Vytvorte register rizika projektu, ktorý môže každý ľahko používať
Ako často ste v systéme evidencie zaznamenali zhoršovanie rizika? Sú vytvorené na začiatku projektu, potom sú zabudnuté a rýchlo sa stávajú neaktuálnymi.
Všetci vieme, že dobré riadenie rizík si vyžaduje pravidelné určovanie nových rizík, ako aj preskúmanie existujúcich rizík a zmierňovanie plánovania. Tak ako to môžeme urobiť s väčšou pravdepodobnosťou?
01 Návrh správneho registra rizík
Jedným zo spôsobov, ako podporiť účasť na riadení rizík, je návrh vhodného registra. Dobre navrhnutý register rýchlo oznamuje celkovú úroveň rizika v projekte pre vás a ostatných členov projektového tímu.
Mal by používateľom umožniť ľahší prístup k podrobným informáciám o jednotlivých rizikách, ak je to potrebné. To by malo stimulovať každého, aby premýšľal, pokiaľ ide o riziká - zisťovanie nových, keď vzniknú, a monitorovanie a prijímanie opatrení na zmiernenie existujúcich rizík.
02 Zahrňte správne polia
Register rizika by mal zahŕňať minimálne:
- Jednoznačný identifikátor pre každé riziko
- Opis rizika, vrátane príčiny, rizikovej udalosti a účinku, napríklad "Pre silný dážď hrozí záplavy v teréne, ktoré by poškodili plodiny".
- Opatrenia na reakciu na riziká
- Vlastník rizika
03 Ďalšie opatrenia
Možno budete chcieť zahrnúť kvantitatívne merania pravdepodobnosti, dopadu a celkového rizika a zvyškových hodnôt po zmierňovaní rizika pre rizikovejší projekty.
Číselné a automaticky vypočítané polia vám môžu pomôcť, ak používate metódu hodnotenia rizík, ako je metóda Monte Carlo alebo očakávaná peňažná hodnota. Ďalšie užitočné polia zahŕňajú kľúčové dátumy, rizikovú kategóriu, kategóriu odpovedí na riziká, blízkosť, náklady na zmiernenie rizika a stav.
Neexistuje obmedzenie počtu polí, ktoré môžete zahrnúť, ale v zobrazení zoznamu všetkých rizík by sa mali zobrazovať iba kľúčové polia. V opačnom prípade môže byť zobrazenie zoznamu zaplavené príliš podrobne. V ideálnom prípade sa diváci dostanú do podrobného zobrazenia, ktoré zobrazuje všetky polia pre toto konkrétne riziko, keď kliknú na položku o riziku v zobrazení zoznamu.
04 Ďalšia možnosť
Možno budete chcieť vytvoriť databázu registra rizík pre každý projekt rovnako, takže nie ste obmedzený na štandardnú sadu polí. Hoci tabuľkový procesor vám môže pomôcť sledovať vaše projekty, zvlášť menšie projekty, môže byť skutočná databáza lepšia, napríklad tie, ktoré môžete vytvoriť v Kahootz alebo Podio. Uľahčujú pridávanie dokumentov a veľkého množstva textu v prípade potreby.
05 Dopravné svetlá
Je ťažké poraziť systém svetelných svetiel pre vizuálny vplyv. Používatelia intuitívne vedia, že červená znamená vysoké riziko, že jantárovo znamená stredné riziko a že zelená je nízke riziko. To poskytuje čitateľom rýchle vizuálne pokyny, ktoré pomáhajú pochopiť ich.
06 Funkcie zabezpečenia
Možno budete chcieť podporiť účasť tým, že všetkým členom projektového tímu a možno niektorým zúčastneným stranám umožníte prezrieť si register rizík. Mali by ste nastaviť prístupové práva pre váš register, avšak iba niektoré role projektu, ako napríklad projektový manažér , podpora projektu alebo vlastníci rizík, ho môžu upraviť. Môžete vytvoriť audit trasy, kto zmenil, čo a kedy.
07 Súhrnný profil rizika
Vedúci členovia projektového tímu a zainteresované strany, ako je projektová rada a riadenie podnikov / programov, nemusia mať čas na prehĺbenie zoznamového pohľadu na každé riziko. Pre nich súhrnný rizikový profil poskytuje stručný pohľad na agregované riziko prezentované projektom. Zobrazuje počet rizík pri každej úrovni pravdepodobnosti a dopadu.
08 Všetko o komunikácii
Pamätajte, že pri navrhovaní registra rizika rizík nie je len uvedenie rizík a zmierňujúcich opatrení. Cieľom je komunikovať a zapojiť svojich kolegov do riadenia rizík. Váš návrh by mal odrážať tento cieľ s rôznymi názormi pre rôzne publikum. Správne navrhnutý register rizík môže zlepšiť riadenie rizík vo vašom projekte týmto spôsobom.