A ako ich môžete stavať
Počuli ste o knihe Stephen Covey, "7 návykov vysoko efektívnych ľudí" . Dnes sa pozrime na 10 zvykov, ktoré zdieľajú veľmi úspešní projektoví manažéri.
Vidím, že tieto návyky sa znova a znova spomínajú v hodnoteniach výkonnosti a pri kontrolách konca projektu, kde klient, tím alebo sponzor ponúka spätnú väzbu projektovému manažérovi.
Nemusíte mať 10-ročné skúsenosti, aby ste mohli úspešne dodať vždy. Zmenou svojich zvykov a vyčistenie vašich zručností môžete drasticky zlepšiť šance, že váš projekt bude úspešný (a dáte si menej stresu v práci).
A v žiadnom konkrétnom poradí (okrem čísla 10) začneme!
Používanie správneho tímu
Najúčinnejší a najúspešnejší projektový manažéri vedia schopnosti svojich členov. To znamená, že môžu prideliť správnu prácu správnym ľuďom.
Použitie nesprávneho zdroja na úlohu môže viesť k tomu, že trvá dlhšie alebo je vykonávané zle. Pomáha poznať silné a slabé stránky jednotlivcov pracujúcich s vami, aby ste ich mohli najlepšie prideliť projektovým úlohám.
Riadenie projektových otázok
Všetky projekty z času na čas zasiahli problémy. Úspešní projektoví manažéri to nedovolia im znepokojovať. Poznajú procesy správy problémov a tiež spôsob, ako najlepšie riešiť problémy, ktoré vzniknú.
Môžete to urobiť taky. Akonáhle viete, ako posúdiť problém s projektom, zistíte, že správa problémov sa stáva jednoduchým zvykom začleniť do svojej týždennej rutiny. Odložte čas, aby ste každý týždeň prešiel denníkom o probléme a čoskoro zistíte, že je ľahké udržať si vedenie problémov.
Riešenie zmien
Projekty sú určené na zmenu vecí, ale takáto zmena sa deje ostatným ľuďom! Je ťažšie zvládnuť zmeny, ktoré sú priamo zamerané na projektový tím, narúšajú podrobný harmonogram projektov a vytvárajú nové práce a celú hromadu aktualizácií dokumentácie.
Úspešní projektoví manažéri majú proces riadenia zmien, ktorý sledujú. Nasledujúce definované kroky uľahčujú akúkoľvek akciu v zvyku, pretože je štruktúrovaná a opakovaná.
Proces riadenia zmien vyzerá takto:
- Získajte informácie o zmene
- Posúdiť zmenu
- Zistite, koľko práce by bolo urobiť zmenu
- Pripravte odporúčanie o tom, či stojí za to.
Potom dostanete od vášho sponzora rozhodnutie o tom, či by ste túto zmenu mali začleniť, alebo nie.
Poznámka: Svoju malú zmenu môžete schváliť sami, ak sú v rámci vašej právomoci a právomoci.
Úspešní projektoví manažéri vedia, že riešenie zmien je súčasťou práce a majú plán na to, ako sa s nimi vyrovnať, kedy vzniknú.
Správa nákladov na projekt
Je veľmi pravdepodobné, že váš projekt spôsobí náklady aj v prípade, že nemáte plnú kontrolu nad sebou. Schopnosť spravovať finančné prvky vo vašej kontrole musí byť zvykom.
Ak sa k nemu pravidelne a rutinne nedostanete, zistíte, že práca je taká obrovská, že je nemožné urobiť dobre.
Fantastickí projektoví manažéri sú navyše na výdavky s kartami, ktoré pracujú pre faktúry, cenové ponuky a odhady. Získajte zvyk používať svoj rozpočtovací softvér (aj keď je to len tabuľkový procesor).
Nemôžete spravovať svoje náklady na projekt, kým nebudete mať plán na to, čo budete míňať. Prečítajte si, ako vytvoriť rozpočet projektu, aby ste mohli začať.
teambuilding
Projektový tím s najväčšou pravdepodobnosťou nebude pracovať pre vás, takže prečo je teambuilding súčasťou návykov úspešných projektových manažérov?
Je to preto, že ich potrebujete efektívne pracovať spoločne a potrebujete, aby sa jednotlivci, ktorí sa podieľali na projekte, rýchlo dostali na miesto, kde si navzájom dôverujú. Získate to prostredníctvom budovania tímu.
Dávajte si pozor na situácie, keď sa váš tím rozpadá. Chudobné správanie je najmä neprijateľné.
Porozumenie procesom
Šiestym zvykom veľmi úspešných projektových manažérov je, že rozumejú procesom, ktoré existujú v ich sfére kontroly.
To znamená, že vedia, aké pracovné postupy je potrebné dodržiavať. Nestrácajú čas tým, že sa pokúšajú zistiť, ako napísať obchodný prípad, pretože vedia, že existuje postup a môžu postupovať podľa krokov.
Najúspešnejší projektoví manažéri nie sú otrokom, ktorý je potrebné spracovať. Oni vedia, kedy je správna vec robiť. Vedia, kedy je lepšie to trochu upraviť, aby sa úlohy celkovo uľahčili všetkým. Príkladom toho by bolo odstránenie byrokracie z malého projektu prispôsobením procesov.
