V kontrolnej úlohe sledujete vykonanú prácu, porovnávate skutočný pokrok s plánom a overíte, či organizácia pracuje tak, ako ste ju navrhli.
Ak všetko prebehne dobre, nebudete musieť nič robiť, iba monitorovať. To sa však zriedka stáva. Niekto sa chorý; opakovanie každého triedenia databázy trvá dlhšie, ako sa predpokladalo; kľúčový konkurent znižuje svoje ceny; požiar zničí budovu vedľa seba a musíte sa evakuovať niekoľko dní alebo iný faktor ovplyvní váš plán. Kontrolný krok teraz určuje, že musíte podniknúť kroky na minimalizáciu vplyvu a čo najrýchlejšie vráti veci späť k požadovanému cieľu.
To znamená vrátiť sa do fázy plánovania a upraviť plány. Môže to vyžadovať zmenu v organizácii a presmerovanie členov tímu smerom k novým cieľom. Potom riadte nový plán a upravte podľa potreby. Tento cyklus pokračuje až do dokončenia úlohy.
Niektoré ďalšie aspekty monitorovania a kontroly
- Udržiavanie výsledku nehrá: Nie je zmysluplné monitorovať, ak nepodniknete žiadne kroky na základe týchto informácií. Nepoužívajte len sledovať. Uistite sa, že meriate správne veci a potom vykonajte príslušné kroky na odstránenie akýchkoľvek problémov, na ktoré merania poukazujú.
- Nemôžete spravovať to, čo nezmeníte : Ak nezmerujete niečo, neviete, či sa zlepšuje alebo zhoršuje. Nemôžete vylepšiť zlepšenie, ak nemeríte, aby ste zistili, čo sa zlepšuje a čo sa zhoršuje. Tento článok vám pomôže zistiť, ako a čo merať.
- Nedovoľte, aby sa proces dostal do cesty výsledkov: Aj keď sa tento článok konkrétne zaoberá otázkou nadmerného plánovania, vzťahuje sa to aj na monitorovaciu úlohu. Nezameriavajte toľko na monitorovaciu úlohu, ktorú nemáte kontrolu a vykonajte nevyhnutné zmeny.
- Tréning zamestnancov: Kedy nastúpiť : Dobrý manažér bude vždy sledovať to, čo robia jeho zamestnanci, ale nezasahuje do výcviku svojich zamestnancov s výnimkou špecifických okolností. Vedieť, kedy nechať zamestnanca urobiť chybu, z ktorej sa môžu učiť a kedy potrebujete vstúpiť a trénovať ich, je vyrovnávacím činom. Musíte vyvážiť ich príležitosť učiť sa a rásť proti škodám, ktoré môžu spôsobiť sebe, ich tímu a spoločnosti.
- Poskytovanie negatívnej spätnej väzby : Ak manažér potrebuje vstúpiť a kontrolovať činnosť tímu alebo jednotlivca, je často potrebné poskytnúť negatívnu spätnú väzbu. Uistite sa, že to robíte správne, ako je tu uvedené.
- Sledujte pokrok vášho tímu: pre mnohých je riadenie projektov prvou riadiacou úlohou . V krokoch k úspešnému riadeniu projektu vidíme aj úlohu monitorovania tímu.
- Váš šéf vás sleduje : Manažéri majú povinnosť voči svojej spoločnosti sledovať činnosť svojich zamestnancov, aby zabezpečili súlad s platnými zákonmi a zásadami. Sledujete ich správanie, dodržiavanie kódu oblečenia, spôsob, akým pozdravujú zákazníkov. Potreba monitorovať ich elektronické aktivity je rovnako veľká a dôvody sú rovnaké. Uistite sa, že zamestnanci vedia, že sa sledujú. Dajte im vedieť, čo sa sleduje a prečo. Dajte im vedieť, čo je prijateľné a čo nie.