Výkon starostlivo skonštruovaného rozsahu projektu:
Pevne špecifikované vyhlásenie o rozsahu je rozhodujúcim faktorom úspechu projektu a je neoddeliteľnou súčasťou praxe efektívneho riadenia projektov. Medzi výhody patrí:
- Príkaz umožňuje projektovému tímu a zákazníkovi zabezpečiť, aby mali spoločný pohľad na očakávané funkcie, kvalitu a načasovanie projektu.
- Oblasť umožňuje projektovému tímu jasne identifikovať a zainteresovať so zainteresovanými stranami: jednotlivcami alebo skupinami, na ktorých je projekt zasiahnutý a získať ich podporu a zapojenie.
- Táto oblasť slúži na to, aby pomohla členom tímu zamerať sa len na prácu potrebnú na uspokojenie potrieb zákazníka.
- Ak sa navrhujú zmeny, ktoré presahujú hranice pôvodného rozsahu, výkaz slúži ako príručka pre odhadovanie a navrhovanie zmien. Ak zmeny prijmú všetky zainteresované strany, reviduje sa rozsah pôsobnosti.
Vytvorenie rozsahu projektu:
Projektový manažér v spolupráci s členmi tímu, zákazníkmi, výkonným sponzorom a kľúčovými zainteresovanými stranami pracuje na pochopení a popise požadovaného výstupu z iniciatívy projektu, často označovanej ako výsledok. Tento produkt zahŕňa nákladový alebo prijateľný rozsah nákladov, ktorý je platný pri plánovaní a odhadovaní činností.
Definuje tiež kľúčové funkcie, ktoré sa majú zahrnúť, ako aj časový rámec pre konečné doručenie projektu. Po dohode so zákazníkom, projektovým manažérom, projektovým tímom a výkonným sponzorom musia byť všetky zmeny v tomto výpise vykonané pomocou starostlivo kontrolovaného a zdokumentovaného procesu zmeny.
Kaskádový vplyv rozsahu projektu na ostatné:
Po odsúhlasení vyhlásenia o rozsahu alebo dokumentu sa zúčastnené pracovné tímy použijú na vyjadrenie vlastnej práce, načasovania a nákladov vo výkaze. Čím presnejšie a presnejšie je rozsah pôsobnosti, tým je pravdepodobnejšie, že pracovné tímy budú produkovať presné odhady a požiadavky na zdroje.
Vyhlásenia o rozsahu projektu určujú, čo nie je v iniciatíve zahrnuté:
Nie je nezvyčajné, aby dokument o rozsahu projektu obsahoval aj zoznam konkrétnych položiek, ktoré nie sú súčasťou rozsahu projektu, a preto sú vylúčené z práce, ktorá sa má dodať. Napríklad projekt na výstavbu domu môže stanoviť, že získavanie environmentálnych povolení je potrebné vykonať vlastníkom a je mimo rámca projektu staviteľov domu.
Vplyv zlého konštruovaného rozsahu projektu:
Nedostatok jasnosti okolo rozsahu projektu je spoločným zdrojom stresu a zlyhania projektu.
Neobmedzený alebo nejednoznačný rozsah pôsobnosti ponecháva veľa otázok otvorených pre diskusiu a neinformovanú výzvu na posúdenie, ktorá má vplyv na vlastnosti, kvalitu, načasovanie a náklady iniciatívy.
Ďalšia výzva s neurčitým rozsahom vyhlásenia spojená s procesmi slabých zmien sa nazýva: rozsah creep. Rozsah dotyku sa vyskytuje vtedy, keď zákaznícke požiadavky a pracovné tímy dodávajú dodatočné možnosti dodávky, okrem zámeru alebo hraníc pôvodných plánov.
Zmena rozsahu:
Zatiaľ čo časté zmeny rozsahu spôsobia oneskorenie dokončenia projektu a môžu potenciálne priniesť značné náklady, existujú situácie, kedy je potrebné a rozumné upraviť rozsah. Manažéri projektu sa spoliehajú na proces riadenia zmien, ktorý identifikuje požadovanú zmenu, reviduje všetky zodpovedajúce odhady času, nákladov a pracovného zaťaženia a opätovne posúdi projekt s novými rizikami vzhľadom na zmenu.
Typicky manažér projektu a výkonný sponzor urobia konečné rozhodnutie o zmene rozsahu po úplnej analýze situácie. Zmeny sú zdokumentované v denníku rozhodnutí a potom oznámené väčšiemu projektovému tímu.
Tiež známe ako požiadavky na projekt, ciele projektu
Príklady: Rozsah projektu bol dodanie webovej stránky s jedným stránkom, ktoré zodpovedá špecifikáciám projektu, do 2 týždňov.