Hoci sa táto definícia môže zdať zložitá, riaditelia projektového riadenia sú v skutočnosti zakorenené v zdravom rozumu a praktickosti.
Či chcete spravovať projekt svojim klientom, alebo vašim cieľom je stať sa projektovým manažérom, zvážte podrobnosti projektového manažmentu krok za krokom. Skôr ako začnete, zistite, či služba, ktorú máte v úmysle ponúknuť (alebo úloha, ktorú preberáte), je skutočne projekt.
Všeobecný manažment verzus riadenie projektu
Ako sa rozhodujete, či niečo je alebo nie je projekt? Ak to chcete rozdeliť, rozdelte dve rôzne oblasti riadenia na funkčné (alebo všeobecné) riadenie a riadenie projektov.
Funkčné alebo všeobecné riadenie je nepretržitá prevádzka úlohy. Jedným príkladom by mohlo byť, ak vlastníte technologickú spoločnosť a máte klienta, pre ktorý poskytujete podporu zálohovania a budete priebežne spravovať svoj ročný účet zálohovaním svojich serverov a poskytovať im týždenný prehľad o činnosti. Ak to robíte päť rokov a máte zmluvu s klientom s možnosťou obnovenia, vaša práca je nepretržitá, a preto je všeobecná alebo funkčná.
Ak však váš klient chce implementovať nový systém na správu obsahu a má jeden rok na vývoj nového systému a požiada vás o vedenie jeho vývoja, váš klient vás zapojil do projektu.
Podobne, ak pracujete s ľudskými zdrojmi a vašou úlohou je riadiť rozpočet oddelenia a dohliadať na juniorských spolupracovníkov, máte funkčnú prácu, pretože ide o nepretržitú prácu, ktorá nemá definovanú úlohu.
Na druhej strane, ak máte rovnakú prácu v oblasti ľudských zdrojov a riaditeľ Vášho oddelenia vás požiada, aby ste zaviedli nový program prijímania zamestnancov (a poskytuje vám termín a rozpočet) a robí vás projektový manažér, potom ide o projekt, pretože má začiatok a koniec a úloha sa deje len raz.
Vizualizácia projektu do troch častí
Teraz, keď poznáte podstatu toho, čo predstavuje projekt, môžete sa podrobnejšie oboznámiť s riadením projektov. Ako príklad použite program prijímania zamestnancov, teraz, keď viete, že je potrebný projekt, ďalším krokom je vymedzenie potrebného rozsahu, času a rozpočtu.
Projektový manažment je plánovanie, organizovanie a kontrola rozsahu, rozpočtu a času projektu projektu prijímania zamestnancov. Ak chcete vizualizovať projekt, nakreslite jednoduchú pyramídu. Každý riadok pyramídy predstavuje jednu z troch hlavných častí projektu (tj rozsah, čas a rozpočet). Prázdny priestor uprostred pyramídy je kvalita dodávaného produktu. Pyramídy sú dôležitým nástrojom, ktorý je potrebné mať na pamäti pri plánovaní projektu, pretože vaše tri hlavné časti rastú alebo zmenšujú, čo ovplyvňuje kvalitu produktu.
Rozsah projektu
Definovanie rozsahu je často najťažšou a najsložitou súčasťou riadenia projektov.
Podrobnosti o projekte sú na začiatku všeobecne neznáme, takže odhadovanie toho, aké činnosti a úlohy sú potrebné na realizáciu projektu, si vezmite pozornosť. Rozsah spočíva v rôznych aktivitách a úlohách, ktoré sa vykonajú s cieľom vytvoriť konečný produkt, ktorý dodáte. Definovanie rozsahu projektu vám pomôže určiť čas a rozpočet, ktorý potrebujete na dokončenie projektu. Dobrý spôsob, ako začať, je jednoducho napísať to, čo si myslíte, že je potrebné na dokončenie úlohy. Ďalej konzultujte s ostatnými, aby ste získali komplexný prehľad o všetkých aktivitách.
Čas projektu
Po vytvorení počiatočného rozsahu môžete začať priraďovať čas každej činnosti a úlohe a navyše sa pozrieť na projekty s väčším obrázkom. Opýtajte sa sami seba, ktoré aktivity sa budú odohrávať súčasne a ktoré sa budú diať postupne.
Taktiež venujte veľkú pozornosť tomu, koľko ľudí prehodnotí aktivity projektu, pretože to ovplyvní čas potrebný na dokončenie kroku. Je prekvapujúce, ako dlho môže jednoduchá úloha trvať, keď ju potrebujú tri osoby. Po výpočte času, ktorý potrebujete na dokončenie kumulatívnych aktivít a úloh, ste pripravení vytvoriť plán projektu, ktorý bude projektový tím sledovať.
Rozpočet projektu
V tomto bode ste stanovili, čo (rozsah) a dĺžka (čas) projektu, teraz je čas určiť rozpočet. Podobne ako výpočet času na projekt, často budete musieť konzultovať s ostatnými, vrátane vedúcich oddelení, aby ste určili presný rozpočet. Rozpočet pozostáva z viacerých úvah vrátane použitia ľudí a materiálov, ktoré sa podieľajú na vykonávaných aktivitách a na to, ako dlho budú potrebovať (a to ľudia) a použité materiály.
Komunikácia je kľúčom
Často krát klient (alebo šéf) chce, aby bol projekt dokončený v stanovenom čase a rozpočte bez toho, aby sa zvážil rozsah projektu. Problémom je, že takmer vždy rozsah pôsobnosti projektu nemožno rozumne dokončiť vzhľadom na časové a rozpočtové obmedzenia. V dôsledku toho sa časť riadenia projektov zaoberá podmienkami rozsahu projektu s klientom alebo šéfom. Počas celého procesu rokovania, ako aj po celej dĺžke projektu, je jasná komunikácia jednou z najdôležitejších zručností, ktoré budete potrebovať. Čím jasnejšie komunikujete s výzvami pozdĺž cesty, tým šťastnejší bude váš klient alebo šéf.