Jednoduchý sprievodca, ktorý sa má riadiť
Plán riadenia projektu je vlastne všeobecný termín pre všetky podprogramy, ktoré budete vytvárať pre projekt. Plán riadenia projektu môžeme definovať ako všetko, čo je v týchto plánoch pokryté:
- Plán riadenia požiadaviek
- Plán riadenia rozsahu
- Plán plánu riadenia
- Plán riadenia kvality, ak máte takýto plán
- Plán riadenia nákladov
- Plán riadenia rizík (ktorý by mal odkazovať na váš protokol rizík )
- Plán riadenia zmien
- Plán riadenia obstarávania, ak ho potrebujete pre projekt
- Plán správy konfigurácie znova, len ak plánujete napísať jeden: možno nebudete cítiť, že je to potrebné pre váš projekt
- Plán riadenia ľudských zdrojov
Plán riadenia projektu obsahuje aj dôležité informácie o základných údajoch projektu, najmä rozsah a plán. To vám dáva líniu v piesku, na ktorú sa môžete vrátiť, aby ste mohli ľahko zistiť, čo sa zmenilo, keď ste nakoniec zatvorili projekt a porovnali plánované s aktuálnym výkonom.
Vzhľadom na to, plán riadenia projektu existuje ako samostatný dokument. Tu je to, čo zahrnúť a ako odkazovať na tieto ďalšie sekcie.
Ako napísať dokument plánu riadenia projektu
Spustite dokument s názvom projektu a dátumom.
Použite šablónu z vášho Project Management Office, ak máte nejaký šablón, aby ste ušetrili od začiatku.
Potom zahrňte tieto časti:
Prahové hodnoty a východiskové hodnoty: Vysvetlite, ako sa budú spravovať základné úrovne pre oblasť plánovania, rozsahu, nákladov a kvality projektu. Uveďte, aké prijateľné rozdiely sa plánujú (napríklad +/- 10%) a čo budete robiť, ak sa zdá, že budú porušené.
Možno ste ich už dokumentovali vo svojej projektovej charte .
Správa vecí verejných: Uveďte, aké hodnotenia projektov, partnerské recenzie a ďalšie opatrenia v oblasti riadenia, ktoré použijete počas životného cyklu riadenia projektov. Minimálne by ste mali na konci každej fázy zahrnúť formálne potvrdenie. Toto je jedna z rolí sponzora projektu. Môžete tiež uviesť podrobnosti o hodnotení kvality, ktoré budete mať, ak je to vhodné pre váš projekt.
Metodické rozhodnutia: Toto je dobré miesto, kde si môžete zapísať, ktoré bity vašej metodológie riadenia projektov ste sa rozhodli nerobiť, pretože to nie je relevantné. Môžete si napríklad všimnúť, že nebudete robiť plán riadenia verejného obstarávania, pretože pre váš projekt nie je potrebné obstarávanie.
Čokoľvek iného: neobmedzujte sa na tieto položky. Zahrňte čokoľvek, o ktorom sa domnievate, že by mohlo byť relevantné pre plánovanie projektu, ako sú napríklad prepojenia na iné projekty v spoločnosti, vonkajšie faktory, ktoré môžu ovplyvniť plánovanie, ktoré chcete upozorniť niekomu a tak ďalej.
Dcérske plány
Ak spojíte všetky svoje projektové dokumenty do jedného, bude to obrovský plán riadenia projektov. Najlepšie je uviesť v tomto dokumente odkazy (alebo aspoň popis miesta, kde sa dokument nachádza).
Ak chce niekto ísť a prečítať ho, nájdu to bez toho, aby sa váš plán riadenia projektu stal tak dlho dlho, že sa nikto na to nedíva.
Nezabudnite prepojiť aj na základy. Pre základnú líniu plánu projektu uložte verziu svojho plánu a prepojte ho. Pre základňu nákladov ušetrite verziu vášho plánovania rozpočtu od dnešného dňa a pripojte sa k nemu. Tieto dokumenty sú živými dokumentmi a počas projektu sa budú meniť, ale zachováte pôvodné súbory, aby ste sa na ne mohli pozrieť a urobiť porovnanie.
Nakoniec pridajte kontrolu verzií do plánu riadenia projektu tak, že ak ho potrebujete aktualizovať, ľahko uvidíte, či pracujete na poslednej kópii.