Ak hľadáte tento typ práce, môžete výrazne zvýšiť svoje šance tým, že budete vedieť, ktoré z vašich zručností a skúseností sa zvýrazníte počas procesu podávania prihlášok a pohovorov.
Ako používať zoznamy zručností
Pozrite sa na tento zoznam požadovaných zručností. Môžete zistiť, že máte viac z nich, než ste si mysleli, že máte. Použite mená vašich relevantných zručností ako kľúčové slová vo vašom životopise a sprievodnom liste , takže vedúci zamestnancov bude jasne vidieť, že máte to, čo hľadajú. Uistite sa, že ste starostlivo prečítali popis práce, takže viete, ktoré zručnosti sú pre Vášho budúceho zamestnávateľa najdôležitejšie. Výskum spoločnosti pomáha tiež.
Keď sa pripravujete na rozhovor , pripravte aspoň jeden konkrétny príklad času, ktorý ste preukázali každú zručnosť, ktorú očakávate. Nečakajte, že sa o tieto veci budú brať vaše slovo.
Môžete tiež prečítať zoznamy zručností uvedených podľa pracovných miest a typov zručností .
Príklady zručností správcu Office
Nie všetky pozície manažéra kancelárie vyžadujú presne rovnakú sadu zručností . Veľa bude závisieť od toho, koľko kancelárskych asistentov musíte kontrolovať, koľko ľudí používa kanceláriu, ktorú spravujete, a aké druhy softvéru a iných systémov používa váš zamestnávateľ.
Existujú však niektoré zručnosti, ktoré prakticky majú všetci efektívni kancelárií manažéri a nemôžu.
Administratívne zručnosti
Ako správca kancelárie budete zodpovedný za dokončenie niekoľkých administratívnych úloh . Patrí medzi ne zamestnávanie a spúšťanie zamestnancov, vykonávanie hodnotenia výkonnosti, školenie nových zamestnancov a dohľad nad ostatnými.
Schválenie formálnych náležitostí, vykonávanie všeobecných obchodných operácií a udržiavanie dokumentov a personálnych záznamov môže spadať do vašej jurisdikcie.
Budete tiež musieť naplánovať, prevziať spracovanie pošty, plánovať a zúčastňovať sa na stretnutiach. Môžete byť vyzvaný, aby vykonávali riešenie konfliktov , delegovali prácu a boli aj politikmi a rozhodovacími orgánmi .
Analytické schopnosti
Súčasťou vašej práce bude nájsť spôsob, ako lepšie vykonať vašu prácu. Ak môžete zistiť neefektívnosť toho, ako vaša kancelária prebieha a poskytovať riešenia, môžete ušetriť vášho zamestnávateľa veľa peňazí a ušetriť vašim kolegom veľa zhoršenia. Skvelý kancelársky manažér sa vždy pýta na všetky procesy, postupy a postupy, "má to zmysel? Je to najlepšie, čo môžeme urobiť? "Tu je zoznam analytických zručností, ktoré môžete zahrnúť do svojho životopisu.
Pozor na detail
Ako správca kancelárie, buck zastaví s vami. Budete zodpovední za správne usporiadanie správnych kancelárskych potrieb, za správne a organizované vedenie záznamov a za sledovanie potrieb a problémov všetkých ostatných v kancelárii. Ak to urobíte správne, zdá sa, že kancelária bude bežať sama. Ak dostanete malý detail zle, iní ľudia nemusia byť schopní robiť svoju prácu.
Komunikačné schopnosti
Podobne ako kancelárií asistentov, budete často jedným z prvých ľudí, ktorí návštevníci vidia, a môžete byť občas jediní, čo vidia, ak sa profesionál, ktorého kancelária to stane, je vonku. Musíte preto pôsobiť ako efektívny recepčný pri súčasnom vykonávaní vašich ďalších povinností.
Môžete tiež byť hlavným bodom spojenia medzi všetkými rôznymi ľuďmi, ktorí používajú kanceláriu, a možno aj medzi vašou kanceláriou a ostatnými v rámci tej istej organizácie. Možno budete musieť praktizovať riešenie konfliktov . Určite budete musieť delegovať prácu. To všetko sa spája s množstvom komunikácií, písaných aj verbálnych, ktoré musia byť vždy presné, efektívne, priateľské a profesionálne.
Počítačové zručnosti
Je dôležité, aby kancelársky manažéri mali širokú škálu počítačových zručností .
Špecifiká budú závisieť od vášho zamestnávateľa, ale budú zahŕňať zadávanie údajov, tabuľky a všeobecné úlohy IT.
Riadiace úrady môžu byť obrovskou zodpovednosťou. Manažéri kancelárie pracujú vo všeobecnosti na vrchole organizácie, s rukami v každom aspekte spoločnosti. Ak sa vám táto ústredná rola odvoláva, pozrite si zoznam našich zručností a zistite, či to môže byť pre vás kariéra.
Finančné záležitosti
Vaše povinnosti môžu zahŕňať účtovníctvo, fakturáciu, rozpočet a účtovníctvo. Môžete byť tiež povinný zvládnuť mzdy, drobné hotovosti a QuickBooks . Štvrťročné a polročné správy môžu spadať do vášho rozsahu povinností rovnako. Prinajmenšom, ak vaša kancelária bude zaobchádzať s peniazmi, budete nakoniec zodpovední za to, aby ste sa uistili, že sa s nimi zaobchádza dobre
Vodcovské schopnosti
Ako vedúci toho, čo môže byť veľká skupina kancelárskych asistentov, budete musieť motivovať a koordinovať každého. Budete musieť urobiť tímovú prácu . Vašou úlohou bude stanoviť štandard pre prácu všetkých ostatných a zabezpečiť, aby boli tieto štandardy splnené. Vedenie často znamená pomôcť iným ľuďom rásť vo svojej kariére a pomáhať ľuďom samoštartovať a dobre komunikovať medzi sebou.
Sociálne zručnosti
Medzi riadiacimi pracovníkmi hrajú veľkú úlohu interpersonálne schopnosti. Budete musieť mať pozitívny postoj, pozdraviť návštevníkov a zapojiť sa do tímovej práce .
Rôzne silné stránky
Administratívni pracovníci majú tendenciu mať rôzne zručnosti, ktoré im pomáhajú vykonávať svoju prácu. To zahŕňa starostlivosť o detaily, všeobecne flexibilné o tom, ktoré úlohy budete musieť vykonávať a byť spoľahliví.
Kancelárskí manažéri by mali byť tiež sieťoví, logickí myslitelia , multifunkcionári a riešitelia problémov . Časový manažment a organizácia by mali mať druhú povahu pre ľudí, ktorí slúžia v tejto úlohe.