Projektový plán na stretnutie so spoločnosťou, ktorý vás spustí
Predplánujte projekt
Váš prvý krok je naplánovať plán.
Začnete diskutovaním o udalosti so zainteresovanými stranami. Ak sa to stalo minulý rok, čo sa stalo? Čo sa pokazilo? Kto spravoval projekt a môže vám tento rok pomôcť vyhnúť sa nástrahám? Vzhľadom na to, že vám CEO pridelil projekt, čo chce od podujatia? Kedy bude táto udalosť? Kde? Aký je rozpočet?
Zostavte toľko informácií, koľko môžete. Toto bude kostra, na ktorej zostavujete plán projektu.
Vytvorte tím
Aké ďalšie zdroje potrebujete na úspech tohto projektu? Existujú ľudia z iných oddelení, ktorí vám môžu pomôcť urobiť túto udalosť úspešnou? Čo potrebujete urobiť, aby ste tam dostali pomoc? Môžete sa len opýtať alebo potrebujete získať formálny súhlas od svojho šéfa? Koľko času od nich potrebujete? Aké konkrétne zručnosti ich potrebujete na poskytnutie? Môže niekto poskytnúť túto zručnosť, ak osoba, ktorú chcete, nie je k dispozícii?
Keďže ide o firemné stretnutie, ako môže HR pomôcť?
Potrebujete pomoc od oddelenia zariadení? A čo marketingové oddelenie? Potrebujete pomoc v tejto oblasti?
Naplánujte program
Keď viete, ako dlho trvá schôdzka, začnete vyplňovať časové bloky. Potrebujete otvárací reproduktor? Kto to bude? Chystáte sa držať účastníkov spoločne alebo ich rozdelíte do menších skupín na časť programu?
Koľko ďalších rečníkov budete potrebovať? Kto vám poskytne menšie zasadnutia, ak vyprchnete?
Bude udalosť trvať viac ako jeden deň? Ako skončíte prvý deň? Ako sa opäť otvoríte v druhom dni?
Ako sa na konci skončíte? Potrebujete záverečnú reč? Ako budete zvládnuť logistiku ľudí, ktorí odchádzajú z hotela, ak si ju rezervujete?
Nájdite priestor
Zistite, koľko ľudí prichádza. Potom zistite, aký veľký priestor potrebujete. Kde sa udalosť bude konať? Máte priestor vo firemnej kancelárii alebo potrebujete väčší priestor? Vyžaduje si generálny riaditeľ schôdzku mimo sídla, aby sa ľudia mohli sústrediť, alebo chce, aby sa konala v kancelárii s cieľom minimalizovať náklady?
Ktoré vlastnosti vo vašej oblasti môžu poskytnúť priestor, ktorý potrebujete? Je hotel v blízkosti letiska dobrou voľbou na minimalizáciu času cestovania pre ľudí prichádzajúcich z mesta alebo by ste mali nájsť niečo mimo mesta, ktoré bude pokojnejšie?
Aké sú rôzne miesta účtovania za svoje zariadenia? Čo obsahujú a čo budete musieť kúpiť a priniesť? Pridelia vám jednotlivec, s ktorým budete pracovať? Aká je ich politika týkajúca sa materiálov a ľudí z vonku?
Vytiahnite ho
Keď ste získali odpovede aspoň na väčšinu týchto otázok, môžete začať zostavovať projektový plán.
Pamätajte, že to, čo tu ukážeme, je zoznam projektových úloh, iba štruktúra rozpadu práce (WBS). Nezahŕňa žiadnu závislosť medzi úlohami alebo časovými líniami. Tie by boli pridané neskôr.
Vzorový projektový plán stretnutia spoločností
Ako naplánovať projekt pomocou základných nástrojov riadenia projektov , diskutovali sme o plánovaní projektov a schopnostiach projektového manažmentu počas procesu plánovania. Tu je návod, ako môže projektová štruktúra rozložiť štruktúru práce (WBS) navrhnúť projekt na plánovanie schôdze spoločnosti:
1. Predplánujte projekt
- Určiť rozpočet
- Diskutujte s generálnym riaditeľom o stanovení cieľov projektu
- Obráťte sa na predchádzajúceho manažéra projektu (PM) o tipy
- Určte zoznam zainteresovaných strán
- Obráťte sa na zainteresované strany na vstup.
