Formálne projekty sledujú proces s piatimi etapami
- Začatie: tvorba projektového tímu, prenájom projektov a kick-off.
- Plánovanie: finalizácia rozsahu projektu, definovanie podrobného rozvrhu práce, hodnotenie rizika, identifikácia požiadaviek na zdroje, finalizácia harmonogramu a príprava na samotnú prácu.
- Vykonanie: vykonanie skutočnej práce vyžadovanej definíciou a rozsahom projektu.
- Monitorovanie a kontrola: skutočné riadenie , podávanie správ a kontrola zdrojov a rozpočtov počas realizačnej fázy.
- Zatvorenie projektu: doručenie projektu, hodnotenie získaných ponaučení, odloženie projektového tímu.
Tradičný tok projektov
Bez ohľadu na veľkosť projektu je pohyb v jednotlivých etapách rovnaký. Projekt je spustený alebo spustený charterom, ktorý identifikuje manažéra projektu a popisuje význam projektu.
Po spustení projektu sa presunie do fázy plánovania. Úlohy a pracovné tímy identifikujú potrebnú prácu, ktorá sa má dokončiť, aby sa dosiahol rozsah projektu a vypracovali sa odhady a posúdenia času, nákladov, zdrojov a rizík.
Po fáze plánovania sa práca začína a prebieha v definovanom poradí, ktoré je nevyhnutné na prechod od predchodcu alebo predchádzajúcich činností k následným činnostiam.
Závislosti projektov zohrávajú dôležitú úlohu v tejto fáze.
Zatiaľ čo realizácia pokračuje, projektový manažér a členovia tímu monitorujú, podávajú správy a riadia celý projekt s dôrazom na aktivity kritickej cesty. Táto práca prebieha až do dokončenia realizačnej fázy a projekt sa doručí zákazníkovi.
Záverečná fáza - ukončenie projektu - zahŕňa dokončenie dodávky, posúdenie získaných skúseností a odloženie projektového tímu tak, aby členovia mohli prejsť k ďalšej iniciatíve.
V prípade agilných alebo iteračných projektov typu vývoja sa plánovanie a realizácia uskutočňujú krátkymi šprintami alebo sprintmi, pričom fázy sa opakujú až po dokončení projektu na spokojnosť zákazníka.
Podrobné vysvetlenie pre každú fázu
Začatie: solídne iniciovanie projektu nielenže nastaví váš projekt na úspech, ale tiež položí základy pre všetky budúce etapy. Počas iniciácie dostanete členov projektového tímu priraďovať ich, informovať ich o celkových cieľoch projektu a požiadať klienta alebo majiteľa projektu o čo najviac otázok, aby ste mohli projekt naplánovať efektívne. Je tiež skvelý čas vybudovať tímové nadšenie o projekte a zbierať všetky detaily, ktoré by mohli ovplyvniť plánovanie projektu. Ďalšie kroky zahŕňajú:
- Analýza zainteresovaných strán
- Pridelenie výkonného sponzora
- Vývoj a komunikácia charty dokumentov
- Formálne stretnutie
Plánovanie : Po spustení projektu a zhromaždení všetkých relevantných informácií začnete plánovať svoj projekt. Fáza plánovania závisí od veľkosti vášho projektu, koľko informácií musíte zorganizovať a od veľkosti vášho tímu.
Konečným výsledkom plánovania by mal byť jasný plán projektu alebo harmonogram, z ktorého každý bude sledovať pridelené úlohy. Používanie programu na projektovanie, ako je Microsoft Project alebo Basecamp, je mimoriadne užitočné pri plánovaní projektu. Ak nemáte prístup k niektorému z týchto programov, vykonajte všeobecné vyhľadávanie online pre bezplatný softvér na projektovanie. Napriek tomu, že použitie programu plánovania projektu je užitočné, nie je to vždy nevyhnutné. Používanie programov Excel a Word na vytvorenie plánu a jeho komunikáciu s tímom je rovnako efektívne. Medzi špecifické úlohy vo fáze plánovania patria:
- Vytvorenie komunikačného plánu pre rôzne zainteresované strany
- Vytvorenie podrobnej štruktúry rozloženia práce.
- Identifikácia kritickej cesty .
- Vytvárať zdroje na plán projektu a zjemňovať postupnosť práce na základe závislostí projektov a obmedzení zdrojov.
- Vytvorenie podrobného rozvrhu.
- Hodnotenie rizík a vypracovanie plánu stanovenia priorít a zmierňovania rizika.
Vykonanie: Teraz, keď máte pevný projektový plán, tím môže začať realizovať projekt v porovnaní s pridelenými úlohami. Je to štádium, v ktorom všetci skutočne začínajú robiť prácu. Budete chcieť oficiálne spustiť fázu vykonávania s osobnými stretnutiami, aby ste zabezpečili, že každý má to, čo potrebuje, aby začal vykonávať svoju časť projektu. Začatie tímu na správnej ceste je neoddeliteľnou súčasťou úspechu projektu, a to jasne formulovať harmonogram a komunikačný plán.
Monitor a kontrola: Keď je projekt v štádiu vykonávania, začnete monitorovať a kontrolovať, aby sa zabezpečilo, že sa bude pohybovať podľa plánu. Existuje množstvo spôsobov, ako môžete sledovať a kontrolovať projekt. Príležitostné vstupy s vedúcimi tímu, organizované denné "stand-up" alebo viac formálnych stretnutí týždenného štatútu sú účinné. Informácie, ktoré vychádzajú z týchto stretnutí alebo komunikačných kanálov, informujú spätnú väzbu a v konečnom dôsledku akékoľvek nové plánovanie a úpravy, ktoré sú potrebné pre projekt. Ďalšie dôležité aktivity v tejto fáze zahŕňajú:
Dodržiavanie vášho vopred stanoveného komunikačného plánu na zaistenie informovanosti zainteresovaných strán o stave projektu.
Monitorovanie pracovných tímov a pracovných činností na kritickej ceste.
Identifikácia príležitostí na zlepšenie výsledkov plánovania prostredníctvom rýchleho sledovania alebo dokončenia aktivít súbežne alebo v prípade potreby, narušenie rozvrhu pridaním zdrojov.
Monitorovanie skutočných a plánovaných nákladov.
V niektorých prípadoch monitorovanie, výpočet a vykazovanie získanej hodnoty pre plán projektu.
Monitorujte a zmierňujte riziká a podľa potreby upravte plán rizika.
Zavrieť projekt: Po dokončení a schválení všetkých podrobností a úloh vášho projektu od klienta alebo vlastníka projektu; môžete konečne ukončiť svoj projekt. Uzavretie projektu je rovnako dôležité ako jeho iniciácia, plánovanie a vykonávanie. Budete chcieť dokumentovať všetky informácie z projektu a usporiadať ich úhľadne, aby ste sa mohli vrátiť k nej v prípade potreby. Taktiež je vhodný čas na to, aby sme sa postarali o projekt, aby sa všetci členovia tímu mohli zamyslieť nad tým, čo sa v priebehu projektu stalo správnym alebo nesprávnym. Mala by byť tiež zdokumentovaná, aby výsledok mohol byť zdieľaný s ostatnými členmi projektu a vložený do zložky histórie projektu. Nakoniec je dôležité formálne odložiť projektový tím a poskytnúť spätnú väzbu a hodnotenia výkonnosti, ako to naznačujú vaše firemné pravidlá.
-
Aktualizované Art Petty