5 spôsobov, ako rozlíšiť projektovú prácu a bežnú prácu
Keď hovorím s ľuďmi v tímoch, často mi hovoria, že si nie sú istí, či pracujú na projekte, alebo že "spravodlivo" vykonávajú činnosť ako obvykle. Obidve úlohy sú požadované v organizácii a rovnako platné, ale môžu pomôcť pochopiť, na čom pracujete, aby ste lepšie zistili, kde sa v organizácii celkovo hodí.
Vyjasňme si rozdiel, aby ste boli presvedčení o tom, čo je projekt a čo je súčasťou bežného podnikania. Existuje päť hlavných rozdielov medzi prácou na projekte a prácou ako obvykle. Budete často vidieť "bežný stav", skrátený ako BAU.
Projekty Zmena podnikania; BAU identifikuje zmenu
Po prvé, existuje rozdiel v spôsobe spracovania zmeny.
Podnikanie ako zvyčajne funguje. Zachovávajú svetlá. Slúžia zákazníkom a dosahujú ciele. Tímy BAU sú tiež prvé, ktoré vedia, kedy existujúce obchodné procesy nefungujú a už nie sú vhodné pre daný účel. Keď sa to stane, tímy BAU sú tie, ktoré identifikujú potrebu zmeny.
Manažér, ako súčasť strategického preskúmania, môže navrhnúť, aké zmeny je potrebné urobiť pre túto divíziu alebo obchodnú jednotku, aby dosiahli svoje ciele. Alebo jasná iskra v oddelení môže predložiť návrh na zmenu prostredníctvom schémy návrhov zamestnancov.
Na druhom konci spektra môžete mať úplný obchodný prípad, ktorý vytvorí vedúci manažér, ktorý prináša zmeny, ktoré sú potrebné na to, aby pomohli rozdeleniu dosiahnuť svoje ciele na rok.
Nie je to len zefektívnenie obchodných procesov. Tí, ktorí pracujú v rolach BAU, si tiež môžu uvedomiť, že zmena je nevyhnutná z dôvodu zmien v regulačnom rámci alebo v rámci konkurenčnej situácie organizácie.
Zamestnanci frontline pracujú na poskytovaní stratégie a vedia, čo chcú byť iní, aby sa tam dostali.
Projekty sú mechanizmom implementácie tejto zmeny. Projekty prinášajú zmenu funkcií BAU a prostredníctvom projektového riadenia. Ujasníme, aké riadenie projektov je ďalej. Organizácia projektu pracuje na vykonaní zmeny, ktorú identifikovali tímy BAU. Stane sa to vtedy, keď prejde proces schvaľovania projektu, ktorý je zvyčajne obchodným prípadom a schválením vrcholového manažmentu.
To neznamená, že ľudia v projekčnej úlohe nemôžu nikdy navrhnúť zlepšenie podnikateľskej praxe, ale robia to v rámci svojej úlohy ako zamestnanca a nie ako súčasť svojej projektovej úlohy.
Toto rozdelenie, ktoré budete tiež počuť zhrnuté ako "zmena podnikania, spustite podnikanie", je zrejmé aj na konci projektov. Zmena, ktorú realizuje projekt, je dodanie výstupu. Mohlo by ísť o nový softvér, budovu, novú službu alebo niečo iné. Tím BAU je zodpovedný za to, že ho využíva a dobre ho využíva na poskytovanie obchodných výhod. Inými slovami, projekt prináša možnosti získať výhody a operácie BAU využívajú túto schopnosť získať výhody.
Projekty riadia riziko; BAU znižuje riziko
Z dôvodu efektívnosti zvyčajných funkcií zistíte, že tímy BAU sa snažia zmierniť všetky riziká pre operácie. Prevzatie neistoty z podnikania pre lepšiu organizačnú stabilitu a opakovateľné procesy je dobrá vec.
Podľa samotnej povahy jedinečnosti a neistoty projekty vyžadujú prvok rizika. Spoločnosť robí trochu skok do neznáma práve tým, že robí projekt, pretože prináša zmenu a prináša niečo, čo tu predtým neexistovalo.
Projektové tímy preto pristupujú k riziku iným spôsobom ako k strane organizácie BAU. Projektoví manažéri sa snažia zvládnuť riziká, či už pozitívne alebo negatívne , s cieľom dosiahnuť najlepšie výsledky. To by mohlo zahŕňať zmierňovanie rizika s cieľom obmedziť pravdepodobnosť, že sa to stane, ale zahŕňa aj ďalšie stratégie riadenia rizík.
Je nepravdepodobné, že by ste niekedy v projekte uhasili riziko, ale z dobrých prevádzkových dôvodov by ste to mohli urobiť pre prácu BAU.
Projekty sú časovo viazané; BAU prebieha
Projekty majú začiatok, stred a koniec. Toto je životný cyklus projektu . V skutočnosti je najdôležitejšou charakteristikou projektu, že končí. Projektový manažér a projektový tím počas tejto doby pracujú na projekte. Potom je tím rozpustený počas odovzdania a zatvárania na konci.
BAU sa nezastaví. Môžete samozrejme zatvoriť funkciu alebo zastaviť proces, ak už nie je potrebný pre podnik - aj keď to bude riadené ako projekt !. Funkcia BAU vytvára prebiehajúcu prácu bez predvídateľného dátumu ukončenia.
Projekty môžu byť kapitalizované; BAU často nemôže byť
Projekty môžu byť kapitalizované a často nemôže byť BAU - spoliehate sa na prevádzkové náklady na prebiehajúcu prácu ako bežnú prácu. Inými slovami, účtovné postupy pre projekty a iné úlohy sú odlišné.
