Ktorá štruktúra funguje najlepšie pre vás?
Existujú tri spoločné organizačné štruktúry a projektoví manažéri pracujú vo všetkých: funkčný, projektový a maticový. Poďme sa pozrieť na výhody a nevýhody každého z nich, aby ste vedeli, na čo ste proti, keď sa pripojíte k novej štruktúre.
Funkčná organizačná štruktúra
Vo funkčnej organizačnej štruktúre pracuje projektový manažér a všetky zdroje v tej istej divízii spoločnosti, ako napríklad oddelenie predaja a marketingu. Vo všeobecnosti má funkčný manažér viac právomocí ako projektový manažér.
výhody
Funkčná štruktúra vám dáva najmenší výkon ako projektový manažér, ale ponúka veľa ďalších výhod:
- Funguje dobre pre malé tímy a malé projekty, pretože funkcia má plnú kontrolu nad členmi tímu a ďalšími potrebnými zdrojmi.
- Môžete ľahko pristupovať k odborníkom, ktoré potrebujete, pretože sú v rovnakej funkčnej oblasti.
- Rýchlo sa všetci oboznámia s problémami súvisiacimi s projektom.
- Môžete obmedziť komunikačné nástroje projektu, ktoré potrebujete použiť, pretože tím je pomerne malý a jednoduchý.
- Často máte nadšených členov tímu, ktorí majú záujem pracovať na projekte, pretože im poskytuje kariérne príležitosti. Projektová práca môže byť skvelým spôsobom motivácie vášho tímu.
- Ak odovzdávate projekt funkčnému tímu, bude to funkčný tím, v ktorom pracujete, čo uľahčí uzatvorenie projektu.
nevýhody
Aj keď táto štruktúra má veľa výhod, zvážte aj niektoré nevýhody:
- Práca prebieha v sila, čo môže znamenať, že nemáte prístup k ľuďom mimo vášho funkčného rozdelenia.
- Ľudia v projekte môžu byť viac verní svojmu oddeleniu alebo vedúcemu tímu, než k práci na projekte, čo môže spôsobiť konflikty.
- Veľký projekt môže skončiť s funkčným projektovým manažérom z každej funkcie. To môže viesť k tomu, že práca spadne cez trhliny, ak všetci projektoví manažéri nebudú harmonicky spolupracovať.
- Funkčná práca môže byť izolovaná v tom, že nemáte príležitosť na rozsiahlu sieť v spoločnosti. Udržanie strategického zamerania môže byť ťažšie.
Organizačná štruktúra projektu
Dedikované tímy sa zostavujú, aby pracovali na projektoch v organizačnej štruktúre projektu. Projektový manažér má pravdepodobne zodpovednosť za riadenie liniek pre členov projektového tímu. Príklady takýchto krokov by zahŕňali rozsiahle stavby, ale aj firemné iniciatívy, ktoré vyžadujú vyhradený tím. Projektový manažér má konečnú právomoc, podávajúc správy sponzorovi projektu a projektovej rade . Jednotlivci v tíme pracujú priamo pre projektového manažéra.
výhody
Zrejmé výhody štruktúry projektu spočívajú v tom, že máte väčšiu kontrolu nad tímom, ale aj iné výhody.
- Tímy môžu mať silný pocit identity. Je to najjednoduchšia štruktúra, v rámci ktorej sa vytvorí silná tímová kultúra.
- Celý tím sa zameriava na ciele tímu, takže existuje konflikt lojality s dennou prácou pre ľudí pracujúcich na projekte. Ich dennou prácou je projekt.
- Prostriedky sú venované projektu, takže je oveľa jednoduchšie naplánovať prácu. Budete vedieť, kedy sú členovia tímu k dispozícii a nie je žiadne riziko, že budú v krátkej dobe vytiahnuté do práce zvyčajne pre iného manažéra.
- Projekty spustené v tejto štruktúre sú skvelým prostredím na zlepšenie zručností v oblasti riadenia projektov, ako aj technickejšie vodcovské schopnosti.
nevýhody
Štruktúra projektu je najjednoduchšia práca, ale stále má nejaké nevýhody.
- Mať tím, ktorý je určený pre jeden projekt, je drahý záväzok. Má tendenciu byť možnosť len na veľkých projektoch.
- Ak odstránite ľudí z funkčných úloh, môže sa im ťažko vrátiť, najmä ak je projekt dlhý. Práca na projektoch sa rozťahuje a návrat k tomu, čo ste urobili predtým, keď ste pracovali v multidisciplinárnom prostredí na novom, náročnom projekte, nie je pre mnohých ľudí lákavou vyhliadkou. Riadenie prechodu tímu pri ukončení projektu je ešte dôležitejšie.
- Niekedy zatvorenie projektu môže znamenať stratu vašej práce, ak podnik prešiel a iná úloha nie je pre vás k dispozícii.