Aktualizácia plánu
Plány projektov by sa nemali ponechať na náhodu a najúspešnejší projektoví manažéri budú mať zvyk pravidelne kontrolovať ich správnosť a aktualizovať ich plány.
Existuje veľa spôsobov, ako sledovať vývoj vášho projektu, ale najdôležitejšia vec je to, že to robíte! Ak sa snažíte tento zvyk urobiť svoj vlastný, potom rezervujte krátke stretnutie vo svojom denníku so sebou a plánom raz týždenne. Používajte rovnaký čas každý týždeň a trváte 30 minút, aby ste si mohli pozrieť, kde ste a kde potrebujete. Vykonajte potrebné zmeny, povedzte tímu a pokračujte v projekte.
Poznámka: Ak zmeny vášho plánu majú vplyv na dátum ukončenia projektu alebo na dátum dodania pre hlavné míľniky, obráťte sa na svojho sponzora. Nemali by ste zmeniť základy vášho základného plánu bez toho, aby ste prešli formálnym schvaľovacím procesom.
Riadenie rizika projektu
Vedieť, čo zaradiť do registra rizík je jedna vec, ale zvyčajne ju kontrolujete a reagujete na vznikajúce riziká je niečo iné.
Nestačí použiť začiatok vášho projektu na identifikáciu rizík a potom sa o nich znovu nezmýšľať. Riadenie rizík musí byť súčasťou vašich projektových zvykov, pretože bez nich zistíte, že riziká sa stávajú problémami a vytvárajú pre vás problémy.
Je to ďalšia oblasť, kde môžu pomôcť štandardné procesy a rezervácia pravidelného slotu na vykonanie kontroly rizík. Môžete ho zaradiť ako súčasť vašich tímových stretnutí. Zvyčajne zvyčajne kontrolujete svoje riziká s tímom, zatvorte všetky, ktoré už nie sú hrozbou, a plánujte akcie pre tie, ktoré chcete zmierniť.
Čas sledovania
Projektoví manažéri vedia veľa o projektovom riadení času , ale to má tendenciu byť v oblasti plánovania a plánovania. O čom hovoríme je sledovanie času na pravidelnejšej dennej báze. Hovoríme o časových rozpisoch.
Projektové tímy často nie sú ochotné používať časové rozvrhy, ak ešte predtým neurobili. Mnoho softvérových nástrojov na riadenie projektov má v produkte vlastné sledovanie času. To môže uľahčiť zavedenie prepínača na sledovanie času ako tím.
Bez ohľadu na to, či sledujete čas vášho tímu (čo sa odporúča), je dôležité, aby ste vedeli, kde sa váš deň pohybuje v priebehu dňa. Mali by ste si zvyk, aby ste si všimli, ako trávite svoj čas. Pomôže vám pochopiť, či trávite čas na projektových úlohách s najvyššou prioritou. Možno si myslíte, že ste, ale vy ste? Časové rozpisy alebo časové záznamy niektorých formulárov pomôžu, aj keď je to iba hodinový prihlasovací záznam na poznámkový blok.
Podnikateľské zmeny
Nakoniec, zvyk, ktorý robí projektových manažérov najúspešnejšími, je ich schopnosť porovnávať výstupy projektov s výsledkami podnikania. Váš projekt bol navrhnutý tak, aby spoločnosť dosiahla niečo úžasné a vy ste to urobili. Skvelé.
Ale ak používatelia nepoužívajú váš produkt alebo softvér rýchlo vypadne neaktuálne alebo zákazníci nie sú tak prekvapení, ako ste, potom bol váš projekt stratou času.
Najúspešnejšie projektové tímy zabezpečia, aby vedeli, aké podnikateľské výsledky smerujú. Vytvárajú riešenie, ktoré prinesie trvalo udržateľné obchodné zmeny. To, čo prinášajú po ukončení projektu, je plne využívané a úplne prijaté zákazníkom. Je to úspech, pretože bol postavený na to, aby bol od začiatku úspešný.
Pochopenie obchodných cieľov je kľúčovým kritériom pre každého manažéra projektu, ktorý chce dosiahnuť vplyv na zákazníkov a zainteresované strany. Ak môžete preukázať, že ste priniesli niečo hodnotné, potom je ľahké preukázať, aký dopad máte a čo hodnotíte, ktoré prinášate spoločnosti.
Zvyčajne sa pýtajte svojich zainteresovaných strán, aké podnikateľské hodnoty očakávajú a ako chcú využiť to, čo im prináša váš projekt. Porozprávajte sa s nimi o tom, ako definujú úspech. Môžete to stavať na opakovateľnom procese na začiatku každého projektu.
Koľko návykov na úspech máte?
Po prečítaní zoznamu, koľko z týchto návykov máte už? Pravdepodobne tu máte veci, ktoré robíte dnes a iných, o ktorých viete, že by ste mali vynaložiť väčšiu snahu robiť pravidelne. Dobrou správou je, že vytváranie nového návyku je pomerne jednoduché, ak ste sa zaviazali k tomu. Čoskoro tieto veci budú druhou povahou a budete na dobrej ceste k tomu, že ste jedným z najúspešnejších projektových manažérov vo vašej spoločnosti.
Ktoré z nich začnete pracovať a staviť do svojej týždennej rutiny?
Ďalšie čítanie
Odporúčam čítanie "Sila zvyku" Charlesom Duhigom.