Naučte sa, ako napísať list o sympatie, aby ste pomohli zamestnancovi, ktorý trpí
Bez ohľadu na to, čo ešte robíte, aby ste svojmu zamestnancovi alebo spolupracovníkovi pomohli so svojou zármutkovou situáciou, je takmer vždy vhodné napísať sympatizujúci list . Poznámky o kondolencii sú vždy oceňované zamestnancami, ktorí oceňujú prijímanie vášho sympatiového posolstva počas svojho žalu.
Táto šablóna poskytuje sprievodcu, aby ste mohli na svojom pracovisku napísať svoj vlastný priateľský list . Zdôrazňuje faktory, ktoré spôsobia, že vaše poznámky o kondolencii vyjadrujú vašu správnu sústrasť.
Napíšte písanie súcitu na vyjadrenie srdečnej sústrasti
Spustite svoju správu o sympatiu na bežnej kancelárii s vaším menom, adresou a dátumom. Alebo ak ste sa rozhodli ručne napísať poznámku na karte alebo na papieri, začnite s dátumom.
E-mail je tiež čoraz prijateľnejší ako komunikačné médium, ale formálny písaný list alebo písaná poznámka sú lepšou voľbou pre kondolenčné listy. E-mailové správy o sympatiách ponechávajú trvalý dojem, že vaša korešpondencia bola zvyčajná - nie celkom posolstvo, ktoré ste chceli sprostredkovať.
Ďalej napíšte, Vážení (Meno zamestnanca),
Začnite svoj list s popisom udalosti a vašej sympatie. V závislosti od vášho vzťahu so zamestnancom (napr. Zamestnanca personálneho oddelenia zamestnancov HR), možno budete musieť napísať poznámku spoločnosti, ale môžete tiež napísať druhú osobnú poznámku.
Tento článok je zameraný na oficiálny list o sympatie spoločnosti. Vo všeobecnosti je to viac formálne ako poznámka, že posielate osobnému priateľovi alebo spolupracovníkovi.
Príklad: Chceme vyjadriť naše sympatie k nedávnej strate vašej matky. Strata blízkeho člena rodiny je vždy smutná a chceme, aby ste vedeli, že sme veľmi ľúto vašej straty.
Ponuka pomáhať zamestnancovi počas obdobia zármutku bez toho, aby ste museli poskytnúť zdroje spoločnosti alebo vytvoriť precedens, ktorý nebudete môcť ponúknuť všetkým zamestnancom.
Príklad: Prosím, dajte nám vedieť, či by sme mohli urobiť niečo, čo vám pomôže pri zvládaní straty vašej matky.
Ponúknite dodatočné informácie o firemných zdrojoch, ktoré sú k dispozícii zamestnancom v čase ich smútku.
Príklad: Členovia ľudských zdrojov vám pomohli pri získavaní informácií o vašich výhodách a s vami sme sa s nami podelili o politiku úmrtí . Ak máte potreby presahujúce parametre politiky, dajte nám to vedieť, aby sme mohli individuálne riešiť vašu situáciu.
Minulou praxou v spoločnosti bola poskytnutie dodatočného času neplatenej dovolenky na riešenie otázok týkajúcich sa smrti, cestovania mimo štátu a časovo náročných právnych problémov.
Ukončite svoju poznámku s opakovanou ponukou podpory. Zamestnanec nemusí od vás potrebovať ani chcieť, ale je dôležité, aby ste ponuku urobili. Zriedkakedy zistíte, že vaša pomoc bola prenasledovaná, ale preukázali ste, že vám záleží.
Príklad: Sme odhodlaní vám pomôcť v tomto hrubom čase na ceste života. Vaša strata vašej matky je smutná a podporujeme vaše úsilie o posun vpred.
Dajte nám vedieť, ako vám môžeme pomôcť.
Koniec: Použite svoj bežný podpis. S pozdravom je spoločné znamenie, ktoré má ukončiť správu o sympatie. Alebo musíte nájsť svoj vlastný pohodlný spôsob, ako ukončiť a zatvoriť kondolenčný list.
Ďalšie uzávery zahŕňajú:
- srdečne
- úprimne
- Srdečne
- Myslím na teba
- najlepší
- Všetko najlepšie
- S sympatiou
Toto sú zložky láskyplného listu s odkazmi na kroky, ktoré môže spoločnosť podniknúť skôr v procese podpory zamestnanca v životných bolestivých momentoch smrti a smútku.
Viac informácií o tom, ako môže zamestnávateľ pomôcť zamestnancom a spolupracovníkom zaobchádzať s úmrtím a smútokom .
Majte prosím na pamäti, že keď píšete svoju sympatie, je nepravdepodobné, že poznáte všetky detaily vzťahu vášho zamestnanca so svojimi príbuznými. Navyše budete zriedka mať všetky podrobnosti o chorobách zamestnancov alebo tragédii rodinných príslušníkov.
Takže obmedzte predpoklady, ktoré vyjadrujete vo svojom sympatizovanom liste. Udržanie správy neutrálne je váš najlepší spôsob, keď píšete svoje súcitné listy. (Napríklad zamestnanec a jej matka môžu mať dvadsať rokov vzdialený a nešťastný vzťah.) Neviete, takže nepíšte správu o sympatie, ktorá preberá blízky a milujúci vzťah, vaša sústrasť padne na nepočujúcich ušiach. )
Sample Sympathy Letter
Drahá Elizabeth,
Ospravedlňujeme sa, že sme počuli o smrti vašej matky. Strata člena rodiny je vždy ťažká. Dajte nám prosím vedieť, či je možné urobiť niečo, čo vám pomôže počas tejto skúšobnej doby.
Máte nárok na tri dni plateného voľna, ako je uvedené v našich pravidlách týkajúcich sa úmrtí zamestnancov. V minulosti sme poskytli zamestnancom ďalšie neplatené voľno, keď cestovné a osobné záležitosti súvisiace so smrťou vyžadovali viac času od práce.
Prosím, nechajte svojho manažéra alebo Ľudské zdroje vedieť, či potrebujete požiadať o dodatočný čas. Môžeme tiež pracovať s flexibilným harmonogramom, ak sa musí vaše rodinné podnikanie realizovať počas pracovného času.
Sme odhodlaní vám pomôcť v tomto hrubom čase na ceste života. Sme sympatizovaní so stratou vašej matky a chceme podporiť vaše úsilie o posun vpred v podnikaní vášho života. Dajte nám vedieť, ako vám môžeme pomôcť.
S pozdravom,
Susan
Riaditeľ pre ľudské zdroje
Manažér zamestnanca by mohol zvážiť aj posielanie súcitného listu alebo poznámky. To je vhodnejšie napísané na knižnej listine a odoslané neformálne od oficiálneho firemného listu, ktorý už poslal personál ľudských zdrojov.
Spolupracovníci a priatelia sú tiež povzbudzovaní, aby rozvíjali súcit v reakcii na životné brutálne chvíle.