Ako úspešne spravovať svoj prvý projekt

Blahoželáme! Práve ste boli poverení dôležitým novým projektom. Je jasné, že váš šéf ponúka túto príležitosť ako hlas vyjadrujúci dôveru vo vaše zručnosti. A keď ste nadšení, je to váš prvýkrát, kedy ste boli zodpovední za celý projekt a je to trochu desivé

Mnoho otázok prechádza vašou myšlienkou:

• Ako začať?
• Aké kroky sú nevyhnutné na presun projektu z iniciácie do uzavretia?

• Ako vytvorím vysoko výkonný projektový tím?
• Kto žiadam o pomoc v tomto procese? Existuje výkonný sponzor?

Tento príspevok sa zameriava na to, aby pomohol každému novému, aby viedol projekt , výbor alebo tímovú iniciatívu pre aktivitu jedinečnú pre organizáciu. Či už organizujete dovolenku alebo vediete nové iniciatívy na vývoj produktov, existujú nástroje a procesy riadenia projektov, aby vaša pravdepodobnosť úspechu bola oveľa vyššia.

Po prvé, pochopte 5 fáz projektu procesu:

Aj keď vás povzbudzujem, aby ste si prečítali viac o každej z piatich etáp podrobne, viete, že sú:

1. Začatie: odštartovanie projektu.
2. Plánovanie: plánovanie celej práce projektu.
3. Vykonanie: skutočne vykonanie práce.
4. Riadenie a kontrola: všetka práca, ktorú vykonávate počas projektu na sledovanie pokroku.
5. Uzavretie: dokončenie a doručenie projektu a odloženie tímu.

Tieto kroky sú pre každý projekt identické.

13 Základné kroky pre projekt Začiatočník:

1. Definujte rozsah: Prvým a najdôležitejším krokom v každom projekte je definovanie rozsahu projektu . Čo to máš dosiahnuť alebo vytvoriť? Aký je cieľ projektu? Rovnako dôležité je definovanie toho, čo nie je zahrnuté do rozsahu vášho projektu. Ak od šéfa nedostanete dostatočnú definíciu, objasnite ho sami a pošlite ho späť na potvrdenie. Zatiaľ čo príklad mierne prerušuje obchodné témy, všetci sa môžeme odvolávať na svadobnú hostinu. Pri plánovaní svadobnej hostiny môžete mať svojou pôsobnosťou: pripraviť svadobnú hostinu pre 100 hostí, kompletnú s večerou, otvoreným barom, svadobným dortom a živou kapelou na tanec k určitému dátumu za cenu nepresahujúcu 20 000 dolárov.

1. Určite dostupné zdroje: Aké osoby, vybavenie a peniaze máte k dispozícii na dosiahnutie cieľov projektu? Ako manažér projektu obvykle nemáte priamu kontrolu nad týmito zdrojmi, ale budete ich musieť spravovať prostredníctvom maticového manažmentu .
2. Pochopenie časovej osi: Kedy musí byť projekt dokončený? Keď vyvíjate svoj projektový plán, môžete mať určitú flexibilitu v tom, ako používate čas počas projektu, ale termíny sú zvyčajne fixné, ako v prípade príjmu svadby. Ak sa rozhodnete použiť nadčasové hodiny na splnenie plánu, musíte to zvážiť v porovnaní s obmedzeniami vášho rozpočtu.
3. Zostavte svoj projektový tím: Získajte ľudí vo vašom tíme spoločne a začnite dialóg. Sú to technickí experti. Preto ich ich funkčný nadriadený priradil k projektu. Vašou úlohou je riadiť tím.
4. Detail práce, časť 1: Aké sú hlavné časti alebo komponenty, ktoré je potrebné vytvoriť na dokončenie projektu? Napríklad, svadobný príjem vyžaduje na vysokej úrovni: recepčná hala, jedlo, nápoj, dort, hostia a zábava. Samozrejme, každá z týchto väčších položiek môže byť rozdelená do mnohých ďalších položiek. To je ďalší krok.
5. Detail práce, časť 2: V našom príklade svadobného príjmu vyššie, máte pravdepodobne tím alebo osobu zodpovednú za rôzne komponenty. Spolupracujte s členmi tímu, aby ste vysvetlili podrobnosti potrebné na dosiahnutie každej hlavnej položky. Osoba zodpovedná za potraviny musí pochopiť možnosti, obmedzenia nákladov a vykonať výbery, ktoré podporujú dosiahnutie rozsahu . Vymenujte menšie kroky v každom z väčších krokov. Koľko hlbokých úrovní sa dostanete do podrobnejších krokov závisí od veľkosti a zložitosti vášho projektu.