- Stanovte preferovaný dátum udalosti
- Určte, koľko rečníkov / moderátorov je potrebných
- Určte, koľko podporných pracovníkov potrebujete
- Určte, koľko zamestnancov sa zúčastní
- Zoznam možných miest pre udalosť
2. Vytvorte projektový tím
- Získajte zástupcov z marketingu
- Získajte rep z HR
- Zistite, či kúpenie pridelí niekomu, komu chcete pomôcť
- Požiadajte Susan, aby zvládol všetky podrobnosti o reproduktoch
- Získajte zástupcu zo zariadení
- Naplánujte schôdzku projektového tímu
3. Vytvorte program
3a plán prvý deň
- Nastavte čas začiatku
- Nastavte čas, usporiadajte miesto a personál pre registráciu
- Nastavte dĺžku rannej relácie
- Nastavte dĺžku prejavov
- Vypočítajte počet reproduktorov potrebných na ranné sedenie
- Prijímajte rečníkov
- Plánovanie prestávky v polovici rána (čas a dĺžka)
- Zabezpečte obnovu konferenčnej miestnosti počas prestávky (voda, odpadky atď.)
- Plánovať prestávku na obed (čas, dĺžka, miesto, menu, kto zaplatí)
- Naplánujte popoludňajšiu reláciu (dĺžka, počet rečníkov)
- Prijímajte popoludňajších rečníkov
- Plánovanie prvého zatvárania (čas, kto, dĺžka)
3b plán druhý deň
- Nastavte čas začiatku
- Nastavte dĺžku rannej relácie
- Vypočítajte počet reproduktorov potrebných na ranné sedenie
- Prijímajte rečníkov
- Plánovanie prestávky v polovici rána (čas a dĺžka)
- Zabezpečte obnovu konferenčnej miestnosti počas prestávky (voda, odpadky atď.)
- Plánovať prestávku na obed (čas, dĺžka, miesto, menu, kto zaplatí)
- Naplánujte popoludňajšiu reláciu (dĺžka, počet rečníkov)
- Prijímajte popoludňajších rečníkov
- Uzavretie plánu (čas, kto, dĺžka)
- Usporiadajte čas na odhlásenie s hotelom
4. Naplánujte priestor
- Určte počet účastníkov
- Plánovanie usporiadania sedadiel (riadky vs. tabuľky)
- Vypočítajte potrebný priestor
- Vyskúšajte miesta, ktoré sú k dispozícii, s takým množstvom priestoru (náklady, miesto, služby)
- Počet počítačov každý deň a celkový počet
- Určite počet a typ potrebného podporného personálu
- Zistite, koľko účastníkov / rečníkov / zamestnancov bude potrebovať miestnosti
- Rokovania o nákladoch a termínoch s dostupnými miestami
- Podpísať zmluvu s vybraným miestom
5. Zverejnite udalosť
- Dokončite všetky podrobnosti o umiestnení udalosti
- Uistite sa, že účastníci sú upozornení
- Upozornite všetkých rečníkov témy a prezentácie čas / deň
- Oznámte všetkým podporným pracovníkom povinnosti a posuny
- Získajte RSVP od účastníkov
- Ak je to potrebné, upozornite náhradných účastníkov
6. Sledovať
- Získajte návrhy rečníkov od všetkých rečníkov
- Preskúmajte konečné prejavy
- Získajte menovky pre všetkých účastníkov, rečníkov a zamestnancov
- Zakúpte akékoľvek materiály a darčeky pre účastníkov
- Znova potvrďte s umiestnením udalosti
7. Preskúmanie a hodnotenie
- Odošlite prieskum spokojnosti všetkým účastníkom
- Posielajte prehľad prieskumu všetkým rečníkom
- Poďakujte všetkým rečníkom a zamestnancom
- Usporiadajte stretnutie s projektovým tímom
Ďalšie plánovanie
Štatistická štruktúra rozloženia pracovných plánov projektu (WBS) ukazuje vzorku na plánovanie schôdze spoločnosti. Je to len obrys. Projektový tím by ešte stále musel pracovať na týchto položkách a rozšíriť mnohé z nich. Okrem toho by museli pracovať na čas potrebnom pre každú úlohu, relatívnej dôležitosti úloh a vzájomných vzťahov / závislostí medzi úlohami.