Ktoré si vyberiete závisí od toho, s kým komunikujete a za účelom vašej korešpondencie. E-mail je rýchlejší a ľahší, ale niektoré e-mailové správy sa nikdy neotvárajú a v závislosti od toho, s kým píšete a prečo píšete, môžete byť požiadaný o zaslanie písaného a podpísaného listu alebo ho nahrať online.
Pokyny pre profesionálne písanie a písanie e-mailom
Bez ohľadu na to, ako komunikujete, dobre napísané písmená obsahujú niekoľko sekcií, ktoré zahrniete do každej sekcie a spôsob formátovania dokumentu bude závisieť od toho, či posielate písaný list alebo e-mailovú správu.
Tu sú pokyny na písanie listov a e-mailových správ, vrátane písania, formátovania a korekcie vašich listov s príkladmi rôznych druhov obchodných listov.
Čo zahrnúť do listu alebo e-mailu
Táto príručka na písanie listov obsahuje informácie o tom, čo by sa malo uviesť v každej časti listu, ako adresovať a podpisovať písané a e-mailové komunikácie, formáty listov a rozloženia a príklady a šablóny.
Časti písmena
- Kontaktné informácie
- Pozdrav (Pozdrav)
- Telo listu
- záverečný
- podpis
Kontaktné informácie
Ako zahrniete svoje kontaktné informácie bude inak závisieť od toho, ako posielate svoj list. Po odoslaní e-mailovej správy sa vaše kontaktné informácie umiestnia na konci správy namiesto hornej časti stránky.
Tu je návod na zaradenie a ukážky pre písané aj e-maily.
Príklady pozvánok
Pozdrav je pozdravom Vášho listu. Tu je zoznam príkladov pozdravu písmen, ktoré dobre fungujú pre profesionálnu korešpondenciu.
Telo listu
Telo vášho listu bude obsahovať niekoľko odsekov.
Prvý odsek by mal obsahovať úvod a stručné vysvetlenie vášho dôvodu písania. Druhý odsek (a všetky nasledujúce odseky) by mali ďalej vysvetľovať vaše dôvody na písanie. Posledný odsek by mal buď požiadať čitateľa o akciu, ak žiadate niečo, alebo uviesť, ako budete pokračovať.
Uistite sa, že účel vášho listu je jasný. Čitateľ bude musieť vedieť, o čo žiadate a ako vám môžu pomôcť. Alebo ak ponúkate služby alebo pomoc, čo môžete poskytnúť čitateľovi.
záverečný
Písmeno je uzavreté výrazom "Najlepšie pozdravy" alebo "Úprimne", za ktorým nasleduje čiarka, potom váš podpis, ak posielate písaný list. Ak posielate e-mailovú správu, zadajte svoje meno po zatvorení. Tu je zoznam príkladov uzavretia listov, ktoré sú vhodné pre korešpondenciu týkajúcu sa podnikania a zamestnania.
podpis
Posledným dotykom vášho listu je váš podpis, ktorý v e-mailovej správe bude obsahovať vaše kontaktné informácie.
Ako adresovať list
Je dôležité osloviť jednotlivca, ktorého píšete, formálne, ak ho nepoznáte veľmi dobre. Tu je postup, ako adresovať list vrátane všeobecných informácií, ktoré môžete použiť, ak v spoločnosti nemáte kontaktnú osobu.
Formátovanie korešpondencie
Teraz, keď máte všetky informácie, ktoré musíte zahrnúť, skontrolujte štandardný formát, ktorý sa má použiť pre písmená a e-mailové správy:
Pokyny pre písanie listov
Ďalším krokom je vylepšenie vášho listu, takže medzi odsekmi a horným a dolným okrajom stránky je dostatok miesta. Budete tiež chcieť vybrať čitateľný, profesionálny štýl a veľkosť písma. To, čo hovoríte, bude závisieť od toho, prečo píšete, takže prispôsobte svoj list tak, aby vyhovoval vašej osobnej a profesionálnej situácii.
Tu sú krok za krokom návody na písanie rôznych typov písmen, vrátane okrajov stránok, písiem, medzery a podrobností o tom, čo je potrebné zahrnúť spolu s príkladmi každého z nich.
- Ako napísať referenčný list
- Ako napísať rezignáciu
- Ako napísať list s poďakovaním
- Sprievodné správy a pozvánky LinkedIn
- Pokyny pre profesionálne e-mailové správy
Príklady a šablóny
Použitie šablóny je skvelý spôsob, ako začať svoju vlastnú listovú alebo e-mailovú správu, pretože začíname so základným formátom. Jednoducho vyplňte svoje informácie v príslušnej časti písmena.
Pozrieť sa na príklady je tiež užitočné, pretože dostanete nápady na to, čo povedať vo svojej vlastnej korešpondencii.
Vzorky listu
Písomné vzorky vrátane obchodných listov, sprievodných listov, rozhovorov ďakujem listom, následným listom, prijatiu a odmietnutiu listov, demisiu, listom o posúdení, obchodným listom a ďalším vzorovým listom a šablónam.
Príklady e-mailových správ
Príklady zamestnania, hľadania práce a e-mailových správ pre firmy, plus šablóny e-mailov, príklady formátovaných správ a riadok predmetov, pozdravy a príklady podpisov.
Kontrola pravopisu a pravopisu
Nakoniec predtým, ako vytlačíte alebo odovzdáte svoj list alebo pošlete svoju e-mailovú správu, kontrolu pravopisu, kontrolu gramatiky a korektúru. Tip na to, aby ste sa uistili, že nie sú žiadne chyby, je to nahlas. Môžete si všimnúť chyby, ktoré ste nezaujímali, keď si ich prezeráte.
Súvisiace články: Pozdravy a pozdravy listu