Financovanie projektu často súvisí s uvedením majetku do prevádzky, čo znamená, že náklady môžu byť kapitalizované. V niektorých prípadoch, v závislosti od toho, kde sa nachádzate vo svete a vašich miestnych účtovných predpisoch, môžete dokonca prevziať náklady na projekt pod hranicou.
Náklady BAU sa zvyčajne považujú za prevádzkové výdavky a sú sledované vo výkaze ziskov a strát spoločnosti.
Financovanie projektov a financovanie podnikania vo všeobecnosti je veľmi špecializovaná oblasť, takže je vždy najlepšie poradiť sa s finančnými odborníkmi predtým, než urobíte akékoľvek úsudky o tom, čo by vo vašej organizácii malo a nemalo by byť použité. Účtovné pravidlá sa v jednotlivých krajinách líšia a dokonca aj od organizácie po organizáciu, kde jednotlivé podniky majú konkrétne postupy a spôsoby, ako robiť veci.
Ak máte pochybnosti, vždy skontrolujte!
Projekty sa zapájajú do viacerých funkčných tímov; BAU zahŕňa funkčné tímy
Nakoniec, existuje veľký rozdiel v zložení projektových tímov. Projekty majú tendenciu zahŕňať multidisciplinárne tímy odborníkov, ktoré sa spojili, aby priniesli konkrétny výstup. Vedieť, ako motivovať projektový tím, je dôležité, pretože projekty niekedy začínajú bez toho, aby bol cieľ oznámený každému. Ak ľudia nemajú jasnú predstavu o tom, na čom pracujú, majú tendenciu robiť svoju najlepšiu prácu.
Projektové tímy tvoria ľudia, ktorí plnia určité úlohy. Nie sú to pracovné tituly, ale pozície v rámci projektu s osobitnými zodpovednosťami. Hlavné úlohy v projekte sú:
- Sponzor projektu
- Projektový manažér
- Vedúci dodávateľ (organizácia zodpovedná za vykonávanie práce, ktorá by mohla byť interným tímom, akým je IT alebo externý dodávateľ alebo predajca)
- Zákazník (môže to byť interný zákazník, napríklad iný manažér oddelenia alebo v organizácii klientských služieb zákazník, pre ktorého projekt dodávate)
- Odborníci v oblasti predmety (ľudia sa do tímu dostali buď počas trvania projektu alebo jeho časti, ktorí využívajú svoje odborné znalosti na to, aby prispeli k úspechu projektu).
Získajte viac informácií o úlohách v projekte .
Práca BAU je na druhej strane riadená funkčnými tímami. Sú to odborníci sami, ale zoskupení ako rozdelenie a zvyčajne s menším prekrývajúcim sa funkčným prekrývaním s inými oddeleniami ako s projektovými tímami.
Je zvyčajne veľmi jasné, na čo majú pracovať a ciele pre tím. Budú mať jasné ciele a víziu úlohy, ktorú má oddelenie v spoločnosti. Príkladom je tím služieb zákazníkom, ktorý pracuje ako súčasť väčšej divízie služieb zákazníkom, ktorá spracováva hovory a e-maily od zákazníkov o vašom produkte.
Je to zložité: dochádza k prekrývaniu. Napríklad vedúci tímu v tomto zákazníckom call centre je špecialista vo svojom odbore. Môžu byť pridelení k projektovému tímu na riadenie pracovného balíka a zdrojov súvisiacich s dodaním časti projektu, ktorý sa týka kontaktov so zákazníkmi. Ale pri svojej práci na projekte zohrávajú úlohu odborníka na predmety, nie vedúceho tímu služieb zákazníkom. Ako člen projektového tímu budú zodpovední za svoju časť rozpočtu projektu a budú mať vysokú mieru voľnej úvahy o tom, ako sa práca vykonáva, aby sa splnili ciele. Možno to nemusia mať v ich úlohe BAU.
Konflikt medzi BAU a projektmi
Práca v projekte a práce BAU môžu dobre sedieť vedľa seba, ale častejšie je tu napätie. Stáva sa to preto, že projekty sa snažia zmeniť status quo. Status quo funguje celkom dobre a ľudia sa z väčšej časti nezmenili, takže tam bude vždy trochu napätia.
Po druhé, ak žiadate ľudí, aby sa pripojili k vášmu projektovému tímu, môžu trpieť konfliktom lojálnosti. Je ich prvou zodpovednosťou za svoju prácu alebo projekt? Jasné ciele a silný záväzok k projektu od manažmentu môžu pomôcť tu, rovnako ako udržať linky komunikácie otvorené, aby vedeli, aké by mali byť spoločnosti a tímové priority.
Po tretie, udržanie bežnej prevádzky je vždy prioritou. Má to vplyv na projektové tímy, ktoré by mohli vidieť ich financovanie, kľúčové zdroje stiahnuté späť do rolí BAU a oneskorené časové rozvrhy, pretože práca súvisiaca s udržiavaním každodennej prevádzky organizácie smeruje k zaostreniu.
Projektoví manažéri môžu byť frustrovaní, ale vždy to bude tak, a malo by to byť. Nemá zmysel prinášať fantastický projekt, ak spoločnosť v tom čase prepadne a nie je nikto, kto použije to, čo ste postavili!
Vzhľadom na tieto pokyny by malo byť ľahké zistiť, či pracujete na projektoch alebo BAU, alebo oboch.