Pridajte do reality, že projekty sú ako inovujeme; ako plníme stratégiu a ako budeme rozvíjať infraštruktúru a schopnosti našej organizácie, je zrejmé, že vedúci predstavitelia musia urobiť všetko, čo je v ich silách, aby podporili projektových manažérov svojej firmy.
Jedným z najdôležitejších faktorov propagujúcich úspešnosť projektu je prítomnosť efektívneho, výkonného sponzora. Táto pozícia sa už dlho spája s úspešnosťou projektu v štúdiách v priemysle, ale preskúmanie literatúry popisujúcej skutočné praktiky okolo sponzorstva naznačuje, že máme dlhú cestu k inštitucionalizácii prítomnosti a postupov sponzorskej úlohy v našich organizáciách. Malý kontext je vhodný. Po prvé, preskúmame hlavné povinnosti sponzora.
Primárna zodpovednosť výkonného sponzora projektu
- Preberajte zodpovednosť za výsledok projektu. (Tento bod sa často popisuje ako spoločná zodpovednosť s projektovým manažérom.)
- Charta projektu a udeľovanie autority projektovému manažérovi a hlavným členom tímu.
- Podporujte projektový tím pre zdroje a viditeľnosť.
- Zabezpečte prítomnosť a podporu efektívnych hodnôt tímu vrátane zodpovednosti a transparentnosti.
- Podporujte tím pri mimoriadnych ťažkostiach.
- Trénujte manažéra projektu.
- Obhajovať projektový tím proti organizačným zásahom.
Čo sa stane, keď je výkonný sponzor mimo obrazu
Pri absencii podporeného výkonného sponzora spadajú všetky vyššie uvedené povinnosti do už nadmerne zaťaženého vedúceho projektu, ktorý zvyčajne nemá dostatočnú šírku pásma a politické úsilie na splnenie týchto úloh.
Nedostatok efektívneho sponzora zvyšuje riziko projektových problémov vrátane, ale nie výlučne: zlyhanie, suboptimálny výkon v porovnaní s časom, nákladovými a kvalitatívnymi cieľmi a zvýšenými nepokojmi na projekte .
Jednoducho povedané, prítomnosť efektívneho výkonného sponzora je pozitívnym rozdielom v komplexnej práci, ktorá prináša úspešné závery našich najdôležitejších dočasných a jedinečných iniciatív. Vzhľadom na zjavnú dôležitosť tejto úlohy môže byť rozumné predpokladať, že väčšina organizácií vezme svoju prácu s výkonnými sponzormi vážne. Je smutné, že trochu času stráveného v reálnom svete naznačuje inak.
Pohľad na to, ako naše organizácie zaobchádzajú s výkonným sponzorom
Ako inštruktor pre riadenie projektov v oblasti riadenia projektov, mám to šťastie pravidelne sa učiť o postupoch riadenia projektov zamestnávateľov mojich študentov v hlavnej metropolitnej oblasti. Od firiem Fortune 100 po malé, podnikateľské začínajúce podniky a neziskové organizácie sú zastúpené organizácie prierezom našej ekonomiky.
Zatiaľ čo by bolo rozumné očakávať v tejto dobe, v ktorej sú praktické postupy riadenia projektov dobre zavedené, že väčšina firiem by mala prejavovať vyspelé postupy v súvislosti s úlohou výkonného sponzora, v skutočnosti je situácia presne opačná.
Niekoľko nevedeckých poznatkov z môjho ročného neformálneho prieskumu študentov MBA o úlohe výkonného sponzora vo svojich firmách:
- V priemere viac ako päťdesiat percent študentov opisuje svoju firmu, že nemá formálne praktiky okolo výkonného sponzorstva.
- Len málo firiem má formalizovaný výcvik alebo štandardizovaný popis úlohy a zodpovednosti sponzora.
- Ešte som nemal jednu študentskú správu, že jeho firma poskytuje školenie pre svojich výkonných sponzorov.
- Existuje len málo dôsledná dohoda o zodpovednosti sponzora za úspech projektu.
