Projekty sú podľa definície dočasné a jedinečné iniciatívy, na rozdiel od pravidelných prevádzkových činností. A kým mnohé firmy sa spoliehajú na vyškolených certifikovaných projektových manažérov, ktorí vedú svoje iniciatívy, projektové zručnosti sa čoraz viac vyžadujú pre všetkých odborníkov.
Tento článok ponúka úvod do plánovania projektu pre každého profesionála, ktorý má záujem o prijatie postupov, ktoré fungujú tak dobre pre profesionálnych projektových manažérov.
Vezmite si čas, aby ste skutočne definovali a naplánovali svoj projekt:
Projektoví manažéri chápu, že značná časť celkového trvania projektu sa vynakladá na plánovanie . Mnohí z nás majú tendenciu sa ponáhľať, aby začali pracovať, čo je vo svete projektov podobné ako preskočenie čítania inštrukcií o tomto novom nábytku, ktorý ste zakúpili od jedného z predajcov "zostavte sa sami". Je pravdepodobné, že spúšťanie práce bez toho, aby ste si prečítali pokyny, vytvoria v určitom bode vášho úsilia vážne problémy.
Namiesto toho, aby ste sa priamo do práce dostali do pohybu, je dôležité, aby sme naštartovali niekoľko kritických otázok:
- Čo presne vytvárate? Byť čo najpresnejší.
- Kedy to musí byť dokončené?
- Aké zdroje (ľudia, vybavenie a rozpočet) máte k dispozícii na dokončenie projektu?
Tieto tri body sú základnými zložkami vyhlásenia o rozsahu. Každý projektový manažér pracuje na objasnení rozsahu pred začatím práce.
Zameranie iniciatívy spoločnosti na dovolenku:
Vzorový rozsah vyhlásenia pre spoločnosť sviatočnú stranu môže prečítať takto:
Našim cieľom je naplánovať a dodať firemnú dovolenku pre 100 zamestnancov a ich významných ďalších do konca decembra, a to za cenu neprevyšujúcu 10 000 dolárov. Naše plánovanie a koordinácia bude pozostávať z 4-členného výboru s dohľadom generálneho riaditeľa. Stranka bude obsahovať otvorený bar, pokrmy, dezerty a zábavy.
Len čas na remeslo, že jednoduché, ale dôležité vyhlásenie ponúka silné poradenstvo pre tím zapojený do projektu. Každý chápe povahu projektu, časový rámec, zdroje a rozpočet.
Break Scope Down do diskrétnych blokov práce:
Projektoví manažéri vytvárajú niečo, čo sa nazýva štruktúra rozpadu prác, ktorá opisuje zrozumiteľným a akceptovateľným spôsobom všetku prácu projektu, ktorú musí dokončiť niekto v konkrétnom časovom rámci. Vo vašej situácii môže rozpad práce zahŕňať:
- Identifikujte miesto.
- Potvrďte dostupnosť miestnosti a zamknite ju zálohou.
- Vyberte možnosti jedla.
- Potvrďte panel a obsah baru.
- Určite možnosti dezertov.
- Vytváranie a distribúcia pozvánok s výberom potravín.
- Dokončiť výber potravín na základe vrátených pozvánok.
- Rozhodnite sa o type zábavy.
- Skontrolujte možnosti zábavy a vyberte.
- Potvrďte nastavenie jedáleň.
- Nákupné tabuľky darčeky pre hostí.
- Koordinácia a doručenie udalosti.
Projektoví manažéri by rozvíjali toto rozdelenie práce projektu bez ohľadu na zdroje alebo načasovanie, ale viac vo formáte brainstormingu. Akonáhle sa zistí všetka práca potrebná na dosiahnutie rozsahu projektu, je čas, aby to bolo v poriadku, prideľte zodpovednosti a požiadajte o odhady času a nákladov od vašich členov tímu.
Vytvorenie plánu projektu z členenia práce:
Po dokončení jednoduchého rozpadu práce, ktorý je uvedený na predchádzajúcej stránke, musíte teraz:
- Overte, či boli identifikované všetky hlavné položky na dosiahnutie rozsahu projektu.
- Potvrďte, kto sa bude zaoberať týmito pracovnými položkami a vytvorí matricu zodpovednosti, ktorá načrtne hlavné pracovné úlohy zodpovednej strany.
- Požiadajte, aby každý člen tímu prehodnotil svoje úlohy, určil časové a nákladové odhady, zaznamenal termíny, sumarizoval potreby zdrojov a zabezpečil, že dôkladne vyhodnotili prácu, za ktorú musia zodpovedať.
Po dokončení vyššie uvedených krokov by projektový tím mal spolupracovať na tom, aby udalosti poslúžil správnym spôsobom, zaznamenal akékoľvek konflikty týkajúce sa zdrojov alebo potenciálne problémy plánovania. Poznámka: projektový manažér by dokončil tento krok vytvorením sieťového diagramu , výpočtom kritickej cesty a naplánovaním zdrojov, často pomocou počítačového softvéru.
Pre váš menší projekt s využitím neformálnych metód môže byť všetko, čo je potrebné, jednoduchý prístup typu poznania po položení položiek v postupnosti. Tento proces vám umožní vytvoriť úplný obraz o príslušných krokoch a termínoch plánovania a poskytovania skvelých sviatkov!
Nechajte prácu začať:
Teraz, keď ste vynaložili čas na správne nasadenie projektu, identifikáciu hlavných úloh, postupnosť úloh a vyhodnotenie požiadaviek na čas a zdroje, ste pripravený dať tímu do práce na pridelených zodpovednostiach. Vašou úlohou ako neformálny projektový manažér je sledovať prácu, podporovať členov tímu a pomáhať pri identifikácii a riešení problémov, ktoré sa vyskytujú. Správny projektový manažér sa pravidelne stretáva s členmi tímu s cieľom posúdiť pokrok a identifikovať a zvládnuť nové riziká.
Spodný riadok:
Rovnaké prístupy uvedené vyššie môžu byť aplikované na akúkoľvek projektovú situáciu vo vašom oddelení alebo obchodnej jednotke. Rozvinúť jasný rozsah, identifikovať prácu, priradiť zdroje, vypracovať odhady a rozvrh a potom monitorovať a kontrolovať prácu. Vaše praktiky budú uznané a oceňované profesionálnymi projektovými manažérmi na vašom pracovisku a vaše výsledky budú oveľa lepšie ako len skákať do práce bez toho, aby ste si to premýšľali. Najlepšie úspechy pri ďalšej iniciatíve!
-
Aktualizované Art Petty