Role manažéra projektu
Projektoví manažéri ...
Vytvorte veľký nápad
Prvou úlohou projektového manažéra je rozvíjať veľký nápad. Nie vždy to bolo tak. Nie tak dávno sa od projektových manažérov očakávalo, že vyzdvihnú plnohodnotnú myšlienku, pravdepodobne plný obchodný prípad, a premenia to do plánu projektu, ktorý by mohol byť vykonaný.
Dnes sa úloha projektového manažéra trochu vyvinula a pravdepodobne sa ocitnete skôr v projekte skôr, než sa dokonca stane "projektom".
Budete spolupracovať s sponzorom projektu, aby ste vytvorili počiatočný obraz projektu a zistite, či je to možné.
Dajte spoločne tím
Ak sa váš veľký nápad pokladá za uskutočniteľný, potom ďalším krokom bude zostaviť tím, ktorý dokáže pracovať na tom, aby sa táto myšlienka stala realitou. Budete potrebovať niekoľko ľudí, ktorí môžu plniť rôzne úlohy v projekte .
V ideálnom prípade hľadáte odborníkov na predmet v každej funkčnej oblasti, ale budete tiež musieť brať do úvahy dostupnosť. Projektoví manažéri nemôžu vždy získať zamestnancov, ktorí chcú v tíme, pretože títo odborníci sú zaneprázdnení na iných projektoch. Ak nemôžete čakať na ich sprístupnenie, budete musieť spolupracovať s ľuďmi, ktorí sú k dispozícii.
Nebudete potrebovať všetkých ľudí, ktorí sú v tíme stále. Niektorí funkční odborníci, ako napríklad právnici alebo tlačiaci pracovníci, budú musieť vstúpiť do tímu len na relevantných miestach. Časť zručností riadenia projektov a riadenia zdrojov zabezpečuje, aby ste im dali na vedomie, že ich úlohy prichádzajú a potom ich urýchlia na projekt, hneď ako budú potrebné ich odborné znalosti.
Organizovanie toho, čo sa má stať
Počas inicializácie projektu a počiatočných štartovacích fázach budete spolupracovať so svojím tímom, aby ste presne definovali, čo je potrebné urobiť. To znamená stanoviť jasnú definíciu práce a zabezpečiť, aby každý pochopil ciele.
Stojí to za to, aby ste to všetko vyjadrili z hľadiska obchodnej hodnoty alebo výhod: inými slovami, vysvetlite, prečo sa pusťte do tejto novej práce.
Vedie tím
Teraz ste spojili svoj tím a všetci viete, čo musíte dosiahnuť spoločne, je to úlohou manažéra projektu zabezpečiť, aby celý tím spolupracoval na dosiahnutí tohto cieľa.
Je to ťažšie, ako to znie! Úspešné vedenie tímu znamená vyjednávať výzvy nesúhlasov, konfliktov a byť na vrchole komunikácie po celú dobu. Musíte motivovať svoj tím, aby urobil skvelú prácu, aj keď sú ťažké časy. Týka sa to aj koučingu, školenia, mentoringu a rozvoja ľudí, ktorí pracujú na projekte, aj keď priamo nepracujú pre vás. To je réžia často zabudnutá na projektoch, ale nezabudnite, že ľudia majú lepšie výsledky, ak majú pocit, že sú rešpektovaní a povzbudzovaní, aby robili svoju najlepšiu prácu. Ak môžete vytvoriť svoj projekt ako miesto, kde ľudia rastú a rozvíjajú nové zručnosti, ľudia budú chcieť s vami pracovať.
Vedenie tímu zahŕňa aj vytvorenie a riadenie spolupráce v tíme. Mohlo by to byť prostredníctvom nástrojov na riadenie projektov online alebo stretnutí s osobnými tímami, alebo niečo medzi tým. Spolupráca a budovanie zmyslu pre "tím" pomôžu projektovým zdrojom vyrovnať sa, keď dôjde k konfliktom alebo ťažkým časom na projekt, napríklad k termínu, ktorý sa náhle predloží.
Správa Peniaze
Projekty stojí peniaze a schopnosť zostaviť rozpočet projektu je kľúčovou zručnosťou pre projektového manažéra. Vaša úloha však nekončí. Musíte byť schopní spravovať peniaze a kontrolovať náklady na projekt v budúcnosti.
Môžete to urobiť:
- Vypracovanie odhadov, ktoré pokrývajú všetky požadované úlohy a zdroje projektu.
- Práca s odborníkmi v oblasti tém, aby ste sa uistili, že sú komplexné a úplné.
- Použitie odhadov na vytvorenie rozpočtu projektu.
- Použite svoj rozpočet, aby ste vysvetlili sponzorovi projektu a zistite, do akej miery to bude stáť.