- Keď študenti rozhovoria s projektovými manažérmi vo svojich firmách o ich spokojnosti s výkonom a podporou svojich sponzorov, väčšina z respondentov vyjadrila frustráciu.
Preskúmanie formalizovanejších prieskumov od priemyselných združení a súkromných poradenských firiem posilňuje všeobecnú platnosť príspevku od mojich študentov.
A zatiaľ čo súčasný stav praxe výkonného sponzorstva môže ponechať priestor na zlepšenie, projektoví manažéri nemajú na výber, ale naďalej pokračovať v ich iniciatívach. Existujú však niektoré kroky, ktoré môžu manažéri projektov prijať, aby získali potrebnú výkonnú podporu.
Ako získať výkonnú podporu pre váš projekt
- Prijať sponzora. Ak váš projekt má strategické dôsledky pre vašu firmu, či už priamo pre zákazníkov, alebo nepriamo tým, že umožňuje efektívnejšie a efektívnejšie interné aktivity na podporu zákazníkov, mali by ste získať sponzora. Pracujte priamo s vaším správcom správ alebo vedúcim úradu pre riadenie projektov s cieľom posilniť význam projektu a požiadať o pomoc. Zdôraznite úlohu a zodpovednosť sponzora, ako bolo uvedené vyššie, a poukážte na výskum v priemysle, ktorý koreluje úspešnosť projektu a efektívne sponzorstvo.
- Trénujte sponzora. Zdôraznite úlohu ako strategickú, nie taktickú alebo ako figúrku. Väčšina manažérov prichádza do úlohy sponzora bez formálneho vzdelania alebo dokonca do kontextu zodpovednosti. Aj keď ste v trochu nepríjemnej úlohe školenia výkonného riaditeľa, väčšina z týchto jednotlivcov ocení váš kontext a vedenie. Otázky zodpovednosti, posilňovania hodnôt a ochrany tímu by mali byť vaše hlavné zameranie, keď ste na palube vášho výkonného sponzora.
- Aktívne zapojte a zapojte svojho sponzora. Najlepšie vzťahy medzi projektovými manažérmi a výkonnými sponzormi sú veľmi interaktívne. Je dôležité, aby obe strany vytvorili jasný komunikačný protokol na aktualizáciu projektových aktivít, ako aj na označovanie a reakciu na mimoriadne udalosti. Projektový manažér by mal povzbudiť výkonného sponzora, aby sa z času na čas zúčastnil na stretnutiach o štatúte alebo družstve, aby prejavil skutočný záujem a aby slúžil ako aktívna roztlieskavačka pre organizáciu pre úspechy tímu.
- Požiadajte o podporu koučovania od sponzora. Je vždy užitočné mať niekoho s väčšími skúsenosťami, ako ste si pozorovali a ponúkali ste konštruktívnu a pozitívnu spätnú väzbu a koučovanie o vašom výkone. Nechajte svojho sponzora, aby ste poznali tento vstup do vašej diskusie, aby ste sa zlepšili, a keď je prijatý, prijmite to s pôvabom.
- Využite sponzora starostlivo pre veľké problémy . Dávajte si pozor, aby ste sa s tvojím sponzorom príliš nezobrazovali alebo neliečili na taktické problémy. Najvyššie a najlepšie využitie vášho sponzora je na pomoc pri zabezpečených zdrojoch. slúži ako hovorca projektového tímu širšej riadiacej skupine a pomôže vám posilniť základné hodnoty tímu. Existuje vyrovnávací akt, ktorý musí projektový manažér rešpektovať pri zvažovaní čerpania sponzora do tímových aktivít.
Spodný riadok
Úloha výkonného sponzora je jedným z dôležitých prvkov úspechu pre projektové iniciatívy. Úspešní projektoví manažéri pochopia, aká dôležitá je táto úloha a pracuje na získaní výkonnej podpory na správnej úrovni a intenzite. Ak je úloha sponzora neprítomná alebo nejasná, zoberte si to na seba, aby ste prijímali a školili svojich výkonných sponzorov, aby ste podporili vás, váš tím a vašu firmu pre úspech.