1. Vytvorte predbežný plán: Zostavte všetky kroky do plánu. Dobrý spôsob, ako to urobiť, je použiť tabuľku s prioritami, ktorá identifikuje, ktoré položky musia predchádzať ostatným položkám. Formálne postupy riadenia projektov vyžadujú vývoj toho, čo sa nazýva sieťový diagram a identifikácia kritickej cesty . Zatiaľ čo to môže byť mimo vašich potrieb alebo znalostnej úrovne, hlavnou otázkou je postupnosť činností v správnom poradí a potom prideľovanie zdrojov aktivitám. Otázky, ktoré môžete položiť, zahŕňajú: Čo sa stane ako prvé? Aký je ďalší krok? Ktoré kroky môžu prebiehať súčasne s rôznymi zdrojmi? Kto urobí každý krok? Ako dlho to trvá? Existuje mnoho vynikajúcich softvérových balíkov, ktoré dokážu automatizovať veľa detailov pre vás. Spýtajte sa ostatných v podobných funkciách, čo používajú.
2. Vytvorte svoj základný plán: Získajte spätnú väzbu o vašom predbežnom pláne od vášho tímu a od všetkých ostatných zainteresovaných strán. Upravte časové harmonogramy a pracovné plány tak, aby sa do projektu vložili do dostupného času. Urobte všetky potrebné úpravy predbežného plánu s cieľom vytvoriť základný plán.

1. Požiadajte o úpravu projektu: Takmer nikdy nie je dostatok času, peňazí alebo talent pridelený projektu. Vašou úlohou je robiť viac s obmedzenými zdrojmi, ako ľudia očakávajú. Na projekt, ktorý je jednoducho nerealistický, sú však často stanovené limity. Musíte urobiť váš prípad a predložiť ho svojmu šéfovi a požiadať o tieto nereálne hranice byť zmenený. Požiadajte o zmeny na začiatku projektu. Nečakajte, kým nebude mať problémy so žiadosťou o zmeny, ktoré potrebujete. Ak však váš projekt zahŕňa svadbu, neočakávame, že bude úspešný a žiadame o mnohé významné zmeny!
2. Pracujte svoj plán, ale nezabudnite na to: Plán je dôležitý, ale plán sa dá zmeniť. Máte plán na jazdu do práce každé ráno. Ak je jedna križovatka zablokovaná nehodou, zmeníte svoj plán a prejdete iným spôsobom. Urobte to isté s vašimi projektovými plánmi. Zmeňte ich podľa potreby, ale vždy pamätajte na rozsah a zdroje.
3. Sledujte pokrok vášho tímu: Urobíte malý pokrok na začiatku projektu, ale potom začnite monitorovať to, čo všetci robia. To uľahčí chytenie problémov skôr, ako sa stanú problémami.
4. Dokument Všetko: Uchovávajte záznamy. Zakaždým, keď zmeníte základný plán, napíšte, aká zmena bola a prečo to bolo potrebné. Pri každom pridaní novej požiadavky do projektu si zapíšte, odkiaľ pochádza požiadavka, a ako sa kvôli tomu upravila časová os alebo rozpočet. Všetko si nemôžete zapamätať, takže si ich zapíšte, aby ste ich mohli pozrieť na konci revízie projektu a naučiť sa od nich.
5. Držte každého informovaný: Informujte všetky zainteresované strany projektu o celom pokroku. Dajte im vedieť o vašom úspechu, keď dokončíte každý míľnik, ale tiež im o problémoch informujte hneď, ako prídu. Tiež informujte svoj tím. Ak sa uvažuje o zmenách, povedzte tímu o nich čo najďalej, ako môžete. Uistite sa, že každý z tímu vie o tom, čo všetci ostatní robia.

Spodný riadok

Nemusíte byť formálnym projektovým manažérom, ktorý by viedol projektovú iniciatívu. Mali by ste však použiť nástroje a logiku riadenia projektov na objasnenie vašich cieľov, podrobnosti práce, budovanie tímu a vykonávanie a monitorovanie práce. Najlepší úspech!