Ako HR môže efektívnejšie reagovať na potreby zamestnancov
HR ich tiež podporuje prostredníctvom niektorých najdôležitejších a najdôležitejších udalostí v ich živote vrátane manželstva, pôrodu a boja proti vážnej chorobe.
Ale príliš často rutinné administratívne služby, ako je napríklad odpovedanie na rovnaké otázky znova a znova alebo dokončenie jednoduchých transakcií, spotrebúvajú väčšinu času HR.
Znížte administratívne pracovné zaťaženie
Kľúčom k zníženiu administratívneho zaťaženia je školenie zamestnancov, aby sa stali sebestačnými a automatizovali viac svetských úloh. To môže pomôcť pri použití prístupu správy služieb. Riadenie služieb zjednodušuje poskytovanie bežných administratívnych služieb a uvoľňuje čas na sústredenie sa na činnosti s vysokou hodnotou.
Typická organizácia ľudských zdrojov pravdepodobne má systémy na riadenie údajov o zamestnancoch a činnosti súvisiace s odmeňovaním. Pravdepodobne však nemá automatizovaný systém na vybavovanie žiadostí zamestnancov a na vybavovanie žiadostí.
Zvážte, čo sa stane, keď zamestnanec dostane predvolanie na porotu : pravdepodobnosť, že spoločnosť stále spolieha na fyzickú dokumentáciu alebo na reťazec e-mailov, ktoré sa zaoberajú požiadavkou zamestnanca na čas mimo práce.
Vzhľadom na to, že interakcie zamestnancov sú bežne sledované pomocou e-mailov a tabuliek, žiadosti zamestnancov sú často zmeškané alebo prehliadané. Potom sa vyskytnú chyby, čo vytvára ďalšie frustráciu a dodatočnú prácu pre ľudské zdroje.
Pomocou e-mailu nie je jednoduchý spôsob, ako zistiť, či je požiadavka pozastavená, alebo presne určiť a odstrániť nedostatky v procese.
Podobne je ťažké analyzovať a reagovať na potreby zamestnancov - napríklad identifikovať často požadované informácie a uistiť sa, že sú k dispozícii online.
Manuálne administratívne procesy potláčajú zamestnancov a obrovské odvodnenie HR tímov. Jeden nedávny prieskum zistil, že zamestnanci v oblasti ľudských zdrojov strávia priemerne 12 hodín týždenne zaoberajúcimi sa rutinnými výzvami zamestnancov a e-mailmi.
Prístup k riadeniu služieb na uspokojenie potrieb zamestnancov
Prístup k riadeniu služieb eliminuje tie zdĺhavé a časovo náročné procesy. Nie je to len nahradenie e-mailu - transformuje to, ako HR spolupracuje so zamestnancami.
Zamyslite sa nad riadením služieb ako dokonalou kombináciou administratívneho asistenta a projektového manažéra. Rýchlo reaguje na požiadavky zamestnancov, postupuje v prípadoch, automatizuje opakovateľné manuálne procesy a dokonca riadi komplexné činnosti v rámci viacerých oddelení, ako je napríklad zamestnanec na palube alebo na palube.
Riadenie služieb nikdy nezabúda ani nespúšťa chyby, vždy s ľuďmi postupuje tak, aby sa veci robili, a viete, či existuje problém, ktorý nedokáže vyriešiť. Ukazuje tiež, kde tvoji zamestnanci trávia svoj čas - takže môžete optimalizovať rozmiestnenie zdrojov a maximalizovať produktivitu.
Správa služieb nenahrádza váš súčasný systém riadenia ľudského kapitálu - integruje sa s ním a dopĺňa ho, čo vám umožní vidieť a ovládať prácu, ktorú pravdepodobne robíte väčšinou prostredníctvom e-mailu.
Taktiež zabezpečuje rovnakú úroveň zviditeľnenia zamestnancov. Môžu vidieť stav svojich otázok, a nie cítiť, že ich žiadosti zmizli do čiernej diery čoskoro potom, čo ich predložili.
Poskytovanie možnosti zamestnancov na dohľad nad priebehom ich žiadostí významne znižuje počet frustrovaných následných e-mailov, telefonátov a osobných návštev v oblasti ľudských zdrojov a ďalej znižuje administratívne zaťaženie ľudských zdrojov.
Výhody prístupu správy služieb
Správa služieb začína rozširovaním portálu HR na webe, na ktorom môžu zamestnanci nájsť informácie o ľudských zdrojoch a požadovať služby v oblasti ľudských zdrojov. V ideálnom prípade môžu zamestnanci získať prístup k tomuto portálu na svojich pracovných počítačoch, domácich počítačoch, prenosných počítačoch a ich smartphonoch a tabletoch.
To im umožňuje prevziať kontrolu nad ich základnými potrebami v oblasti ľudských zdrojov - ako je napríklad registrácia výhod alebo aktualizácia zmien stavu.
Zamestnanci jednoducho vyberajú skutočné služby, ktoré potrebujú, z katalógu služieb alebo vyhľadávajú informácie v znalostnej báze portálu.
Keď zamestnanec podá žiadosť prostredníctvom portálu, systém správy služieb automaticky vytvorí prípad a pastiera ho celým procesom plnenia. To zahŕňa pridelenie prípadu správnemu pracovníkovi v oblasti ľudských zdrojov, ktorý automaticky odovzdáva prípad od osoby k osobe, keď sa dokončí každý vykonávací krok a zachová históriu celého prípadu.
Túto službu môžete rozšíriť aj na iné oddelenia. Napríklad systémy riadenia služieb môžu automaticky nastaviť IT účty alebo požadovať kancelárske priestory pre nových zamestnancov ako súčasť procesu na palube.
Systém riadenia služieb riadi kompletné procesy poskytovania služieb v oblasti ľudských zdrojov a vie, ako tieto procesy vykonávajú. Napríklad, môže vám automaticky oznámiť, kedy je prípad zastavený, aby ste mohli konať.
Vytvára tiež širokú škálu KPI a ďalších metrík procesov - napríklad ako dobre odpovedá váš tím na otázky zamestnancov. Dokáže dokonca analyzovať typy vedomostí založených na vedomostiach, ktoré zjednodušujú identifikáciu a vyplnenie medzery v obsahu.
záver
Profesionáli v oblasti ľudských zdrojov sa rozhodnú pokračovať v kariére v oblasti ľudských zdrojov, pretože chcú pomáhať ľuďom, nie trávia dni podávaním dokladov, aktualizujú tabuľky a odpovedajú na e-maily. Príliš často, svetské požiadavky a hromady papierových prác prerušujú prácu, čo ich frustruje a zamestnancov, ktorým sa snažia pomôcť.
HR je poskytovateľom služieb a môže sa pozrieť na príklad svojho spolupracovníka, IT oddelenia. IT sa ujalo vedenia v mnohých podnikových snahách o uplatnenie disciplíny riadenia služieb na automatizáciu podávania a plnenia požiadaviek IT help desk.
Automatizácia týchto úloh umožňuje IT zamerať sa na strategickejšiu prácu, ktorá môže spoločnosti pomôcť splniť jej širšie obchodné ciele a lepšie preukázať hodnotu IT.
Prístup k riadeniu služieb je kľúčom k zvyšovaniu profilu ľudských zdrojov pre vedúcich pracovníkov prostredníctvom poskytovania kvalitnejších služieb a zvýšenej spokojnosti zamestnancov pri súčasnom znižovaní vlastnej pracovnej záťaže. HR môže venovať svoj čas a odborné znalosti strategickejším aktivitám, ktoré posúvajú svoje podnikanie vpred .