- Z ich povahy vyhradené tímy nasávajú zdroje na prácu len na jednu vec. Môžu obmedziť počet projektov, ktoré spoločnosť môže robiť kedykoľvek, najmä ak rôzne projekty vyžadujú rovnaké zručnosti.
- Projektoví manažéri v tomto type štruktúry riadia riadenie pre svoje tímy, čo znamená vynaložiť čas a úsilie na úlohy v oblasti ľudských zdrojov, ktoré by ste nemuseli robiť v iných štruktúrach. Ak máte radi tento prvok práce s ľuďmi, tento faktor by mohol byť výhodou.
Organizačná štruktúra matrice
Treťou možnosťou je štruktúra matice. Prostriedky sa zdieľajú v práci ako v práci ako aj v projekte. Mohlo by to znamenať, že dva manažéri alebo "bodkovaná" zodpovednosť za manažéra projektu a manažéra tímu. Štruktúra štruktúry riadenia funkcií je zvyčajne na prvom mieste a projektový manažér prechádza bodkovanou čiarou.
Táto štruktúra rozdeľuje právomoc a právomoc medzi funkčným alebo divíznym manažérom tímu a projektovým manažérom. Budete musieť využiť svoje vyjednávacie schopnosti na svoju plnú silu!
výhody
Matrixové štruktúry sú veľmi časté, pretože umožňujú manažérom robiť flexibilné rozhodnutia s tým, ako ľudia trávia svoj čas. Pravdepodobne budete pracovať v prostredí matice v určitom okamihu vašej kariéry. Výhody tejto štruktúry sú nasledujúce:
- Prostriedky sa využívajú efektívne a podľa potreby sa môžu pohybovať medzi projektmi.
- Môžete pracovať na mnohých rôznych veciach, niekedy paralelne - aj keď tento bod možno argumentovať aj ako nevýhodu.
- Tímy a jednotlivci môžu veľmi reagovať. Ak príde nový projekt, ktorý musí mať prednosť, je to dosť ľahké, aby sa otočil a náhle sa zameral na niečo iné. Nemôžete to jednoducho urobiť v štruktúre projektu, ktorá trvá dlhšie, kým sa rozpadne a preskupí.
- Štruktúra vyžaduje, aby všetci používali rovnaký životný cyklus a metodiku riadenia projektov , takže pohyb medzi projektmi je jednoduchý. Ľudia sa môžu pripojiť k projektovému tímu s relatívne malým nárokom, keď je terminológia a procesy bežné.
nevýhody
Rovnako ako pri všetkých nastaveniach, aj tento má svoje úskalia. Napriek tomu, že je to spoločná štruktúra, nie je veľa moderných pracovísk prasknutých problémami nadmerného zaťaženia. Dávať jednotlivcom príliš veľa práce môže byť jednoduché, ak nemáte zavedené systémy na riadenie a monitorovanie celkovej pracovnej záťaže. Ďalšie nevýhody sú nasledujúce:
- Konflikt medzi projektmi je bežný, pretože možno bojujete za rovnaké zdroje ako iný projekt.
- Druhý projekt by mohol vyčleniť najlepšie zdroje - najvhodnejších ľudí s vhodnými zručnosťami - alebo ich riadiaci riadiaci pracovník by ich nemohol sprístupniť na prácu na projektoch.
- Môže existovať nejaký konflikt medzi úlohami zvyčajného podnikania a projektovou prácou pre jednotlivcov, najmä keď obaja manažéri im dávajú rôzne priority.
- Zdroje môžu mať konflikt o tom, akú cestu vývoja podniknú pre svoju budúcu kariéru. Hoci možno viete, že chcete zostať v riadení projektov, môžete mať možnosť pokročiť do vyššej funkčnej úlohy alebo role viac orientovanej na projekt. Ale mať veľa kariérnych možností je dobrá vec, aj keď to spôsobuje ťažké rozhodnutia.
Organizačná štruktúra, ktorá funguje perfektne pre všetky bežné práce, nie vždy pracuje na projektoch a musíte sa riadiť v prostredí, v ktorom pracujete. Získanie skúseností v každej z týchto štruktúr je dobrý nápad, takže ich môžete zažiť z prvej ruky. Pomôže vám rozhodnúť sa, ktoré prostredie vám najlepšie vyhovuje a vyhovuje vašim zručnostiam a preferenciám. Potom môžete urobiť informovanú voľbu, ak máte šancu rozhodnúť o svojom budúcom pracovnom prostredí.
Pochopenie klady a zápory každej organizačnej štruktúry projektu vám dáva šancu zistiť, kde najlepšie stráviť svoj čas a vplyv, aby ste maximálne využili svoj tím a pomohli vášmu projektu úspešne uzavrieť.