S cieľom sledovať pokrok na ceste a zabezpečiť, aby boli kľúčové výsledky dosiahnuté podľa časovej osi, projektoví manažéri používajú medzníky.
Definícia míľnika projektu je úloha s nulovým trvaním, čo znamená úspech v projekte.
Používajú sa ako spôsob, ktorý ukazuje pohyb a pokrok vpred a ukáže ľuďom to, čo sa deje, aj keď nemajú podrobné vedomosti o úlohách, ktoré sa tam dostanú. V tomto ohľade sú veľmi užitočné pre komunikáciu zainteresovaných strán a stanovenie očakávaní.
Kedy použiť míľniky projektu
Míľniky v riadení projektov sa používajú na označenie:
- Začiatok významných fáz práce
- Ukončenie významných fáz práce
- Ak chcete označiť termín pre niečo
- Ukázať, kedy dôjde k dôležitému rozhodnutiu.
A ďalšie pevné body v čase, ktoré potrebujú vytočiť konkrétne, pretože míľniky sú skvelý spôsob, ako sledovať váš projekt.
Ako často vkladať míľniky do vášho plánu
Bol som poučený o tréningovom kurze, ktorý vám dá raz do mesiaca míľniky v pláne. Toto je v poriadku a dobrým pravidlom, ale musíte použiť svoj profesionálny úsudok. Niektoré mesiace môžu mať veľa aktivít, pričom významné stretnutia sú označené ako míľniky, prijímané rozhodnutia a ukončenie jednej fázy a začiatok druhej fázy.
V ostatných mesiacoch by ste sa mohli sústrediť na popravu a je veľmi málo, či niečo, čo môžete dosiahnuť.
Za to, že pre účely podávania správ je užitočné vytvoriť dôvod na to, aby ste dosiahli míľnik aspoň raz v každom cykle oznamovania a trochu viac hovoríme o míľnikoch a komunikácii.
Ako sú míle zastúpené na vašej grafike Ganttov
Míľniky sú jednou zo zložiek Ganttovho grafu a sú zobrazené na grafe ako diamant. Nie sú zobrazené ako bežná úloha, pretože majú dĺžku nuly: inými slovami, neberú čas. Na účely plánovania na Ganttovom grafe sa to práve stalo!
Ak nepoužívate grafy spoločnosti Gantt, stále môžete používať medzníky. Tu je 5 alternatív k grafom Gantt : stále môžete začleniť míle do vášho plánu pomocou týchto.
Ak chcete zostať osobne usporiadaný a softvér na riadenie projektov nie je plne integrovaný do vášho kalendára, môžete skopírovať a prilepiť kľúčové dátumy do denníka. V závislosti od toho, ako chcete pracovať, môže to byť užitočný tip, ktorý vám pripomenie, čo by malo prísť!
Ako mieniť míľniky
Míľniky by mali mať jasný opis vášho plánu projektov, ale nie jeden, ktorý by znamenal, že sú úlohou. Takže by sa nemali nazývať "Dovoľte, aby ste sa dostali do fázy 2", ale "Začína fáza 2". Ak chcete odrážať snahu dosiahnuť súhlas s presunutím do fázy 2, pridajte úlohu tesne pred tým, čo to hovorí.
Míľniky by mali opisovať časový okamih, v akom tieto predstavujú:
- Fáza testovania je dokončená
- PID schválené
- Zmluva bola podpísaná
- Radnica zamestnancov stretnutia
Mnohí projektoví manažéri sa rozhodnú vymenovať svoje míľniky za ľahkú orientáciu. Ak používate štruktúru rozpadu práce, môžete použiť číslovanie. V opačnom prípade je dobré používať M1, M2 atď., Aby ste objasnili, na čo odkazujete. Jasnej pomenovania štruktúry sa stane dôležitejšie, čím viac míľnikov máte, tak premýšľajte o tom, ako to urobíte, ak váš projekt bude trvať niekoľko mesiacov.
Ako získať podpísané míľniky
Míľniky tvoria súčasť vášho plánu projektov, takže ak je váš plán založený na základnej ceste, mali by ste zvážiť vaše milníky odhlásené.
Ak potrebujete zmeniť dátumy svojich míľnikov, potom by ste mali použiť svoj štandardný postup kontroly zmien na vykonanie úprav vášho plánu. Mohlo by to byť tak jednoduché ako rozhovor s vašim sponzorom o projekte a nechať im vedieť, prečo sa dátumy musia zmeniť, alebo tak formálne ako zostavenie nového odporúčaného plánu a prevzatie do plánovacej komisie, ktorá má ratifikovať.
Najlepšie je zistiť, aký bude váš proces predčasného prihlasovania, ak to bude potrebné, predtým, než ho budete potrebovať, aby ste nestrácali čas, keď musíte vykonať zmenu.
Použitie míľnikov na komunikáciu
Míľniky sú užitočné pre komunikáciu a oznamovanie, pretože predstavujú minimálne body kontroly v pláne. Inými slovami, ak ste vybrali všetky ostatné úlohy, mohli by ste stále vidieť, čo sa deje, a udržať projekt v pohybe vpred len pomocou míľnikov.
Mali by ste byť schopní vytiahnuť míľniky a dať ich do palubnej dosky alebo správy o projekte . Mali by rozprávať príbeh o projekte dostatočne podrobne, aby uspokojili ľudí, ktorým podávajú správy, zvyčajne váš sponzor projektu alebo iná výkonná skupina, ako napríklad riadiaca skupina (alebo projektová rada ). Každý mesiac alebo na frekvencii, ktorú používate, môžete zobraziť, ktoré míle boli dosiahnuté.
Podávanie správ proti míľnikom je pomerne jednoduché a často sa robí ako tabuľka. Uvediete popis míľnika, dátum, kedy bol splatný, a potom nový predpokladaný dátum. Keď sa dosiahne míľnik a môže byť označený ako úplný, pridáte aj tento dátum. Dúfajme, že to bude rovnaké ako predpokladaný dátum, ale projekty nie vždy fungujú takto.
V takejto tabuľke je zrejmé, čo bolo dokončené a čo je vynikajúce. Budete mať možnosť naplánovať odpoveď na otázku "Prečo sme nedošli k tomuto míľniku" predtým, než idete a stretnete sa s vašim sponzorom alebo odoslať správu!
Keď je váš projektový plán veľmi dlhý a máte veľa míľnikov, zistíte, že je jednoduchšie odstrániť dokončené míľniky každého cyklu podávania správ. Nahláste iba míľniky, ktoré sa blížia alebo dokončia v danom mesiaci: nasledujúci mesiac zoberieme všetko, čo bolo ukončené minulý mesiac, takže neustále pridávate k dĺžke správy tým, že poviete ľuďom o práci, o ktorej už vie, že je dokončená.
Míľniky sú skutočne užitočným nástrojom projektového riadenia na plánovanie, plánovanie a reportovanie a sú ľahko použiteľné. Dajte niektoré do ďalšieho plánu projektu, sledujte proti nim a zistíte, že sa dozviete, čo frekvencia pre vás najlepšie funguje.
Rovnako ako všetko v riadení projektov, použite ich flexibilne, aby ste dosiahli požadovaný výsledok, pomocou týchto tipov a pokynov, aby ste informovali svoje vlastné rozhodnutia.