Potom môžete počas celého projektu spravovať svoje náklady prostredníctvom presnej kontroly nákladov. Toto zahŕňa porovnanie toho, čo vynakladáte v reálnom živote na odhady a rozpočet projektu, ktorý ste zostavili. Dúfajme, že nie sú príliš ďaleko od seba, ale ak si všimnete trend smerujúci k utrácaniu príliš veľa alebo nesprávnych odhadov, potom budete mať dostatočné skoré nápravné opatrenia. Môžete opraviť len to, čo si všimnete, takže je dôležité mať dobrú kontrolu nákladov.
Expert tip: Dobrá kontrola nákladov zahŕňa viac ako len sledovanie výdavkov. Musíte tiež sledovať množstvo prác vykonaných na projekte. Je to kombinácia peňazí a dokončených úloh, ktoré vám dávajú prehľad o tom, či projekt vynakladá nad rámec svojich prostriedkov.
Robiť rozhodnutia
Dajme si jednu vec rovno: zatiaľ čo sponzor projektu je tu pre obrovské rozhodnutia, ste projektový manažér a zodpovedáte za väčšinu rozhodnutí o projekte. Dokonca aj tie veľké. Dokonca aj keď nerobíte rozhodnutie, budete predkladať odporúčanie, aké rozhodnutie si myslíte, že sponzor by mal vziať, pretože máte všetky detaily a ste strávili veku, ktorí o ňom zvažujú a oni nemusia mať možnosť robiť že.
Zapojenie zainteresovaných strán
Nie tak dávno literatúra o riadení projektov hovorila o "riadení zainteresovaných strán". Dnes sa uznáva, že nemôžete "spravovať" zainteresovaných strán. Je naivné a trochu urážlivé, že to naznačujeme, a preto hovoríme o tom, že ich "zapojíme".
Z praktického hľadiska sa nezmenili príslušné nástroje - je to len rétorika a postoj, ktorý je iný. Stále vykreslíte, kto sú zainteresovaní na projekte a či sú obzvlášť silní alebo vplyvní vo vzťahu k práci, ktorú robíte. Vypracujte komunikačný plán a uveďte ho do praxe.
Zapojenie zainteresovaných strán znamená pracovať s ľuďmi, ktorých sa projekt týka, aby sa ubezpečili, že rozumejú zmenám, ktoré prichádzajú.
Prečítajte si nasledujúci text: Zaobchádzanie s ťažkými zainteresovanými stranami (pretože s nimi nie je ľahké pracovať).
Doručenie cieľov projektu
Urobíte to s účasťou vášho tímu a práve to všetko doteraz prebiehalo.
Byť schopný efektívne dodať to, čo ste sľúbili, sa spolieha na to, že je veľmi jasné, čo to má byť. Budete musieť dokumentovať kľúčové faktory úspechu a opatrenia, ktoré sa použijú na posúdenie, či ste dosiahli to, čo ste si stanovili.
Toto by malo byť uvedené v obchodnom prípade projektu alebo v dokumente o začatí projektu (alebo v oboch prípadoch na rôzne úrovne podrobnosti). Preto by malo byť pomerne jednoduché vidieť, aké sú tieto ciele - je menej jednoduché, aby ste sa uistili, že ich doručujete.
Dobré plánovanie, silné vodcovstvo a schopnosť vidieť veľký obraz aj detaily pomôžu nesmierne.
Spravujte odovzdanie
Dosiahnutie cieľov projektu nie je koniec vašej úlohy projektového manažéra. Najdôležitejšou vecou na konci realizačnej fázy je zabezpečiť, aby ste poskytli jasné a úplné odovzdanie tímu, ktorý bude riadiť projekt v budúcnosti.
Dobrá odovzdanie znamená, že môžete urobiť krok späť. Už nebudete projektom "ísť" a budete môcť prejsť na ďalší projekt, vediac, že obchodný tím dokáže čo najlepšie z toho, čo ste mu doručili.
Zdieľajte vedomosti
"Získané ponaučenia" spočíva v tom, ako sme opísali to, čo sme sa naučili v rámci projektu a ktoré by sme mohli v budúcnosti využiť na iných iniciatívach. Projektový manažér by mal na konci projektu usporiadať stretnutie získaných poznatkov. To pomáha tímu rozvíjať a udržiavať organizačné znalosti. Inými slovami, zastaví spoločnosť opätovne robiť rovnaké chyby.
Tak to je to, čo projektový manažér robí celý deň. Váš aktuálny zoznam úloh môže vyzerať trochu odlišne od tohto zoznamu, avšak v podstate všetky úlohy, ktoré sú v ňom uvedené, prispejú k tomu, že ste projektovým manažérom. Je to rozsiahla a náročná práca, ale je to tiež pestrá a skvelá voľba kariéry!