Pozrime sa na päť vecí, ktoré musíte urobiť na vytvorenie základného rozpočtu projektu.
Použite zoznam úloh
Po prvé, vezmite si zoznam úloh projektu. Môžete mať aj štruktúru rozpadu práce, a ak ju máte, najlepšie je použiť. Ale zoznam úloh bude robiť tak dlho, ako komplexne pokryje všetko, čo musíte urobiť v projekte.
Ak nemáte zoznam úloh, je čas vytvoriť jeden. Napíšte všetko, čo musíte urobiť, a veci, ktoré musíte vybudovať, dokončiť alebo dokončiť pred dokončením projektu. Nemusí to byť v žiadnom konkrétnom poradí, ale musí obsahovať všetko.
Nakoniec v tomto kroku premýšľajte nápady s projektovým tímom , pretože je tu niečo, čo ste zabudli. Mnohé hlavy sú lepšie ako jeden!
Odhad každej zložky
Teraz prejdite v zozname a zistite cenu každej položky. Napríklad úloha, ktorá hovorí "nastavenie stretnutí na diskusiu o požiadavkách", môže zahŕňať získavanie a prenájom, zasadacie miestnosti alebo nákup akýchkoľvek zdrojov, ktoré potrebujete, ako projektor alebo flip chart.
Je to s tým spojená cena, preto si zistite, aké sú ceny za prenájom izieb a ďalšie vybavenie, a všimnite si to.
Robte to pre všetko v zozname úloh, takže skončíte s cenou za každú položku. Niektoré úlohy projektu nemusia mať cenu pripojenú a to je v poriadku.
Pridajte odhady dohromady
Ďalej pridajte všetky svoje odhady.
Je to najjednoduchšie, ak robíte zoznam položiek v tabuľke, pridáte náklady do ďalšieho stĺpca a potom celkový stĺpec v spodnej časti. Nechajte tabuľkový proces pre vás matematiku! Stáva sa to tabuľka s rozpočtom.
Je to dobrý nápad zaraďovať svoje náklady do kategórií, takže môžete ľahko zistiť, kde sa pohybuje väčšina peňazí. Použiť kategórie ako "Spustenie projektu", "Infraštruktúra" alebo "Školenie" - vyberte zoskupenia, ktoré v kontexte projektu znamenajú niečo.
Pridať pohotovosť a dane
Bolo by skvelé, keby ste mali krištáľovú guľu a dokázali predvídať tieto náklady so 100% presnosťou, ale pravdepodobne sa necítite presvedčivé vo vašej schopnosti urobiť to! Je to miesto, kde príde kontingencia. Ide o fond peňazí založený na tom, ako si myslíte, že máte pocit, že máte správne odhady. Netýka sa žiadnej konkrétnej úlohy. Je to celkový "núdzový hrniec" v prípade, že máte niečo zlé alebo omylem necháte niečo vonku.
Ak neviete, do akej miery je potrebné doplniť, ísť o 10% z celkovej sumy, ktorú ste vytvorili v kroku 3. Ide o nevedecké odhadovanie, ktoré používajú mnohí projektoví manažéri, a dáva vám trochu tlmenia v rozpočte v prípade potrebuješ to.
Pridajte riadok do tabuľky s rozpočtom v dolnej časti, v ktorom sa uvádza "Konverzia" a určuje percento, ktoré ste použili.
Nezabudnite pridať akékoľvek dane z predaja alebo iné dane, ktoré nie sú explicitne zahrnuté do odhadov jednotlivých riadkových položiek.
Pridajte to všetko, a to je vaša konečná čiastka rozpočtu.
Získajte súhlas
Posledná vec, ktorú musíte urobiť, je dostať svojho manažéra alebo sponzora projektu, aby schválil váš rozpočet. Porozprávajte sa s nimi o tom, ako ich spojíte a aké prvky tvoria váš celkový rozpočet.
To je ono! Rozpočtovanie projektov je základnou zručnosťou pri riadení projektov a táto príručka vám umožní začať vytvárať rozpočet projektu.