Inteligentní zamestnávatelia uchovávajú 4 rôzne záznamy pre záznamy zamestnancov
Personálne súbory zamestnancov
Pre každého zamestnanca sa vedie osobný spis . Tieto personálne súbory obsahujú dôverné dokumenty a sú riadené a udržiavané personálom ľudských zdrojov.
Personálne súbory sú hlavné záznamy zamestnancov, ktoré zamestnávateľ, zamestnanec a vedúci zamestnanca využívajú v niektorých spoločnostiach.
V iných - a to je odporúčaný prístup - prístup k súboru zamestnancov je obmedzený na HR a zamestnanca pod dohľadom.
Typické dokumenty v osobnom spise zahŕňajú žiadosť o zamestnanie , rodinný kontaktný formulár pre prípad núdze, doklad o disciplinárnej činnosti, životopis, príručka pre zamestnanca, potvrdenie o odmietnutí zamestnanca, písomné potvrdenie zamestnávateľa , pravidelné hodnotenie, hodnotenie pracovného miesta alebo výkon plán rozvoja, osvedčenia o odbornej príprave a dôkazy o prítomnosti a aktuálne osobné kontaktné informácie o každom zamestnancovi.
Nie všetky osobné súbory obsahujú tie isté dokumenty, ale každý personálny súbor obsahuje niektoré dokumenty, ktoré sú rovnaké. Dokumentácia o výkonnosti zamestnanca nepatrí do personálneho spisu, pokiaľ to neodôvodňuje disciplinárne konanie, odmenu alebo iné známky vynikajúceho úspechu.
Takéto každodenné poznámky o výkonnosti patria do súboru, ktorý vedú manažéri na sledovanie výkonnosti, cieľov a príspevkov svojich zamestnancov.
Mzdové súbory zamestnancov
Mzdové súbory tiež uchovávajú záznamy zamestnancov. Mzdové súbory obsahujú históriu pracovných miest zamestnancov, oddelenia, náhrady škody, obvinenia, pôžičky a ďalšie informácie nevyhnutné na zaplatenie zamestnanca a vedenie kópie histórie odmeňovania zamestnanca.
Mzdový súbor bude obsahovať aj históriu vládnych formulárov, ako sú W-2, W-4 a sociálne zabezpečenie, ktoré zadržiavajú dokumenty vyplnené zamestnancom. Súbor obsahuje aj informácie o zamestnaneckých výhodách a povolenie na odvolanie platieb z výplaty zamestnancov.
Zdravotnícke záznamy zamestnaneckých záznamov
Zamestnávateľ tiež spravuje zdravotnícky spis zamestnanca. Záznamy zamestnancov v lekárskom spise nie sú k dispozícii nikomu okrem vymenovaných zamestnancov ľudských zdrojov a zamestnancovi, ktorého záznamy sú uchovávané v spise. Lekárske spisy obsahujú lekárske poznámky, papierovanie aplikácie FMLA, informácie o testovaní liekov, požadované fyzické informácie a inú dokumentáciu, ktorá sa týka zdravotného stavu zamestnanca alebo jeho rodinného príslušníka.
Zdravotné súbory, kvôli dôvernosti záznamov zamestnancov, dostávajú najvyšší stupeň bezpečného ukladania a dôvernosti. Odporúča sa, aby sa zdravotné spisy uchovávali v zásuvkách s uzamknutými súbormi, ktoré sú uzamknuté v miestnosti, ktorá nie je prístupná iným zamestnancom než personálom určeným v oblasti ľudských zdrojov.
I-9 Súbory zamestnancov
I-9 Správa zamestnaneckých záznamov, ktoré sú uchovávané pre všetkých zamestnancov v jednom súbore, ktorý je oddelený od ostatných záznamov zamestnancov.
Zamestnávatelia vedú tento záznam zamestnanca oddelene od ostatných záznamov o zamestnancoch, aby zachovali dôvernosť zamestnancov od vládnych úradníkov a iných subjektov, ktoré sú oprávnené kontrolovať zamestnancov I-9 .
Uchovávanie I-9 na samostatnom mieste zabezpečí, že ak ste vybrali na preskúmanie súboru Federal I-9, štátni zamestnanci nebudú mať prístup k žiadnym iným záznamom o zamestnancovi alebo jej zamestnaní vo vašej organizácii s výnimkou skutočného I-9 formulár. Tieto vyšetrovania sa každoročne zvyšujú, aby ste sa ubezpečili, že títo zamestnanci správne vyplnili formuláre I-9, alebo môžete podliehať pokutám a prípadnému väzneniu.
Prístup zamestnancov k zamestnaneckým záznamom
Zamestnanci si môžu prezrieť svoje záznamy zamestnancov kontaktovaním personálu personálneho oddelenia počas bežných pracovných hodín.
Žiaden zamestnanec nemôže zmeniť ani odstrániť žiadny dokument vo svojich záznamoch, ktorý je potrebné prezerať za prítomnosti personálu personálnej skupiny.
Musíte mať v príručke pre zamestnancov pracovnú politiku zamestnancov a postupovať bez rozdielu, pokiaľ ide o požiadavky zamestnancov na zobrazenie ich súborov.
Ak zamestnanec odošle písomnú žiadosť o kópiu svojich záznamov o zamestnancoch po tom, čo opustia zamestnanie, musíte od nich poslať kópiu.
Príležitostne sa stretnete so zamestnancom, ktorý je podozrivý z toho, aké záznamy zamestnancov uchováva oddelenie ľudských zdrojov. Toto sú zamestnanci, ktorí s najväčšou pravdepodobnosťou požiadajú o kópiu svojich zamestnancov. Opäť bez diskriminácie urobte kópiu súboru a pošlite ho. (Pravdepodobne dostanete spätnú väzbu, že zamestnanec bol prekvapený tým, akú málo dokumentácie, ktorú HR zamestnanci zachovali.)
V niektorých jurisdikciách je oprávnené účtovať zamestnancovi za náklady na duplikovanie a odosielanie súboru.
Upozornenie: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú autoritatívne, nie sú zaručené pre presnosť a zákonnosť. Stránku číta celosvetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Požiadajte o právnu pomoc alebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že vaše právne vysvetlenie a rozhodnutia sú správne pre vašu polohu. Tieto informácie sú určené na usmernenie, nápady a pomoc.