Tajomníci súdnych sporov sú zamestnaní v advokátskych kanceláriách všetkých veľkostí. Niektorí tajomníci poskytujú čisto administratívnu podporu. Avšak tajomníci v mnohých firmách vykonávajú hybridnú úlohu, fungujú ako sekretár aj súdny spor.
Nižšie nájdete niekoľko najbežnejších funkcií tajomníka sporov v priebehu celého súdneho sporu.
Sekretárske úlohy sa líšia v závislosti od firmy, druhu súdnych sporov a veľkosti personálu.
Skríning prípadov
V spoločnostiach žalobcov je prvým krokom prípad preverovanie prípadu zásluh. Má potenciálny klient dôvod na konanie? Sú nejaké konflikty? Tajomník môže pomôcť pripraviť formuláre na vyšetrovanie prípadov a naplánovať úvodné stretnutia medzi advokátom a potenciálnym klientom. V niektorých prípadoch sekretárka dokončí počiatočný screening tým, že sa otázkami potenciálnych klientov pýta telefonicky. Ak je klient podpísaný, tajomník vytvorí nový spis a postúpi klientovi zmluvu o zadržaní a ďalšie dokumenty.
Vyšetrovanie
V mnohých prípadoch strany vedú vyšetrovanie pred podaním žaloby. Toto vyšetrovanie môže zahŕňať vyhľadanie a vypočutie svedkov, preskúmanie miesta úrazu a zber dokumentárnych a iných dôkazov. Tajomník súdnych sporov môže pomôcť v procese naplánovaním schôdzí a telefonických konferencií v mene právneho zástupcu, vytváraním zoznamov svedkov, organizovaním dôkazov a iných dokumentov a vytvorením spoľahlivého systému podávania pre papierové aj elektronické dokumenty.
spisy
Ak sa podá žaloba, tajomník pripraví podania v programe na spracovanie textu. Tvrdenia môžu obsahovať predvolanie, sťažnosť, čestné vyhlásenia, žiadosti o prijatie a návrhy. Tajomník súdnych sporov často vytvorí poverovacie sprostredkovateľské organizácie, ktoré organizujú a indexujú všetky spisy pre konkrétny prípad.
Tajomník môže tieto dokumenty podať na súde buď osobne alebo elektronicky, hoci táto úloha často vykonáva paralegal alebo súdny posol .
objav
Discovery je najdlhšia fáza procesu súdneho sporu. Počas zistenia môže sekretárka konania vykonávať všetky alebo niektoré z nasledujúcich úloh:
- Príprava dokumentov na vyhľadávanie v systéme na spracovanie textu, vrátane vyšetrovaní a žiadostí o produkciu
- Zadávanie, odosielanie a sledovanie predvolaní
- Naplánovanie výpovedí s viacerými stranami vrátane právneho zástupcu, klientov, odporcov a súdnych reportérov
- Plánovanie nezávislých lekárskych vyšetrení a iných vymenovaní vyžadovaných Občianskym poriadkom
- Vytváranie spojív na vyhľadávanie; indexovanie a archivovanie dokumentov na vyhľadávanie
- Usporiadanie a podávanie dokumentov
- Plánovanie stránok
- Lokalizácia a komunikácia s odborníkmi; organizovanie a podávanie odborných správ
Pre-Trial
Po nastavení dátumu skúšky sekretár pomáha právnemu tímu pripraviť sa na súd. Úloha tajomníka môže zahŕňať:
- Písanie a formátovanie predbežných dokumentov vrátane návrhov, sprievodcov, predvolaní a zoznamov svedkov
- Zhromažďovanie a organizovanie exponátov
- Vytváranie, organizovanie a / alebo indexovanie skúšobných spojív
- Pomoc pri organizovaní falošných súdnych procesov
- Sledovanie termínov a zasielanie pripomienok právnemu tímu
- Cite-checking a korektúry a právne dokumenty
- Zabezpečenie správneho formátovania dokumentov v súlade s pravidlami súdu
- Koordinácia svedkov
pokus
Tajomník prejednávania sporov má počas skúšok významnú podpornú úlohu. Jeho povinnosti môžu zahŕňať:
- Príprava, písanie a formátovanie skúšobných dokumentov
- Koordinácia prípravy grafov, grafov a iných vizuálnych snímok
- Plánovanie kuriérov, súdnych reportérov a odborných svedkov
- Organizovanie, archivovanie a správa dokumentov, exponátov a skúšobných spojív
- Koordinácia usporiadania cestovania pre právnikov, svedkov, klientov a ďalších
Ďalšie administratívne úlohy
Pre tých, ktorí pracujú na strane obhajoby, sekretárka sporov vstúpi do lehoty advokátov a paralegálov vynaložených na každú vec do systému času a fakturácie firmy .
Posiela klientovi aj pravidelné faktúry a následné platby za oneskorené platby. Ďalšie všeobecné úlohy vykonávané tajomníkom sporov zahŕňajú:
- Vytváranie informácií prostredníctvom prepisovania, formátovania, zadávania, získavania, kopírovania a prenosu textu, údajov a grafiky
- Sledovanie prípadov
- Zodpovedá s klientmi, svedkami a odporujúcimi právnymi poradcami
- Odpoveď na telefón
- Vytváranie tabuliek na sledovanie nákladov, exponátov a ďalších informácií
- Prepisovanie diktátu
- Udržiavanie dotekových systémov
- Smerovanie korešpondencie, správy a právne dokumenty
- Organizovanie klientských konferencií a stretnutí s advokátmi
- Príprava výkazov výdavkov
- Udržiavanie kalendára advokáta plánovaním a plánovaním konferencií, telekonferencií, depozít a cestovania
- Objednávanie spotrebného materiálu
Súdny tajomník vzdelávanie
Mnohí tajomníci súdnych sporov dopĺňajú osvedčenie alebo pridružené študijné programy na obchodnej škole alebo na univerzite. Napriek tomu majú sekretariári so štvorročným vysokoškolským diplomom najväčšie príležitosti v rámci advokátskej kancelárie. Výcvik v súdnych sporoch sa často vyskytuje v práci. Skúsení vedúci súdnych sporov sa často presúvajú do iných úloh vo firme, vrátane pozícií paralegálov a kancelárií.
Tajomník vedúci súdnych sporov Znalosti a zručnosti
Tajomníci súdnych sporov musia mať rôzne interpersonálne, technologické a kancelárske zručnosti, ako aj právne a procedurálne znalosti. Požadované zručnosti a znalosti zahŕňajú:
- Znalosť s textovým spracovaním, tabuľkovým procesorom, prezentačným a časovým a účtovným softvérom; oboznámenie sa so sadu Microsoft Office
- Znalosť s technológiou transkripcie
- Vynikajúce písomné a slovné zručnosti
- Znalosť miestnych, štátnych a federálnych súdnych sporov o dokumentoch a postupoch podávania
- Skúsenosť s databázami dokumentov, ako sú Ringtail, Summation a Concordance
- E-filing skúsenosti
- Znalosť kancelárskych postupov a právnej terminológie
- Silné schopnosti písať
- Pevné organizačné zručnosti a multi-tasking zručnosti
- Schopnosť komunikovať profesionálne so všetkými úrovňami personálu