Prečo by ste chceli poslať profesionálny e-mail? Existuje niekoľko dôvodov. Môžete poslať svoj počiatočný list potenciálnemu zamestnávateľovi, list ďakujem kolegovi, ktorý súhlasil s odkazom, odvolaním vášho súčasného šéfa alebo žiadosťou o odporúčací list.
Môžete mať iné dôvody na odosielanie neosobných e-mailov a v skutočnosti je dobré sa ubezpečiť, že všetky e-maily sú organizované a profesionálne. Tu je to, čo zahrnúť do svojich správ, čo nezahrnúť a ako zatvoriť, podpísať a odoslať svoje e-mailové správy.
Pokyny pre profesionálne e-mailové správy
Prečítajte si tieto kroky, ak chcete napísať vysokokvalitnú profesionálnu e-mailovú adresu a na príjemcu vždy urobíte skvelý dojem:
- Subject Line: Riadka predmetu by mala stručne vyjadrovať váš účel písania. Riadok predmetu môže byť tak jednoduchý ako "Ďakujeme" alebo "Žiadosť o odporúčanie".
- Privítanie: Aj keď píšete veľmi krátky e-mail, uveďte pozdrav. Ak poznáte meno osoby, zahrňte ju. Pokiaľ ste s osobou nemali meno, zavolajte ich podľa ich názvu.
- Dĺžka: Udržujte svoj email tak stručný, ako je to len možné. Ľudia majú tendenciu vynechávať dlhé e-maily, preto obsahujú iba dôležité informácie.
- Štýl písma: vyhnite sa ozdobným, hravým alebo farebným písmom; tieto jednoducho odvádzajú príjemcu od vašej skutočnej správy. Vyhnite sa nadmernému používaniu tučného písma a kurzívy, ktoré spôsobujú, že e-mailová reklama je preplnená. Nepíšte ani veľkými písmenami; toto sa objavuje ako rozhnevaný alebo prehnaný v e-maile.
- Emotikony: Nezahŕňajú emotikony do profesionálneho e-mailu; uložte ich na osobnú korešpondenciu.
- Pravopis a gramatika: Práve preto, že píšete e-mail, neznamená to, že by ste mali byť nepríjemní v oblasti pravopisu a gramatiky. Upravte svoj email opatrne pred odoslaním. Bezchybná správa informuje príjemcu, že váš e-mail by mal byť braný vážne.
- Uzavretie: Odhláste sa s krátkym "Thank you", "Best" alebo iným jednoduchým odoslaním a potom svojím menom. Väčšina e-mailových účtov vám umožňuje vložiť do každého e-mailu podpis s vaším menom, titulom a kontaktnými údajmi. Je to skvelý spôsob, ako urobiť každú korešpondenciu profesionálnejšou.
Ďalšie tipy profesionálnych e-mailových správ
Po napísaní e-mailu prejdite predtým, ako kliknete na tlačidlo Odoslať:
- Uistite sa, že vaša správa je dokončená: Dvojitá kontrola, aby ste sa uistili, že je vyplnený riadok predmetu Vášho e-mailu, ste vložili podpis , odošlete správu správnej kontaktnej osobe a do políčka Bcc ste vyplnili poslanie skopírujte si sami, aby ste mali záznam o e-mailovej správe.
- Dôkaz e-mailu Správa: Skôr než narazíte na odoslanie, uistite sa, že kontrolu pravopisu a skontrolujte gramatiku a kapitalizáciu. Sú rovnako dôležité v korešpondencii pri vyhľadávaní e-mailov, pretože sú v papierovom liste.
- Odoslať správu o testovacom e -maile : Skôr ako skutočne pošlete svoj e-mail, najprv pošlite správu, aby ste skontrolovali, či formátovanie funguje a nič nevyzerá mimo miesta. Ak všetko vyzerá dobre, pokračujte a pošlite e-mail spoločnosti alebo jednotlivcovi, na ktorý ste kontaktovaní.
- Odoslať kópiu e-mailovej správy na seba: Použite pole Skrytá kópia na odoslanie kópie e-mailovej správy sami, aby ste mali záznam o tom, kedy ste poslali správu a komu ju poslali. Tieto informácie môžete nájsť aj v odoslanom priečinku.
- Nahrajte svoje kópie: Vďaka mnohým e-mailovým programom môžete posielať priečinky, ktoré uľahčia vyhľadanie všetkých dôležitých minulých e-mailov. Nastavte si priečinok pre všetky e-maily vo vyhľadávaní práce a zadajte kópie e-mailovej správy, ktorú odošlete do priečinka vyhľadávania úloh.
Skontrolujte e-mail pravidelne
Čas je podstatný, keď hľadáte zamestnanie, preto je dôležité pravidelne a často kontrolovať e-mail, aby ste si nenechali ujsť žiadne dôležité príležitosti. Prinajmenšom skontrolujte svoj e-mail ráno a skoro popoludní, takže budete mať čas odpovedať včas na prijaté správy.
Vďaka inteligentnému telefónu môžete v týchto dňoch jednoducho skontrolovať svoje e-maily všade, kam idete, a kedykoľvek budete chcieť - už sa nemusíte pohybovať nad vaším počítačom. V skutočnosti môžete dostávať upozornenia na nové e-mailové správy, takže ich môžete prečítať hneď, ako sa dostanú do vašej schránky.