení do zmeny. Zapojenie vytvára záväzok - nič iné nie je v procese zmeny tak významné.
- Jasne komunikujte víziu , poslanie a ciele úsilia v oblasti riadenia zmien. Pomôžte ľuďom pochopiť, ako tieto zmeny osobne ovplyvnia tieto zmeny. (Ak s týmto procesom nepomôžete, ľudia vytvoria svoje vlastné príbehy, zvyčajne negatívnejšie ako pravda.)
- Uvedomte si, že pravá komunikácia je rozhovor. Je to obojsmerné a musí to vyústiť do skutočnej diskusie. Nemôže to byť len prezentácia.
- Zmeny vedúcich alebo sponzorov potrebujú tráviť čas rozhovorom jeden na jedného alebo v malých skupinách s ľuďmi, od ktorých sa očakáva, že urobia zmeny.
- Komunikujte dôvody zmien tak, aby ľudia pochopili kontext, účel a potrebu. Praktici to nazvali takto: "budovanie pamätného koncepčného rámca" a "vytvorenie teoretického rámca na podporu zmeny."
- Poskytnite odpovede na otázky, len ak poznáte odpoveď. Lídri zničia svoju dôveryhodnosť, keď poskytujú nesprávne informácie, alebo sa pri poskytovaní odpovede zdajú byť zakopané alebo spätné. Je oveľa lepšie povedať, že neviete, a že sa to pokúsite zistiť.
- Vedúci musia počúvať. Vyhnite sa defenzívnosti, ospravedlnenie a odpovede, ktoré sú dané príliš rýchlo. Konať s premyslenosťou.
- Učte vedúcich a meniť sponzorov k dispozícii, denne, ak je to možné, aby sa s nimi stretli na pracovisku.
- Zorganizujte interaktívne workshopy a fóra, v ktorých môžu všetci zamestnanci spoločne preskúmať zmeny a zároveň sa učiť viac. Využite školenie ako formu interaktívnej komunikácie a ako príležitosť pre ľudí bezpečne preskúmať nové správanie a predstavy o zmene a riadení zmien. Na všetkých úrovniach organizácie sa musia zúčastniť rovnaké zasadnutia.
- Komunikácia by mala byť proaktívna. Ak je mlynárstvo už v činnosti, organizácia čakala príliš dlho, aby mohla komunikovať.
- Poskytnite ľuďom príležitosť navzájom si navzájom prepojiť formálne i neformálne zdieľanie nápadov o zmene a riadení zmien.
- Verejne preskúmajte merania, ktoré sú zavedené na zaznamenanie pokroku v oblasti riadenia zmien a úsilia o zmenu.
- Propagujte odmeny a uznanie za pozitívne prístupy a úspechy v oblasti riadenia zmien a zmien. Oslávte každú malú výhra verejne.