Napísanie efektívneho lešteného obchodného listu môže byť ľahko sledovateľnou úlohou, ak dodržiavate stanovené pravidlá pre rozloženie a jazyk. Uvedomte si, že váš príjemca pravidelne číta značné množstvo korešpondencie a uprednostňuje dobre spracované písmená, ktoré neobsahujú znaky a gramatické chyby. Dobrým pravidlom je skontrolovať ho dvakrát a potom ho kolega posúdiť, aby sa zabezpečilo, že nič nezmeškalo.
Oddiely obchodného listu
Každá časť vášho listu by mala byť v súlade s príslušným formátom, počnúc vašimi kontaktnými údajmi a údajmi vášho príjemcu. pozdrav; telo písmena; zatváranie; a nakoniec, svoj podpis.
Formát obchodného listu
Nižšie je uvedený formát tradičných obchodných listov s tipmi, ako ich rámovať na základe vášho vzťahu s čitateľom a aký je váš požadovaný výsledok.
Vaše kontaktné informácie :
Tvoje meno
Vaša adresa
Vaše telefónne číslo
Vaša emailová adresa
dátum
Kontaktné informácie o príjemcovi:
Ich meno
Ich názov
Ich spoločnosť
Adresa spoločnosti
- Použite "na koho sa to môže týkať ", ak si nie ste istí, koho adresujete.
- Použite formálny pozdrav "Vážený pán / Ms./Dr. [Priezvisko], "ak nepoznáte príjemcu.
- Použite "Dear [First Name]", iba ak máte neformálny vzťah s príjemcom.
Telo
Základné informácie o formátovaní:
- Použite jednorazové riadky s pridaným priestorom medzi jednotlivými odsekmi, po pozdravení a nad zatvorením.
- Vľavo odôvodnite svoj list (proti ľavému okraju).
Strike správny tón:
Zjednodušte cieľ svojho listu jednoduchým a cieleným jazykom a krátkym úvodným odstavcom. Môžete začať s tým, "píšem v súvislosti s ..." a odtiaľ, komunikovať len to, čo potrebujete povedať.
Nasledujúce odseky by mali obsahovať informácie, ktoré dávajú čitateľovi plné pochopenie vašich cieľov, ale vyhýbajú sa meandrujúcim vetám a zbytočne dlhým slovám. Znova, zostať stručné, aby si udržali svoju pozornosť.
Ak máte v úmysle presvedčiť príjemcu - investovať peniaze, poskytnúť vám referencie, najať si, partnera s vami alebo opraviť problém - vytvoriť presvedčivý prípad pre túto príčinu. Ak napríklad chcete, aby čitateľ sponzoroval charitatívnu udalosť, identifikujte akékoľvek prekrývanie s filantropickými cieľmi spoločnosti. Presvedčte čitateľa, že vám pomôžu byť navzájom prospešné a zvýšite šance na získanie podpory.
Udržujte svoj záverečný odsek na dve vety. Stačí zopakovať svoj dôvod písania a ďakujem čitateľovi, že zvážil vašu požiadavku.
Bezplatná zatvorenie :
Niektoré dobré možnosti pre vaše zatváranie zahŕňajú:
- S úctou, Váš,
- S úctou,
- srdečne
- úctivo
Ak je váš list menej formálny, zvážte použitie:
- Všetko najlepšie,
- best,
- Ďakujem,
- S pozdravom,
Podpis:
Napíšte svoj podpis tesne pod uzáverom a ponechajte štyri samostatné medzery medzi zatváraním a zadaným celým menom, názvom, telefónnym číslom, e-mailovou adresou a inými kontaktnými informáciami, ktoré chcete zahrnúť. Použite nasledujúci formát:
Váš vlastnoručný podpis
Zadané celé meno
nadpis
Odoslanie e-mailového obchodného listu
Ak posielate e-mailový list, váš podpis bude trochu iný . Namiesto zahrnutia kontaktných informácií do nadpisu listu, uveďte ich pod svoj podpis. Napríklad:
S úctou,
Meno Priezvisko
nadpis
Vaša adresa
Vaše telefónne číslo
Vaša emailová adresa
Zahrňte téma, o ktorej píšete, do riadku predmetu e-mailu, takže čitateľ je jasný, prečo odosielate správu.
Tipy na písanie obchodných listov
Podrobnejšie tipy nájdete v týchto pokynoch, ako písať obchodné listy , vrátane výberu písma, výberu okrajov a správneho formátovania listu.
Je vždy užitočné pozrieť sa na príklady, aby ste dostali nápady na svoju vlastnú korešpondenciu. Prečítajte si vzorky listov vrátane sprievodných listov, rozhovorov, ďakujem listom, následným listom, listom o prijatí a odmietnutí zamestnania, listom o rezignácii, listom o uznaní a ďalším obchodným a pracovným listom.