Ako projektové rady a riadiace skupiny podporujú váš projekt
Začnime tým, že projektová rada je dôležitou súčasťou organizačnej štruktúry každého projektu. ak ho nemáte, mali by ste sa poradiť so svojím manažérom o tom, ako sa nastaviť.
Projektovej rade predsedá sponzor projektu a zvyčajne bude zahŕňať niekoľko ďalších zainteresovaných strán ako aj projektového manažéra .
V rade sú spravidla tri až päť osôb. Všetci sú kľúčovými zainteresovanými stranami projektu a ľudia, ktorí majú možnosť robiť veci pre projekt.
Zrátané podčiarknutie: je to skupina ľudí, ktorí sa stretávajú s cieľom pomôcť dohliadať na projekt a udržať ho vpred správnym smerom.
Projektové rady sa zriaďujú na začiatku životného cyklu projektu a fungujú počas celého projektu až do jeho uzavretia. Poďme sa pozrieť na 4 kľúčové úlohy projektovej rady.
Projektová rada poskytuje správu
Po prvé, projektová rada poskytuje kritické riadenie. Zabezpečujú dodržiavanie zásad na úrovni podnikov a na úrovni portfólia alebo programu. Ponúkajú dohľad nad tým, čo projektový tím vykonáva. Spolu s sponzorom projektu sú zodpovední za úspešné doručenie projektu a táto riadiaca úloha zabezpečuje, že projektový tím koná spôsobom, ktorý je etický av rámci hraníc prijateľných pre spoločnosť.
Robia to tým, že spochybňujú manažéra projektu a poskytujú pomoc a podporu.
Projektová rada poskytuje smer
Často sa prijímajú rozhodnutia o projekte a niektoré z nich nespadajú do právomoci projektového manažéra. Keď projektový manažér nie je schopný rozhodnúť a je to niečo, čo by sa malo diskutovať s viacerými zainteresovanými stranami, ako len so sponzorom, pôjde na projektovú radu.
Ich úlohou je udržať projekt na ihrisku tým, že mu poskytne vhodné smerovanie. Prispievajú k nastaveniu vízie na začiatku projektu a celému projektu udržiavajú na ceste.
Projektová rada rozhoduje
Projektová rada je predovšetkým rozhodovací orgán. Ich úlohou je prijímať rozhodnutia, ktoré vedú k tomu, že projekt pokračuje odblokovaním problémov a pomáha projektovému manažérovi vidieť jasnú cestu k úspešnému dokončeniu.
Projektový manažér predloží rade projektov odporúčania. Môže to zahŕňať odporúčania na riešenie:
- Riziká, ako napríklad plány zmierňovania rizika na riešenie potenciálnych problémov
- problémy
- Problémy pri získavaní zdrojov, napríklad nemajú k dispozícii správnych členov tímu
- Naplánujte oneskorenia
- Prekročenie rozpočtu.
Projektová rada nemusí nevyhnutne konať podľa odporúčania manažéra projektu. Ako skupina môžu prísť s ďalšími návrhmi na cestu vpred a často to robia. To je často preto, lebo majú väčší obraz, firemný pohľad na životné prostredie projektu, ako projektový manažér, takže dokážu vidieť alternatívne trasy a vybrať to najlepšie v tom čase.
Rada projektov schvaľuje výdavky
Nakoniec projektová rada schvaľuje celkový rozpočet.
Každá nákupná objednávka alebo rozpočtová položka spravuje spravidla projektový manažér: nemusíte ísť na projektovú radu, aby ste dostali každú faktúru podpísanú za platbu.
Na úrovni projektov celkovo však projektová rada zohráva úlohu pri prvom schválení toho, ako budete minúť peniaze (vaše rozpočtové plány) a potom sledovať prebiehajúce výdavky na zabezpečenie toho, aby bol projekt na dobrej ceste.
Budete tiež musieť čerpať z rady projektov, keď vyzerá to, že potrebujete uhradiť núdzové prostriedky alebo rezervy manažmentu. Môžu povoliť prekročenie výdavkov a pomôcť projektovým tímom získať dodatočné finančné prostriedky, ak to môže byť odôvodnené.
Celkovo projektová rada poskytuje základnú funkciu riadenia a riadenia projektového tímu. Ich smer a poradenstvo pomáhajú projektovému manažérovi riadiť projekt správnym smerom a sú dokonale umiestnené, aby mohli vstúpiť a pomôcť, ak sa niečo pokazí.