Keď píšete obchodný list alebo pošlete e-mailovú správu, je dôležité, aby ste svoj list uzavreli profesionálnym spôsobom. Ideálny koniec pre obchodný list vyjadruje vašu vďaku a rešpekt, bez výstrednosti alebo príliš známeho tónu. Aj keď sa môže zdať staromódny, väčšina profesionálnych pracovníkov očakáva, že písomná korešpondencia - či už listom alebo e-mailom - bude písaná a formátovaná konzervatívnym spôsobom .
Znamená to nielen to, že by ste sa mali zamerať na neutralitu vo vzhľade vášho listu (vyhýbajte sa používaniu farebného papiera, dizajnu neopracovaného loga a umeleckého písma), ale tiež to znamená, že by ste mali zamestnať veľmi nízke kľúčové, nepodložené a profesionálne záverečná fráza. Najlepším scenárom je, že manažér prijímania pracovných miest, kolega alebo pripojenie si ani nevšimne uzavretie.
Nasleduje zoznam príkladov uzatvárania listov, ktoré sú vhodné pre korešpondenciu týkajúcu sa podnikania a zamestnanosti.
Príklady zatvorenia obchodného listu
- úprimne
- S pozdravom
- S pozdravom
- najlepší
- S Pozdravom
- S priateľským pozdravom
- Tvoja naozaj
- Veľmi úprimne
- zdvorilo
- S úctou, Váš
- Ďakujem
- Ďakujem vám za vašu pozornosť
Vojenské korešpondencie
Podobne ako obchodná alebo zamestnanecká korešpondencia, vojenská korešpondencia tiež stanovila štandardy pre uzatváranie (nazývané aj "vyvolenie"), ktoré by mali byť predložené pred podpisom.
Ak vaša spoločnosť obchoduje s armádou - alebo ak žiadate o prácu vo vojenskej oblasti - mali by ste si uvedomiť, že "Veľmi dôverne" (často skrátene ako "V / R") sa používa v písomnej a e-mailovej korešpondencii medzi vojenskými členmi ,
Ustanovuje sa etiketa od náčelníkov štábov štábu, amerického ministerstva obrany, americkej armády, amerického námorníctva a amerického letectva, že uzatvorenie "úctyhodne tvojich" bude rezervované pre prezidenta Spojených štátov amerických (podľa USA Armádne normy, to sa vzťahuje aj na prvú ženu a zvolenú prezidentku).
Listy všetkým ostatným hodnostárom jednoducho používajú vyvolenie "úprimne".
Čo treba dať po zatvorení
Sledujte zatvorenie s čiarkou, medzerou a potom svojím menom. Napríklad:
S Pozdravom,
Tvoje meno
Vaša emailová adresa
Vaše telefónne číslo
Čo nemožno použiť ako uzávierku obchodného listu
Všetko, čo by ste použili v neformálnej komunikácii, je nevhodné pre obchodný list. To zahŕňa slang, text-hovoriť, emojis, a všetko off-farebné alebo príležitostné.
Ak ste zvyknutí komunikovať väčšinou s priateľmi, rodinou alebo dokonca s spolupracovníkmi, s ktorými ste dlho pracovali, vhodná zatváranie pre obchodný list sa pravdepodobne najprv bude cítiť pekne. Nebojte sa o tom - váš kolega alebo obchodný partner nebude cítiť, keď čítal vašu korešpondenciu. To, čo sa vám zdá neprirodzené, bude pre príjemcu pocit úctivosti a zdvorilosti.
Formálna komunikácia je v modernom živote, ale stále existujú chvíle, keď je to jediný správny spôsob posilnenia spojenia alebo prenosu informácií. Ak žiadate o zamestnanie, hľadáte odporúčanie alebo rozširujete svoju sieť, zmeňte na strane formálnosti.
Jedna výstraha: Nedovoľte, aby mierne archaický pocit formálneho obchodného listu vás láka k používaniu kvetinového, zastaralého jazyka.
Pamätajte si, že dúfate, že osoba, ktorá dostane váš list, nemá spomienku na vaše zatváranie. Posledná vec, ktorú chcete, je, že manažér prijímania do schôdzky o ľudských zdrojoch s vašim sprievodným listom v ruke a pýta sa tímu, či sa chcú stretnúť s "Mr. Kindest Personal Regards".
Príklady nevhodných uzávierok obchodných listov
- na zdravie
- srdečne
- dúfajme
- neskôr
- Vďaka!
- TTYL / TTFN
- srdečne
Poznámka o e-mailových obchodných listoch
Mohlo by to byť lákavé , keď ste komunikovali e-mailom , ale nedávajte mu to pokušenia. Aj keď sú bezkonkurenčné e-maily úplne v poriadku pre každodennú komunikáciu so svojimi priateľmi a spoluhráčmi, zdá sa, že to sú hrubé - alebo horšie, neprofesionálne - pre ľudí, ktorých nepoznáte.
Mali by ste tiež použiť obchodný list, ktorý sa uzatvára, keď zodpovedáte s niekým profesionálne o dôležitom probléme, či ide o nový projekt alebo o pracovnú príležitosť.
Keď nepotrebujete zatvárať
Ako viete istotu, či sa má zatvárať alebo nie? Jedným z dobrých testov je pýtať sa, či je tento e-mail viac podobný okamžitej správe / textu alebo obchodnému listu. Ak dáte svojim spoluhráčom rýchlu aktualizáciu prebiehajúceho projektu, formálne uzatvorenie nemusí byť potrebné; ak hodíte klobúk na kruhu na propagáciu, určite sa to vyžaduje.
Keď všetko ostatné zlyhá a stále nie ste si istí, chybujte opatrne a vložte ho. Nikdy sa nebudete pokaziť tým, že budete príliš zdvorilí a úctiví.
Viac informácií: Formátovanie obchodného listu Business Letter Salutation Príklady